职位说明书编写培训讲义

哈尔滨森鹰窗业股份有限公司岗位说明书编写培训讲义2008年11月10日编制岗位说明书的意义清晰的职能分工——定岗定编的前提完整的职能流程——规范操作的前提有效的流程控制——关键绩效的保证明确的绩效标准——清清楚楚的任职准确的权责定位——合理行权的规矩从职能流程中科学提炼了岗位胜任素质，为甄选人才提供了充足依据以岗位胜任素质导向进行岗位评价，确立岗位价值，科学制定薪酬策略岗位说明书的组成工作条件工作关系图岗位基本信息任职资格工作描述职能流程图职能执行流程绩效指标与标准岗位权力说明岗位说明书岗位说明书编制流程工作描述职能规划职能流程分析确定绩效标准胜任素质分析胜任素质评估工作分析是编制岗位说明书的重要前提工作分析是编制岗位说明书的首要工作，没有工作分析的岗位说明书是废纸。工作分析内容：●职能流程，编制职能流程图●分析并确立阶段性任务考核指标●分析并确立执行过程中的即时考核标准●分析业绩最佳的任职者的胜任素质需求做什么为什么做怎么做怎么做好谁能做好如何编写工作描述部分一个岗位可能承担一项或几项职能，每项职能在公司总体战略和经营计划中都发挥着不同的作用，产生不同的意义。工作描述就是让任职者清楚自己该做什么事，为什么要做这些事，这些事将对组织产生什么影响，意义何在，从而使其明确自己的使命。如何编写工作描述部分（例）工作描述工作概要职能名称：生产订单外委加工的全流程控制要点概述：根据项目管理部下发的生产计划单，按比价议价原则选择适当外协厂家，组织外协厂家保质保量地及时完成部机及零配件的生产任务；负责收货入库工作的协调；负责货款的结算；建立委托加工合同档案。工作意义：公司全部生产任务均以外委加工形式完成，外协工作是整体经营链条中的重要一环，此环节的工作结果，直接影响公司的生存和发展。某公司生产外协员岗位说明书中的工作描述如何编制职能流程图编制职能流程图是开展工作分析的起始环节，质量高低将直接影响后续工作。编制原则：●按工作任务和工作结果的变化将职能流程划分成不阶段，以便进行阶段性调整和考核●严格区分出主流程和辅助流程。主流程传递阶段性结果，辅助流程提供细节支持。●流程编制越细，质量越高，应细到不可再分。如何编制职能流程图（例）某公司生产外协员岗位说明书中的职能流程图接收生产计划与项目管理部沟通重新确认计划分析与评估选择外协厂家拟定委托加工合同合同评审与外协厂正式签订合同发放图纸、监控生产过程成品标识通知验收修改合同重新评审生产量生产难度工期要求信誉度生产能力工期质量异常处理备件督促进度跟踪与协作厂家联系改制或返修核点发货估价入库按合同完成情况核价付款发票报销第一阶段第二阶段第三阶段第四阶段第五阶段异议接受要素依据未批准批准合格不合格控制要素如何进行职能流程描述职能流程描述是岗位说明书的核心内容，是职能流程图的文字转化和深化，是岗位说明书对任职者发挥行动指导作用的关键所在。职能流程描述的内容●阶段性任务名称：诣在告诉任职者在本阶段肩负的任务是什么，必须言简意赅，直诉主题，一目了然。●阶段性工作程序：诣在告诉任职者本阶段工作的操作程序是什么，怎么做才能保证得到最佳结果。应该通过工作分析总结出现有最佳绩效者的工作经验和行为特点，作为程序模板。●阶段性关键指标及评价标准：通过工作分析过程中对最佳绩效者的观察和经验总结，确定出能够保证实现本阶段最佳业绩的关键控制点和控制结果，从中提炼出阶段性关键指标和评价标准。如何进行职能流程描述制定阶段性关键绩效评价标准应注意：●制定评价标准要兼顾任务需求、领导者愿望和任职者素质差别。●标准最多设为三个层次（A为最佳；B为中等；C为最差），也可设为两个层次（A和C），层次边界清晰，即行为结果非此即彼，增加评价的可操作性。●评价标准的特征应该符合SMART原理，即：S:（SPECIFIC）具体的（反映阶段的比较详细的目标）M:（MEASURBLE）可衡量的（量化的）A:（ATTAINABLE）可达到的（可以实现的）R:（REALISTIC）相关的（与公司、部门目标的一致性）T:（TIME）以时间为基础的（阶段时间内）一个不符合上述特征的评价标准将会使评价工作陷于瘫痪，毫无意义。如果能把阶段性关键绩效评价标准结合工作程序制作成表格，那么就可以对每个独立项目进行即时评估了。