建设项目档案资料管理标准化

1目录1总则...............................................................................21.1目的及意义...........................................................................21.2适用范围.............................................................................21.3编制依据.............................................................................21.4总体要求.............................................................................22档案室的建设...........................................................................32.1档案室的建设........................................................................32.2机构设置、人员配备..................................................................52.3文明管理要求.......................................................................63单位、分部、分项工程划分..............................................................73.1一般规定............................................................................73.2单位、分部、分项工程划分原则........................................................73.3湖北省高速公路单位、分部、分项工程划分一览表（附件2）...............................84建设过程文件材料收集...................................................................94.1一般规定............................................................................94.2文件材料收集的前期准备..............................................................114.3建设单位文件材料的收集.............................................................114.4总监办文件材料收集..................................................................134.5驻地办（不含房建、机电工程）........................................................144.6施工单位文件材料的收集..............................................................165文件材料的整理与组卷..................................................................195.1组卷一般规定........................................................................195·2文件材料分类与编号.................................................................195.3文件材料组卷要点....................................................................205.3.1建设单位文件材料组卷要点..........................................................205.3.2总监办文件材料组卷要点............................................................215.3.3驻地办监理文件组卷要点...........................................................225.3.4施工单位施工类文件组卷要点........................................................271、工程管理文件组卷要点.................................................................272、施工准备文件组卷要点.................................................................273、施工质量控制文件组卷要点.............................................................284、工地试验资料组卷要点.................................................................295、施工工序检测资料组卷要点.............................................................291）单位、分部、分项工程开工报告组卷要点.................................................292）各工序资料组卷要点...................................................................335．4案卷的整理........................................................................415．5竣工图的编制.......................................................................445.6音像资料的收集、整理与组卷..........................................................4626档案的移交与汇总1总则1.1目的及意义为规范我省高速公路建设项目文件材料收集、整理、立卷、归档工作，使相关工作做到标准化、规范化、程序化和日常化，并保证项目档案质量，更好地为项目建成后的管理、维护和改（扩）建服务，制定本指导意见。1.2适用范围本指导意见适用于新建、改建和扩建高速公路建设项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。1.3编制依据1.3.1《中华人民共和国档案法》等国家有关档案管理方面的现行法律、法规。1.3.2国家档案局、国家发展和改革委员会、交通运输部等国家相关行业颁布的有关档案管理方面的现行标准、规范、办法、意见、通知等。1.3.3湖北省人民政府、省档案局、省交通运输厅等部门颁布的档案管理文件。1.4总体要求1.4.1高速公路建设项目档案管理工作实行项目法人负责制。项目法人（或受委托的建设单位）单位应建立档案管理专班，负责做好本单位建设项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集、整理、立卷、归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。并同时接受省交通运输厅和档案行政管理部门的监督和指导。1.4.2项目竣工文件材料收集、整理、立卷、归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。31.4.3项目监理单位应有专人负责对勘察、设计单位、科研咨询单位、施工单位（含监控单位、检测单位）有关本项目竣工文件材料的形成、收集、整理、立卷、归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人（或建设单位）单位提交项目档案质量审核意见。1.4.4各参建单位应将项目档案工作纳入本项目的管理工作中，建立领导责任制，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料收集、立卷和归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的收集、整理、立卷、归档和工作。1.4.5归档的文件材料内容必须真实、准确，与工程实际相符合。2档案室的建设2.1档案室的建设2.1.1设置原则：1．档案室应单独设置，与各职能办公室分开。2．档案室面积要求满足档案管理需要，并有一定预留空间。3．档案室应进行专人、专室、专柜（盒）、专机的“四专”管理。4．档案室要达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等）。2.1.2档案室选址基本要求：1．一般要求：1）平房作档案室的，位置应在办公室附近，要高于周围地势。2）楼房作档案室的，一般不要安排在顶楼和楼两侧。档案室要远离卫生间、洗漱间、热水房等。3）档案室库房承重：楼房作档案室的，楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为500KN／m2，采用密集架式，不应小于1200KN／m2。42．建设单位档案室选址：在建设单位的办公室区内设置，要远离易燃、易爆、空气污染区。3．总监办档案室选址：在总监办办公区内设置，要远离易燃、易爆、空气污染区。4．驻地办档案室选址：在驻地办办公区内设置，严禁设置在泥石流、滑坡体、洪水位下等危险区域，避开取土、弃土场、坍方、落石、危岩等地段，避开高压线路及高大树木，与通信、天然气等地下管线保持一定距离，并要远离易燃、易爆、空气污染区。5．施工单位档案室选址：在项目经理部驻地办公区内设置，严禁设置在泥石流、滑坡体、洪水位下等危险区域，避开取土、弃土场、坍方、落石、危岩等地段，避开高压线路及高大树木，与通信、天然气等地下管线保持一定距离，并要远离易燃、易爆、空气污染区。6．运营管理单位档案室选址：在运营管理单位办公区内设置，通信畅通，满足信息化管理要求，远离易燃、易爆、空气污染区。2.1.3硬件设施要求1．一般要求：1）配备温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器、火警报警器和防盗装置等设施设备。2）档案室内人工照明宜选用白炽灯作为光源，照度不超过100lux。3）配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机等现代化办公设备。2．建设单位档案室硬件设施要求：1）档案室面积不得小于60m2。2）数量充足的档案柜（金属）、盒等档案装具。3．总监办档案室硬件设施要求：51）档案室面积不得小于80m2。2）数量充足的档案柜（金属）、盒等档案装具。4．驻地办档案室硬件设施要求：1）档案室面积不得小于50m2。2）数量充足的档案柜（金属）、盒等档案装具。5．施工单位档案室硬件设施要求：1）档案室面积不得小于40m2。2）数量充足的档案柜（金属）、盒等档案装具。6．运营管理单