Office 基础应用培训课件

Office基础应用培训课件2010-11-25课程内容•MicrosoftExcel（电子表格）•MicrosoftWord（文字编辑）•MicrosoftPowerPoint（演示文稿）求助功能（1）Office助手“Office助手”是一个独立于窗口的小窗口，用于提供在线帮助信息。操作：选“帮助”→“MicrosoftXXX帮助”（2）“这是什么？”命令操作：选“帮助”→“这是什么”第一部分MicrosoftExcelExcel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。Excel广泛应用于金融、财税、审计、行政等领域，有助于提高工作效率，实现办公自动化。1、输入数值常规表示法：例100，1002科学计数法（长数据）：1.235E+112、输入日期和时间①日期形式：03/10/12006/10/272006-10-2727-OCT-06②时间形式：19:157:15PM19时15分下午7时15分③日期与时间组合输入2003-10-0119:153、设置单元格格式格式—设置单元格格式工作表的数据输入和编辑4、智能填充数据（填充柄）用于输入相同数据或按某种规律变化的数据。①填充相同数据拖动“填充柄”②填充已定义的序列数据例如：要输入1月1日、1月2日……（星期一、星期二……）。第一步，在某个单元格中，输入1月1日（星期一）。第二步，将鼠标移到该单元格的右下角，鼠标变成实心加号时，按住拖动即可。自定义填充序列：“工具”→“选项”→“自定义序列”③自动填充有规律的数据（智能填充）例如：填充1、2、3、4……，可按如下操作。操作1：第一步，在某两个单元格中分别输入两个数1和2。第二步，选中该两个单元格。第三步，将鼠标移到第2个单元格的右下角，鼠标变成实心加号时，按住拖动即可。操作2：在第一个单元格输入数据→选定填充区域→“编辑”→“填充”→“序列”5、复制、粘贴及选择性粘贴6、插入与删除单元格（1）插入行、列、单元格单击某一单元格→“插入”→“行”、“列”或“单元格”（2）删除行、列、单元格选定行、列或单元格→“编辑”→“删除”7、查找与替换（1）查找选定查找范围→“编辑”→“查找”→出现对话框（2）替换选定查找范围→“编辑”→“替换”→出现对话框8、定位“编辑”→“查找”→出现对话框图表建立图表1、用图表向导建立图表选定要绘图的单元格区域→单击“图表向导”按钮茎或单击“插入”菜单的“图表”命令2、用自动绘图建立图表（略）3、用“图表”工具建立图表（略）4、图表的移动和缩放移动：拖动图表空白处缩放：单击图表，拖动边线上的8个控制点图表修饰改变图表文字的字体、颜色、增加底纹图案等。操作：单击图表→“格式”→“图表区”工作表的数据库操作排序概念：关键字、主关键字、次关键字（1）用工具按钮单击某字段（关键字字段）→单击“升序”或“降序”按钮（2）用菜单命令“数据”→“排序”→出现对话框(3)对某区域排序选定排序区域，再排序。数据筛选1、自动筛选单击“数据”→指向“筛选”→“自动筛选”→在数据清单第一行的各字段名旁出现一个下拉箭头→单击下拉箭头→选择在列表中选择“自定义”时，将出现对话框，输入条件。取消筛选：“数据”→“筛选”→“全部显示”2、高级筛选（两个或更多条件）筛选条件：“与”关系条件出现在同一行“或”关系不能出现在同一行操作步骤：在数据表前插入3行空行，输入条件→选择参加筛选的数据区域→“数据”→“筛选”→“高级筛选”→选择条件区域→“确定”例1：打开工作簿筛选“科室编号大于1001与工资大于1000”的记录。例题：打开工作簿筛选“科室编号大于1001或工资大于1000”的记录电子表格编辑常见的问题电子表格的“肥胖症”以及解决方法复制、粘贴/选择性粘贴、定位、对象命令的实际应用第二部分Word的使用•Word的窗口组成•文档的基本操作•文档的排版技术•表格的制作•word的图文混排功能Word的功能1．