教材管理系统设计与开发

第1页共14页教材管理系统设计与开发1．选题背景1．1高校教材管理系统的重要性随着我国国民经济的快速发展，我国高等教育实现了跨越式发展与历史性的突破。现代化的校园，需要现代化的管理手段。校园信息化是学校提高管理水平、工作效率和教学质量的有力手段，是解决信息时代教育问题的基本工具。在高校日常事务管理中，教材管理作为直接关系到学校教学水平和教学质量的重要环节，起着极为重要的作用。但是随着国家教学改革的不断深化，高校办学规模的不断扩大，学生人数逐年增长，教材的采购量和分发量也随之不断增长。库存书籍的统计、教材的出入库管理、教材的预定以及教材的财务情况等管理工作的工作量不断增加，教材管理的难度也逐渐加大。教材管理系统作为教材管理信息化的标志，它的先进与否，直接影响着教材管理工作的效率和质量，也间接影响学校教学质量的提高。在这种情况下，利用计算机网络技术和软件开发技术建立适应本校的教材管理系统，通过网络实现高校的教材管理，从而满足教材管理工作各方面的需求成为一项迫在眉睫的任务。但目前国内既能真正完全适应学分制需要，又基于WEB工作方式，满足多校区或办公地点分散要求的教材管理系统还很少。因此研制和开发网上教材管理系统具有十分重要的现实意义。1．2目前高校教材管理系统的需求目前一些院校的教材管理工作仍然是在手工记录的基础上进行，在不同部门间的信息传递也是手工的记录和单据，教材的采购、分发以及教材的财务管理等工作量比较大，其主要原因就是教材管理的方法和手段落后，显然这与高校当前教学改革的步调是不一致的，更难以满足以后更多学生的教材需求的管理工作。近几年，由于全国很多高校合并和扩建校区，形成了多校区模式。对于具有多个校区的高校需要在每个校区设分库，多校区和多办公地点的现状要求采用基于网络的教材管理系统以提高工作效率，节约人力和物力资源。随着教材供应的非计划性增强，教材管理部门的服务与经营性增强，对教材管理系统提出了管理与经营水平更高、功能更完善的要求。根据当前教学改革的要求，各专业都有自身特点的教育要求，各院系与教材管理部门之间，学生与教材管理部门之间的信息化交互日益增强，因此需要实现教材信息的共享，建立一个基于网络的教材管理系第2页共14页统。经过调研和分析后我认为，对于目前大学教材管理现状，采用基于网络的教材管理系统可以取得良好的效果。一方面，利用计算机网络传输数据有灵敏、快捷、准确的特点，能在系统的各个用户之间快捷准确的传递信息，减少人为的延迟，保证管理人员对其工作领域信息实时的掌握与了解；另一方面，利用其强大的信息管理功能，可以帮助管理人员顺利完成管理工作，能显著减轻因大数据量操作给工作人员带来的高负荷，便于信息的存储、查询和处理。概括的说，需要为各相关单位搭建一个集成的教材信息平台，满足教材管理人员内部协调工作以及外部信息交流的需要，从而实现教材管理工作各方面的需求。将教材管理人员从繁琐的工作中解脱出来，真正地实现教材管理的办公自动化，并充分发挥计算机管理及校园网的作用，实现信息在校园网上的快捷交流。从这一背景出发，本项目提出的基于学分制的B／S模式教材管理系统将有广阔的应用前景。本设计使用ASP技术开发基于B／S模式的网络版教材管理系统，以数据库为基础，以网页为表现形式，实现网上教材的查询、配置、预定、统计等管理功能，目的是在校园网上利用计算机技术进行教材管理，以提高工作效率，减少差错率，实现教材管理的网络自动化。1．3开发高校教材管理系统的目的和意义1．3．1现行教材管理模式和管理系统1．现行教材管理模式存在诸多问题(1)现行教材管理方式不适应学分制改革要求。学分制管理模式下，学生使用教材呈现出选择性和多样性的特点。现行的教材管理办法，与学分制管理模式极不适应，学生不能机动灵活的购买教材，无法满足学分制之下学生选学课程时单独零购教材的需要。(2)无法实现针对学生个人进行教材费结算。学分制管理模式下，即使一个班级的学生，所使用的教材也不尽相同，这就要求教材费的结算要针对学生个人，不是年级或班级。