Outlook_2010基于场景的使用技巧

Outlook2010基于场景的使用技巧技巧一：设置邮件自动答复应用场景老宋打算给自己放个长假，去新疆自驾游，这一去就是20多天。老宋平时的生意很多都是通过邮件传递的，如果休假不能及时回复邮件，就会耽误事。老宋琢磨了半天，发现Outlook2010有一个邮件自动答复功能，他马上设置了自动答复内容：“谢谢您的邮件，我正在休假，不能及时回复您的邮件，如有急事请拨打我的手机。”这么一来再也不会因为无法及时回复邮件耽误事儿了。Office组件Outlook2010功能描述Outlook2010的邮件自动答复功能可以在您出差或无法发送邮件的情况下，自动答复邮件，并向组织内准备给您发邮件的人自动提示外出信息。操作方法1.单击【文件】-【自动答复】。2.在“自动答复”对话框中，选中“发送自动答复”。“在我的组织内”和“在我的组织外”分别填写上答复内容，然后单击【确定】。3.组织内的用户要发邮件给您时，在发送邮件前，即可得到您正在外出的提醒（如图所示）。组织内或组织外的用户在发送邮件给您后，将收到自动回复的邮件。技巧二：垃圾邮件筛选器应用场景喜欢网购的小雅发现自己的邮箱每天都会有很多推销的垃圾邮件，几天不处理，邮箱就被塞满了，让她十分苦恼。后来她使用Outlook2010收发邮件，发现垃圾邮件筛选器可以根据自身需要调整垃圾邮件保护级别，自动识别垃圾邮件并把它们干掉。这下邮箱清爽多了。Office组件Outlook2010功能描述Outlook2010提供了一个垃圾邮件筛选器，通过该筛选器，绝大部分垃圾邮件将不会进入“收件箱”，而是会传送到“垃圾邮件”文件夹，显著减少垃圾电子邮件的数量。操作方法例如：阻止来自某个域名发来的邮件，如“@abc.net”。1.单击【开始】-【垃圾邮件】-【垃圾邮件选项】。2.在打开的“垃圾邮件选项”对话框中，选择【阻止发件人】，单击【添加】。3.在“添加地址或域”对话框中输入“@abc.net”。并单击【确定】关闭所有对话框。以后，来自abc.net的邮件都将被归放在“垃圾邮件”文件夹下。技巧三：共享日历应用场景小豪喜欢和朋友搞搞聚会，但大家由于工作原因，时间很难协调。小豪想到一个办法，让大家用Outlook2010，将共享日历发给他，这样就很快可以找出所有人都空闲的时间了。Office组件Outlook2010功能描述将自己工作安排的日历共享给其他同事，便于同事合理安排共同协作的时间。操作方法1.单击【日历】-【共享日历】。2.选择收件人地址，并选择其日历信息的详细程度，单击【发送】，即可将共享日历信息以邮件形式发给相关人员，邀请他们访问您的共享日历。3.收到邀请邮件的人，在邮件中单击【打开此日历】，即可与您的日历并排查看。技巧四：对话试图应用场景圆圆是个小网迷，喜欢和来自全国各地的网友发邮件来保持联系，圆圆的Outlook收件箱里，邮件越来越多，每次要查看与某个网友聊天记录都要搜索一番，后来Outlook2010的对话试图功能让圆圆省事不少，只需按照主题去查看相应的邮件，并可以清晰地查看到该主题邮件的所有往来回复情况。Office组件Outlook2010功能描述追踪邮件线索，节省邮件查找时间操作方法1.利用对话视图查看邮件，可单击邮件标题左侧的三角箭头（如图所示）。2.可看到同一主题的邮件以对话形式联系在一起。3.若要取消默认的对话视图显示方式，可单击【视图】，取消【显示为对话】前的选中状态。技巧五：快速步骤应用场景时尚达人丽丽，经常收到订阅的各大时尚品牌发来关于新款到店的邮件，有中意的款式时，丽丽就会把邮件转发给她的几个闺蜜约时间去买，但是每次这种重复性的转发、查找和添加收件人让丽丽觉得很没有效率，后来她使用了快速步骤功能，只要单击一下设置好的快速步骤，闺蜜们便收到了她转发的邮件。Office组件Outlook2010功能描述一个步骤多个操作，提高常规事务的处理效率操作方法1.在“开始”选项卡下，按下图所示进行操作。2.