文件管理功能2．编辑功能3．版面设计4．表格处理5．图形处理6．制作Web页Word的窗口组成标题栏包含了控制窗口的三个按钮（最小化按钮、还原按钮、关闭按钮）、程序名称“MicrosoftWord”、正在编辑的文档名称、控制菜单图标等。1.标题栏2.菜单栏3．工具栏常用工具栏格式工具栏4．标尺利用水平标尺与鼠标可以改变段落的缩进、调整页边距、改变栏宽、设置制表位等。5．编辑区编辑区中有一个闪烁的竖线光标，表示当前插入点。每个段落结束有一个段落标志。在“视图”菜单中执行“显示/隐藏段落标记”命令，可显示/隐藏段落标记。6．滚动条用户可移动滚动条的滑块或单击滚动条两端滚动箭头按钮，移动文档到不同的位置。7．状态栏包含当前文档的页数/总页数和栏号，光标所在行数和列数，以及当前文档的插入/改写状态。当系统处于排版方式下的编辑状态时，窗口底部的状态栏用于显示当前插入点的位置和命令提示。Word2000的窗口组成图3-27“格式”工具栏1、用格式工具栏选定文字→单击工具按钮文字格式的设置2、用对话框选定文本→“格式”→“字体”“字体”对话框五号普通文字四号黑体隶书字符加粗倾斜加下划线删除线波浪线上标下标字符缩放字符间距加宽字符间距紧缩字符位置提升字符位置降低字符底纹字符加边框空心字阴影字动态效果字符格式设置演示示例“字体”对话框中“字符间距”选项3、改变字符间距段落的格式化1、用菜单命令设置段落格式2、给段落添加边框和底纹3、项目符号和段落编号选定要设置的段落→“格式”→“段落”→出现段落对话框•缩进：左、右•间距：段前、段后•特殊格式：首行缩进、悬挂缩进•行距：单倍、1.5倍、多倍、固定值•对齐方式：两端对齐、左对齐、居中、右对齐、分散对齐1．用菜单命令设置格式图3-32“段落”对话框（1）添加边框（2）设置段落底纹（3）设置页面边框操作步骤：选定段落→“格式”→“边框和底纹”→出现对话框2．给段落添加边框和底纹“边框”对话框“底纹”对话框“页面边框”对话框3、项目符号和编号创建项目符号或编号：（1）选定段落→单击“格式”工具栏上的“项目符号或编号”按钮。“编号”按钮“项目符号”按钮“项目符号”对话框（2）选定段落→“格式”→“项目符号和编号”“自定义项目符号列表”对话框“多级符号”选项卡“符号”对话框表格的制作•表格的建立•表格的编辑与修饰•表格内数据的排序和计算1．自动创建简单表格（1）用“常用”工具栏“插入表格”按钮（2）选“表格”→“插入”→“表格”→出现“插入表格”对话框（3）将文本转换成表格选定用制表符分隔的表格文本→“表格”→“转换”→“文字转换成表格”→出现对话框注：可以把表格转换成文本“表格”→“转换”→“表格转换成文字”表格的建立“插入表格”按钮定义表格行列数“插入表格”对话框2、手工绘制复杂表格（1）单击“表格和边框”常用工具按钮（2）选“表格”→“绘制表格”3、表格中输入文本表格的编辑与修饰1．选定表格、单元格如表3-2所示。2．修改行高和列宽（如图3-64所示）。3．增加/删除行和列见表3-4。4．合并和拆分单元格（如图3-65所示）。5．表格的拆分6.表格标题行的重复7.表格格式的设置1.选定表格选定区域鼠标操作单元格中所有文字单元格在单元格的左边缘处单击鼠标（即在单元格的左边框与文字之间）在单元格中任何地方单击鼠标一组相邻的单元格单击并拖动鼠标一行在文档中该行左页边距处单击鼠标，或在行中单击鼠标，然后选择“表格”菜单中的“选择”子菜单，然后选择“行”命令多行在文档左页边距处单击并拖动鼠标一列按住Alt键然后在列中单击鼠标，或在列中单击鼠标，然后选择“表格”菜单中的“选择”子菜单，然后选择“列”命令多列按住Alt键然后拖动到要选定的各列，或将鼠标指向表格的顶端边框，然后拖动到要选定的各列表3-4表格编辑操作类型“表格”中命令“常用”工具栏中的按钮增加行插入行“插入行”按钮（原“插入表格”按钮）增加列插入列“插入列”按钮（原“插入表格”按钮）删除行删除行“剪切”按钮删除列删除列“剪切”按钮增加单元格插入单元格“插入单元格”按钮（原“插入表格”按钮）删除单元格删除单元格无按钮（“剪切”按钮只能删除单元格的内容）2.