而我校目前的教材管理方法，无法实现针对学生个人的教材费结算。学生无法查看自己的教材费使用情况，教材费对学生透明程序差。(3)教材管理实时性差，对高校教学管理产生很大影响。(4)教材管理系统落后、工作效率低。(5)管理人员工作负担过重，业务流程繁杂。第3页共14页2.系统开发的意义教材管理对各个学校而言,都是一项复杂、烦琐的工作,是高校教务管理中的一个重要环节,由于湖北大学专业设置门类多，各专业每期开设课程种类多，其业务不仅涉及出版部门，而且要面对全校各系的授课教师，各班级的学生，教材科涉及管理的入出库教材种类非常多，涉及人员广，工作量大，再者是近年来，我国高等教育规模的不断扩大，学校学生人数迅速增加，使教材管理工作更加繁重不堪。因此,一套好的教材管理软件,不但能大大降低工作人员的劳动强度,还能提高学校的管理效率和教学水平。3.系统现状的分析由于本大学的学科种类和数量不断增加,学院的规格不断扩大,学生的数量大幅上升,加上选修，限选科目的开展使得每一位学生的课表都可能不同。这些变化已经突现出个性化的特点，在需教材尽管一些主干课程相同，但已有相当一部分管理上实现了针对学生个人的管理。在这种形势下，每位学生每学期出现了差异。一个班的学生在购买教材时首先以班级为单位到教材管理部门将绝大部分学生都要使用的教材先买回来，再由每个学生分别到教材管理部门购买其它教材;或者是一个班首先统计所需的每一种教材的名称和数量以及订购的同学姓名，然后统一到教材管理部门购买回来再分别发放。在这种范围加大的学年学分管理模式下，原有的教材管理系统，尽管在一定程度上可适应这些变化，但问题也越来越突出。4.目标分析开发教材管理系统的目的就是充分利用计算机和现代办公软件，摆脱传统办公工具，用计算机实现集中方便的管理工作，把学校教材科的工作人员从繁重的体力劳动中解脱出来以达到提高工作效率和质量，最终实现教材管理的全面自动化为和现代化。因此系统主要是实现教材管理信息的输入包括入库、出库、需求信息的输入等。教材管理各种信息的查询、修改等。教材采购报表的生成以及各系各部门的教材需求管理等。5.总体结构设计本系统以教材管理业务为原型设计开发，教材科日常业务大体有如下几项：1.教材预订。教材的预订工作基本上是由系、部来完成。教材科将教材征第4页共14页订通知下发到各系（轮流传阅），各系从中选订所开课程的教材，填写预订单，经系、部汇总报教材科。教材科汇总报教务处审批后，编制填写正式订单寄发到各出版社。2.教材发放。按预订数量发放专业和年级用书。通常是以系、班级为单位领进行领书。3.查询，这项工作包括四项内容，其一是预订查询及时了解各系教材的订购情况；再就是入库查询及时掌握入库情况；第三是库存查询情况；第四是帐务查询，主要记录学生、班级、教师领教材的详细情况。打印与报表，主要用于订书、购书、发书清单的打印。4.系统管理主要包括用户、密码的更改，学生信息管理和数据库的维护。5.选项和系统帮助能使用户快速得到帮助。6.设计内容概述（1）根据教务科的课程清单以及各院系的教材选定任务单，进行教材的信息登记，即对于无记录的新教材进行基本信息录入，并将新教材适用的专业信息录入到各专业年级所需教材信息库中；对于已有记录的教材只需将对应教材编号录入到各专业年级所需教材信息库中。（2）各班学生在网上根据各专业本学期的所用教材选定教材，填写学生选定表；教师也选所需的教学用书或自购教材，填写教师选定表；选完教材后，产生各专业本学期所需每种教材的数量，即形成新的各专业所需教材信息库，并且生成学生订购登记表、班级订购登记表和教师订购登记表给学生和教师。（3）根据各专业所需教材信息库、教材库存簿，生成订书单，登记教材订购信息到教材订购登记库中，并将订书单发给书商。（4）书商发货的同时附有发书清单，由管理员根据教材在库中的实际摆放在发书清单上批注架号，入库管理员根据发书清单和登记有历史订书信息的教材订购登记库对教材验收入库，形成入库登记薄和新的教材库存薄，并打印此次入库的入库结算单报财务处与书店结算。