单击【新建快速步骤】-【自定义】，此时打开“编辑快速步骤对话框”。3.将名称改为“快速转发”，如下图所示进行操作。4.添加常用联系人的邮件地址，然后单击打开“显示选项”，添加文字等信息。单击“完成”，快速步骤设置结束。5.选中目标邮件，在“快速步骤”中单击“快速转发”，常用联系组的成员即可收到该邮件。技巧六：预定会议室应用场景“小李呢？”“现在在经理办公室挨批呢！”“怎么回事？”“你不知道啊，昨天咱们部和研发部的开会的会议室又撞车了，她难逃此劫啊！”“她可以用Outlook2010预定会议室啊，省时又省力呢。”Office组件Outlook2010功能描述清晰、快捷查找出空闲会议室资源操作方法1.在Outlook日历中，单击【新建会议】，显示“会议”对话框。单击【会议室】按钮，即可选择或搜索可用的会议室。2.选择会议室后，可在右侧的“会议室查找工具”任务窗格中，查看到所选会议室的可用状态（建议时间）。3.发送会议邀请之后，该会议室即被预定。其他人若要预定同时间段的同一会议室，将看到会议室已被预定的提示。技巧七：压缩邮件中的图片应用场景“喂。”“老婆，下班了吗？我五分钟后在你公司楼下接你，我听说有个湘菜馆不错。”“老公，你可能得等等我了，我要给一个客户发这次活动的宣传图片，但是图片太大，网速还不给力，还在上传呢”“笨老婆，你可以用Outlook2010把邮件中的图片压缩呀。”“嗯？有这功能，快告诉我怎么操作”“你单击……”不到1分钟，邮件就发过去了，老婆和老公一起去吃湘菜喽。Office组件Outlook2010功能描述可利用图片工具对图片进行压缩，控制邮件大小操作方法1.选中邮件中的图片，单击“图片工具”下的【格式】-【压缩图片】。2.在“压缩图片”对话框中，选中“电子邮件”，并单击【确定】，完成压缩。技巧八：翻译屏幕提示和朗读应用场景在一次大学同学聚会上，“果果，听说你换男朋友了，什么情况？”好友娜娜问道。“网上认识的一个美国人，还在发展阶段，就平时发发邮件。”“重口味啊你，我没记错的话，你大学英语四级都没过，你看得懂他的邮件？”“你Out了，不知道Outlook2010的翻译功能吗？鼠标一放上去，谁都看得懂。”“那你会看也不会念，将来咋办？”娜娜调皮的问道。“哈哈，没想到吧，上面还有朗读功能呢！”Office组件Outlook2010功能描述对邮件进行实时语言翻译操作方法1.双击打开邮件，在“邮件”选项卡下，单击【翻译】-【翻译屏幕提示】，开启翻译屏幕提示功能。2.将鼠标指向一个单词，此时会出现一个浮动窗口显示翻译。单击小窗口上的按钮，即可播放单词发音。技巧九：在阅读窗格预览附件应用场景“小陈，走，哥俩喝一杯去。”“李子啊，这次真不行，我还要加班呢。”“忙什么呢？。”“就是全国大学生摄影比赛，我和老王负责初补筛选，要挨个把邮件的附件下载下来，还得再挨个审呢，就是这个下载麻烦，几万份呢~每年这个时候都得熬夜加班，熬过就好了。”“我还以为啥事呢，你直接在Outlook2010里预览呀，点下附件就看着了。”“厉害！那我还干个啥劲啊，根本就是瞎耽误工夫。走吧，咱不醉不归。”Office组件Outlook2010功能描述不打开邮件附件的情况下预览这些附件操作方法1.在邮件列表中，选择包含附件的邮件。单击该附件即可进行预览。2.如果附件是演示文稿文件，您甚至可以在预览时单击幻灯片，切换到不同的幻灯片。技巧十：邮件以附件形式转发应用场景（续上）三日后，酒吧里……“不行不行，这次我真得回去了，上次多亏了你，但是这次你帮不了我了。”“这次又是啥事阿？”“我得把上次初选出来的作品，得发给组委会。也有几百份呢，回去转发去。”“回去我教你招Outlook2010的邮件打包成附件，一分钟就搞定。”“还有这功能，牛气！来来来，咱哥俩继续。”Office组件Outlook2010功能描述当多封邮件需要转发时，可以将多个邮件作为附件添加到邮件进行转发操作方法1.选中收件箱里的多个邮件，如下图所示进行操作。2.