物业新项目入伙管理方案工作指引

物业新项目入伙管理方案工作指引第1页，共17页物业新项目入伙管理方案工作指引1.目的为物业管理新项目的入伙管理工作提供指引，保证新项目入伙交付工作顺畅、有序进行。2.范围本方案适用于所有新项目的入伙管理。3.职责3.1.物业管理部负责本方案的修订完善工作。3.2.各下属项目负责根据本工作方案对新项目入伙工作制定具体细则，并推动新项目入伙筹备工作的顺利进行。4.内容4.1.入伙前的准备工作4.1.1.资料的准备4.1.1.1.入伙涉及的政府文件资料①政府有关物业管理法规条例、《住宅室内装饰装修管理办法》、《房屋建筑工程质量保修办法》②物业公司《营业执照》及《资质证书》复印件③《前期物业管理委托合同》④物业竣工验收证明文件或物业竣工综合验收合格证复印件⑤物价局有关物业管理综合服务费、停车场收费等收费标准的批复复印件⑥政府有关项目消防工程的验收合格批文4.1.1.2.入伙涉及的主要文件资料①《住宅质量保证书》②《住宅使用说明书》③《临时管理规约》④《前期物业管理服务协议》⑤《银行代收费协议书》⑥《业户手册》⑦《入住通知书》⑧《入住指引》⑨《业主收楼登记表》⑩《物业验收交接记录》⑪《钥匙托管承诺书》物业新项目入伙管理方案工作指引第2页，共17页⑫《防火责任协议书》⑬《业户情况登记表》⑭《楼宇验收交付书》⑮《业主钥匙发放确认单》⑯《入住手续汇签单》⑰《入住文件资料签收单》⑱《楼宇验收整改通知单》4.1.1.3.入伙前90天，由物业项目负责人与地产公司营销部确定入伙准确时间、本次入伙户数，并交接本次已售入伙业户的详细资料及联系电话；由物业项目负责人组织项目相关管理人员及时对业户的详细资料与所购置的单元联系起来做进一步情况熟悉。4.1.1.4.购房合同中约定配送的设施，如厂家附有操作说明书、保修卡等资料，各项目应促请地产公司收集，待入伙时一并发放给业主签收。4.1.1.5.需要准备一定数量的各户型房屋设计平面图、水电走向图等，以便于业户办理装修手续时参考。4.1.1.6.入伙时业主填写的资料需要准备一份已填好的样本，并展示在入伙办理现场。4.1.2.《入伙指引》准备4.1.2.1.《入伙指引》由各项目客户服务部组织编制，报地产公司核准后随地产公司的《入住通知书》一并发给业主。入伙指引包括的内容为：欢迎词，业主入伙需准备和携带的资料，入伙办理流程，装修办理流程，业主在入伙时需要交纳的费用，业主在验房和装修时的一些小常识和装修规定等。4.1.2.2.入伙前，各项目客户服务部应促请地产公司确定防盗门、窗花、阳台推拉门、遮阳棚等的样式，包括款式、规格、用材等。如允许在阳台安装防盗网的，还须确定防盗网的样式。4.1.2.3.入伙指引中须提醒业主携带的资料包括但不限于以下内容：①《入住通知书》、地产公司签署同意入伙的证明文件、房产证明（购房合同）；②业主身份证或营业执照复印件；③指定银行卡/存折；④代理入伙委托证明、业主身份证以及代理人身份证；⑤地产公司要求应具备的其它资料；⑥业主及同住人的照片。4.1.3.入伙现场准备4.1.3.1.入伙场地的确定入伙现场按原则应选择在项目会所办理，在保证环境优美的同时，也便于物业新项目入伙管理方案工作指引第3页，共17页向业主展示和推广会所的服务项目，并保证在同一场地能提供一站式服务。如该项目未配备会所，应选择在较舒适的场所开展，并保证良好的通风、采光，避免在寒冷和严热的环境中进行。4.1.3.2.入伙现场的布置①气氛布置的要求：突出喜庆、舒适，围蔽未完工部分，清理现场环境，避免发生意外。②现场环境布置物料：绿植、鲜花蓝、气球、彩带、彩旗、条幅、气垫拱门、红地毯、背景音乐。（具体方案视现场场地大小及环境而定，细则由地产公司确定方案后交物业分公司核准，提交物业管理部备案）③品牌推广内容：以展版形式推广集团简介、企业简介及荣誉、项目管理架构、服务内容、收费公示、入伙办理流程、装修办理流程，品牌推广为KT版形式展出，高度不低于1.5M，宽度每版1M。④现场接待用物料：A.按分组情况提供规定数量的台凳供现场工作人员使用，并在台面上铺好红布，业主接待区安排一定数量的座椅，数量一般按入伙户数的50%配备；B.