（5）各班负责人持班级订购登记表交纳教材费；教师持教师订购登记表交纳教材费，如教师订购登记表备注为教学用书则不用交钱。交钱后，班级和教师订购登记表要盖章证明已交纳完毕。第5页共14页（6）各班负责人和教师持盖章后的订购登记表到教材科，由管理员进行教材出库，打印出教材出库清单给取书员，并登记出库信息，修改教材库存簿。（7）取书员验证盖章后的班级或教师登记表后，根据教材出库清单从库中取书。取书后给各班负责人和教师教材销售发票。6.现业务流程介绍与分析现在，对一所综合性院校来说，专业门类多，课程门类广，教材用书种类多，数量大，随着各校规模的迅速扩大，这种情况更加明显。各院校都设有专门机构负责该项工作，通常是教材科，其业务不仅涉及出版部门，而且要面对全校各系、部的授课教师，各班级的学生，涉及人员广，工作量大。传统的人工管理方法存在诸多弊端，效率低，易出错，经常出现供书不及时、书库缺书、用量与供应量脱节等现象。原因固然是多方面的，但其中管理方面是主要因素。在信息时代的今天，计算机在事务管理方面的应用已经相当广泛，但目前很多高校还停留在人工管理的水平上，显然不适应时代发展的要求。因此，高校教材管理人员目前迫切需要一套方便、高效的计算机化的管理信息系统来代替他们繁琐、低效的传统手工管理方式，并最终实现教材管理的全面自动化。6.1现业务流程描述(1)教材科根据从教务处教务科发来的教学计划报表和各院系的教材选定任务单，核实库存，粗略计算所要订购的教材数量（此部分手工完成），如库存小于需求，则进行订书，打印出订书单，发给书店。书店根据订书单发书给教材科，并附带有发书清单。(2)教材科的教材管理员对教材进行本上手工的入库登记与验收。(3)在教材管理员对新进教材进行教材编码和批注架号后（架号描述的是教材在库房中具体的摆放位置），将这两个编号都批注在发书清单上，课程清单上只批注编号。教材管理员根据批注后的发书清单对教材进行计算机上的入库，从而形成新的库存教材簿。(4)各班级购买教材时，把教材转帐凭证交给出库员，出库员按照课程清单，查询库中的教材数量，如库存量大于等于需求，则进行教材的出库，打印教材出库清单，并形成了新的教材库存簿。否则出库量视情况而定，即可先出库几本，等教材再入库后补差。第6页共14页(5)各班负责人在收款处交款后，取回教材转帐凭证，并将付款签名后的教材销售发票出示给取书员，取书员根据销售发票上的教材架号取书给各班级。6.2现业务流程分析(1)手工作业多，反而觉得计算机是一种辅助设备，没有充分发挥应有的高效率。(2)在计算教材订购数量时，只是根据教学计划报表与教材选定任务单对照库存粗略计算，数据往往不够准确，因为有的学生可能不购买教材，有的老师想购买零散教材，则订购数据不准确，也造成了库存上的压力。(3)计算机上教材的入库和出库是由一位科员操作完成的，那么在每学期开学教材入库和出库的高峰期，显得很忙乱。(4)教材编号的批注很多，操作重复性多，而且容易出错。7.新业务流程介绍与分析教材管理对各个学校而言,都是一项复杂、烦琐的工作,是高校教务管理中的一个重要环节,由于我校专业设置门类多，各专业每期开设课程种类多，其业务不仅涉及出版部门，而且要面对全校各系的授课教师，各班级的学生，教材科涉及管理的入出库教材种类非常多，涉及人员广，工作量大，再者是近年来，我国高等教育规模的不断扩大，学校学生人数迅速增加，使教材管理工作更加繁重不堪。因此,一套好的教材管理软件,不但能大大降低工作人员的劳动强度,还能提高学校的管理效率和教学水平。7.1新业务流程描述（1）根据教务科的课程清单以及各院系的教材选定任务单，进行教材的信息登记，即对于无记录的新教材进行基本信息录入，并将新教材适用的专业信息录入到各专业年级所需教材信息库中；对于已有记录的教材只需将对应教材编号录入到各专业年级所需教材信息库中。（2）各班学生在网上根据各专业本学期的所用教材选定教