如何进行职能流程描述（例）第三阶段工作任务：外协任务生产过程的落实、监控和异常处理，成品发回第三阶段工作程序：1、正式签订委托加工合同后，将图纸交付外协厂家，加工任务开始实施。2、在生产进行过程中，至少每两天核查一次进度，发现问题及时督促整改，做出进度报告。3、及时解决生产过程中协作厂家提出的异常问题，不能解决时，必须及时与设计部门沟通协商，及时送达技术更改通知。4、在合同约定的交货期前一周和前三天，两次确认到货日期。5、发生或可能发生延期交货情况时，要迅速拟定后备方案，同时加紧催货。6、生产完成后，对待检收的产品进行标识。7、通知公司质检员进行质量验收，如有不合格产品应及时联系改制和返修事宜。8、根据委托加工单或合同内容，核对到货产品名称、图号和数量，填写入库单。组织将货物发回公司。9、通知统计员回收已经完成并验收合格的产品的设计图纸。第三阶段关键指标和评价标准：1、资料和信息传递的及时性与准确性（A.从无失误和延迟B.有误传或漏传，但对整体任务的完成基本没有影响C.失误严重，影响了任务的完成）2、生产过程监控和协调能力（A.进度报告完整，异常问题处理措施得当，计划任务如期完成B.进度报告完整，异常问题处理措施略有欠妥，但未造成损失，计划任务如期完成C.由于监控与协调不力，造成计划任务未能如期完成）3、工作规范性（A.产品标识清楚，入库单填写准确，发货及时，无差错C.标识、核对或发货环节出现失误，延误时间）某公司生产外协员岗位说明书中的职能流程描述如何编写岗位权力说明岗位权力是决定任职者工作态度、工作效率甚至工作情绪的重要因素，也是划分责任的重要依据。岗位权力不明确是开展工作的一大隐患，它可能导致：●胆小者事事请示，效率低下；胆大者肆意决策，胡乱作为；●正直的推功揽过，责任不清；邪恶的推过揽功，助长歪风。因此，正确地赋予任职者权力是管理者必须要做好的大事。岗位权力的制定依据●通过对职能流程的分析，以有助于提高决策效率、有助于激励创新意识，有助于激发工作热情，且任职者有承担责任的意愿和能力为原则，赋予相应的明确具体的直接或间接权力；●职能调整时的权力变更。例：某公司生产外协员岗位说明书中的岗位权力描述直接权力1、计划任务变更的建议权；2、生产现场突发事件的决策权。如何提炼岗位胜任素质通过对职能流程的分析，在确立阶段性关键绩效指标和评价标准的过程中，我们实际上一直在思考能达到最佳绩效的人所应具备的胜任素质，一直在研究现有最佳绩效者的素质特征。这就是提炼岗位胜任素质的基础。岗位胜任素质的类别●知识水平：用于评价知识素养方面的能力，例如：学历及其性质、经历培训等。●专业能力：用于评价专业技能方面的能力，例如：专业知识掌握的广度和深度、从业资格、岗位工作年限、在本岗位或相关领域取得的业绩等。●通用能力：用于评价对专业技能有重大影响的基于智力、体力或心理等因素所形成的能力，例如：沟通能力、决策能力、执行能力、合作能力、人际影响能力、自我驱动能力等。如何提炼岗位胜任素质通用能力对专业技能的发挥确实有着重大影响，但目前对它的定义方向和方法却并没有统一的标准。我的方法是：●根据我们对职能流程所做的分析，首先定义出能力方向，如：某岗位需要具有沟通能力、执行能力、创新能力等等，确认胜任素质元素；●接下来根据企业自身最需要某种元素的岗位对该元素的程度要求，定义出该元素的最高标准，回推出四个等级。也就是说，以外交官为假想对象去确认沟通能力标准，是不切实际的。如何提炼岗位胜任素质常用通用能力模型（个人总结，仅供参考）任职资格示例某公司生产外协员岗位说明书中的职能流程描述任职资格匹配学历统招学历社会办学应历培训机械制造、机加生产管理、采购管理、合同管理等方面的知识大专以上本科以上本职工作年限1年相关工作年限3年其它工作年限1年适宜性别男适宜年龄27-38适宜个性外向型性格、细致认真、决策果断基础能力体质良好；熟练使用office办公软件，具备起草合同的文字能力专业能力具备初级的机械设计能力，能够使用CAD绘图；掌握物资采购的相关知识；熟悉机加生产工艺；熟悉国家及地方的有关政策法规通用能力创新沟通客户关系管理时间管理演讲决策人事管理市场敏感性三级五级五级五级三级三级不必四级制定一份有效的岗位说明书吧，它一定能帮助我们森鹰更加飞快的成长！就到这里！谢谢！