这些邮件将以附件形式附加在当前邮件中。技巧十一：社交网络应用场景“小仙，你认识一个叫‘XXX’的人吗？”“不认识，怎么了？”“她给我发邮件邀我参加Party，但是我不记得我什么时候认识的她，你看看这是她给我发的邮件。”“我瞅瞅……哦！”小仙清了清嗓子，接着说：“经本大仙掐指一算，她是和你一起参加过拍卖会。“噢！想起来了，是有这么回事！咦？你怎么知道？”“哈哈，本大仙上知天文，下通地理，宇宙万物，尽在我掌握之中……”“别贫了，快说！”“你点开她的信息，进去看看就可以查看她和你之间的所有活动往来。”Office组件Outlook2010功能描述获取联系人的信息更新和往来记录操作方法1.通过网络社区，可以查看联系人相关信息。如下图所示进行操作。2.单击“”即可查看与其来往邮件中的所有附件。单击“”即可查看与其参加的共同会议。技巧十二：即时搜索应用场景“宝贝，开饭了，快来吃饭。”“妈，我等会儿再吃，上次老师给我发了申请学校的推荐信，邮件太多了，都找不着了。”“我还以为什么事情呢，妈来给你露一手。”半分钟之后……“哇塞，妈，你太厉害了，真的是什么都找得到！”“开玩笑！也不看看你妈是谁！”Office组件Outlook2010功能描述快速查找项目操作方法1.单击“收件箱”，在“即时搜索”框中，键入“新产品”，筛选出所有包含关键字“新产品”的邮件，邮件主题或正文中的关键字以黄色突出显示。2.单击【有附件】，在上一个搜索基结果中，继续筛选出包含附件的邮件。技巧十三：签名的设计和应用应用场景“老公，周末的的Party，我要给他们发邀请，快来看看这个邀请邮件写得怎么样？”“不错，写得真棒！最后把你的签名加上去就完美了。”“什么签名？”“就是邮件的签名，你可以设计不同的签名，根据邮件内容用不同的签名！”Office组件Outlook2010功能描述自动在邮件末尾添加签名操作方法1.单击【文件】--【选项】2.在“Outlook选项”对话框中单击“签名”。3.单击“新建”，将其命名为“工作签名”，编辑完成后，单击“保存”。4.按下图所示操作，设置在新建邮件和回复邮件时插入签名。5.当新建邮件和回复邮件时，签名将会自动生成。技巧十四：附件批量下载应用场景“颜颜，让你把这次活动的照片发给我，你就不会打个压缩包给我吗?我还得挨个点击下载，30多个附件，看得我眼睛都花了！”“我是方便你直接浏览附件，你可以批量下载啊，谁让你挨个下了！”“噢？！还可以这样啊，那本小姐给你一个将功补过的机会来教教我。”Office组件Outlook2010功能描述批量下载附件，提高工作效率操作方法1.在邮件中，右键单击任意一个附件，选择“保存所有附件”。2.选择保存的位置，单击“确定”。技巧十五：邮件中的简繁转换应用场景莫凡是个文艺小青年，热衷于音乐，最喜欢的乐队是台湾的五月天。作为五月天的资深粉丝，莫凡没少给五月天写信发邮件，最近莫凡收到了五月天回复的邮件了，让莫凡兴奋不已，但是邮件都是繁体的，阅读起来非常费劲，又让莫凡头疼不已。爸爸得知情况后，告诉莫凡Outlook里面有个邮件的简繁转换，只要几秒钟就可以查看繁体邮件了。Office组件Outlook2010功能描述轻松查看繁体邮件或者附件操作方法例如：将此附件预览中的繁体内容转换成简体中文查看。1.单击“附件工具”的“附件”选项卡。2.单击“繁转简”，即可以简体中文对文档进行查看。技巧十六：在邮件中预览日历应用场景“老婆，今天没法陪你去看电影了，我搞错了时间，公司安排了好几个会议，时间冲突了，只能把一个会议改晚上了。”“我看你就是成心不想陪我！”“不是，真的不是，我哪敢。”“嗯？你还不敢？你都把会议挪晚上了才告诉我，你不是一般的敢呢！”“就这一回，下次我赶紧配个秘书，省的我自己记错时间。”“你还想配个秘书？女的吧？美死你！告诉你啊，用你的Outlook就能在收到会议邀请时直接在邮件里看到日历，根本不可能搞乱了时间。”“还有这功能？”“想死啊你，这个功能默认就是开启的，别以为我不知道，你无非就是找