修改行高和列宽（1）用鼠标拖动修改拖动表格边线（2）用菜单命令改变列宽选定列→“表格”→“表格属性”→选“列”标签（3）用菜单命令改变行高选定行→“表格”→“表格属性”→选“行”标签3.插入或删除行或列（1）用工具按钮（2）用菜单命令选定一行或几行→“表格”→“插入”→行……选定一列或几列→“表格”→“插入”→列……（3）删除行/列选定行、列→“表格”→“删除”→“行”或“列”合并或拆分单元格（1）合并选定多个单元格→“表格”→“合并单元格”（或用合并单元格按钮）（2）拆分单元格光标定位→“表格”→“拆分单元格”5.表格的拆分光标定位→“表格”→“拆分表格”word的图文混排功能插入图片绘制图形文本框插入图片1．插入剪贴图------光标定位→“插入”→“图片”→“剪贴画”或“来自文件”插入剪辑预览剪辑将剪辑添加到“收藏夹”或其他类别查找类似剪辑“插入图片”对话框图片格式的设置单击选定图片→用工具栏格式设置或用对话框设置（1）改变图片大小、移动图片（2）图片的载剪（3）文字环绕（4）给图形添加边框（5）重设图片（6）图片的复制和删除“绘图”工具栏选择对象直线矩形文本框插入艺术字填充颜色字体颜色阴影自由旋转箭头椭圆插入剪贴板线条颜色线型箭头样式竖排文本框虚线线型三维效果1．绘图工具栏介绍单击“绘图”常用工具按钮出现其工具栏2.绘制自选图形3．向自选图形中添加文字右击图形→“添加文字”4．图形的颜色、线条、三维效果5、图形的叠放次序6、多个图形的组合选定对象→“组合”（可取消组合）第三部分PowerPoint的使用中文PowerPoint概述中文PowerPoint演示文稿的创建幻灯片的处理幻灯片的润饰中文PowerPoint的功能与特点利用PowerPoint可以创建联机演示文稿、网上使用的Web页、彩色和黑白投影机幻灯片、35mm幻灯片、观众讲义、演讲者备注等，同时还可以实现彩色和黑白纸张打印输出。因为它和Word、Excel等应用软件一样，都属于Microsoft公司推出的Office系列产品之一，所以它们之间具有良好的信息交互性和相似的操作方法。网络、多媒体和幻灯片的有机结合是PowerPoint的突出体现。中文PowerPoint的窗口介绍PowerPoint的窗口创建空白的演示文稿新幻灯片对话框文字的编辑和排版在PowerPoint中，可以给文本的文字设置各种属性，如字体、字号、字形、颜色和阴影等，或者设置项目符号，使文本看起来更有条理、更整齐；给段落设置对齐方式、段落行距和间距，使文本看起来更错落有致。文字的编辑和排版在文本框中进行，其操作与word相同。在幻灯片视图下——制作幻灯片的基本操作1、插入新的幻灯片，具体操作如下：选定要在其后插入新幻灯片的幻灯片→“插入”→“新幻灯片”，或者单击“新幻灯片”按钮→在出现的“新幻灯片”对话框中选择所需版式。2、标题幻灯片的制作——插入新幻灯片，输入标题和副标题，进行格式设置。3、删除幻灯片——选取一张或多张幻灯片，然后按Delete键。或用“编辑”菜单中“删除幻灯片”。4、制作含有图表的幻灯片5、幻灯片中插入图片或图像6、制作含有表格的幻灯片7、制作含有图形的幻灯片8、改变布局——选择幻灯片→“格式”→“幻灯片版式”选择幻灯片→“常规任务”→“幻灯片版式”在幻灯片视图下——制作幻灯片的基本操作幻灯片的润饰（静态效果）•幻灯片母版•应用设计模板•幻灯片色彩和背景的调整幻灯片母版幻灯片母版：控制演示文稿的全部幻灯片的字体格式、图片、背景和某些特殊效果等。1、幻灯片母版包括文本占位符和页脚占位符。使全部幻灯片有一个统一的外观。2、标题母版仅影响使用了“标题幻灯片”版式的幻灯片。操作方