配备饮水机一台、适量的饮用桶装水及一次性水杯，给业户提供饮用水；C.水果糕点一批，为休息区业户提供饮食，具体数量及品质标准视当日入伙户数及入伙项目档次而定（避免浪费）；D.配备复印机一台及适量的复印纸，协助业主复印相关资料。4.1.3.3.标识的配备物业管理处应安排专人对接入伙现场和路线的布置（含标识）工作，布置时应注意考虑到人行出入口的位置，避免路线复杂，指引明确到位，力求达到一目了然。具体标识明细：①楼宇指示牌、楼层指示牌、单元指示牌、走火通道指示牌②停车场指示牌，包括转弯牌、禁鸣牌、单行牌等③交楼路线牌，包括了公共洗手间的位置、停车位置④收楼流程指示牌，人流较多的入伙现场各流程可采取流水线的方式布置。⑤交楼现场功能区域指示牌，包括地产所需指引牌及物业公司所需指引牌。4.1.3.4.入伙场地及形象要求①现场所有工作人员按规定着装，仪容、仪表符合公司相关制度要求，文明礼貌，微笑服务，要求体现出佳兆业物业管理人的良好精神风貌。②增加岗位、加强巡逻次数、制订防范突发事情的方案及车辆停放管理方案③做好迎接业主的训练工作，具体包含车辆指引、道路指引、办理程序指引等④交楼当天准备雨伞备用，以防天气突变可积极应对物业新项目入伙管理方案工作指引第4页，共17页⑤入伙处、售楼部、交楼路线范围及所有公共区域的清洁极其重要，应要求清洁工程承接商或清洁工定时密集地进行日常保洁，并安排专人检查，以便给业主留下第一良好印象4.1.4.绿化标准4.1.4.1.草皮①春、夏季草皮不长于8厘米，秋、冬季不长于10厘米，；②保证草皮常绿，草皮每平方米杂草目视不明显；③草地、花丛内无砖头、纸屑等杂物。4.1.4.2.绿篱、花球造型：①绿篱修剪做到平整圆滑，花球造型优美，不断改进，修剪后的枝叶要立刻清理；②绿篱、花球保证长势旺盛，无死亡缺苗及病虫害现象；4.1.4.3.乔灌木保证长势旺盛，及时修剪枯枝、病虫枝、下垂枝等妨碍人们观瞻和活动的枝条，保持乔木干高2.5米以上，修剪后的枝叶要立刻清除；4.1.4.4.盆栽摆放室内外的盆栽，要及时剪掉枯叶残枝，保证室内外盆栽常绿无黄叶；4.1.5.环境标准4.1.5.1.室外环境①喷泉水池、水景：无是明显漂浮物,无漂浮水泡沫；雕塑目测无明显灰尘、污迹；水体清澈、无异味。②公共区域标识牌：无明显污迹、无水印、无尘、无锈迹。③地下停车场：无明显灰尘、蜘蛛网，污迹；④小区外围墙：无明显灰尘、污迹、乱张贴等⑤车棚：地面、墙面无明显灰尘、无杂物、无污迹、无蜘蛛网、灯罩内无死虫；⑥道路及广场地面：无明显泥沙、污垢、水迹，每100平方米内烟头、杂物平均不超过2个（处）或30分钟内及时处理；⑦天面：无杂物、无明显积水、污迹、青苔。⑧垃圾中转站：周围无较大面积污垢，水沟无积污水；墙面、门无粘附物，排水畅通；离站2m外无明显异味,垃圾要日产日清；⑨室外垃圾桶：垃圾不超出三分之二、无异味、无蚊蝇；箱盖完整；垃圾箱体无明显灰尘、污渍、2m外无明显异味；⑩景观灯具：无尘、无污迹、灯罩内无虫尸、杂物；4.1.5.2.公共设备设施物业新项目入伙管理方案工作指引第5页，共17页①公共设施：所有设施无明显灰尘、污迹，玻璃保持明亮、光洁；②岗亭：无杂物、无灰尘、污迹；③排污水系统：表面无明显污垢；无明显杂物、无堵塞；管道无堵塞、畅通；④保安监控系统、消防及报警系统：定期清扫，无明显灰尘、污迹；⑤化粪池：无漫溢、堵塞、无异味。4.1.5.3.户内公共区域①首层大堂：无灰尘、杂物、地面光亮，玻璃明亮、光洁、无手印、无刮痕；大堂内的其它部位如柱面、墙面、台面、栏杆、椅子、沙发、灯座等保持光亮、整洁无灰尘。②公共卫生间：天花、灯具无灰尘；卫生洁具清洁光亮，无水迹、无头发；明净、无灰尘、无手印、无水迹、无刮痕；金属器具光亮、无浮灰、无渗漏；地面无积水、污迹、杂物,墙面无污迹；纸娄无明显灰尘、污渍、粘附物；玻璃光洁、明亮、不锈钢无尘、无污迹。③电梯及电梯间：无四害、无明显灰尘、污渍、蜘蛛网、粘附物；电梯轿箱整体清洁、光亮、无污迹、无水迹无手印、无刮痕、无异味；墙面无灰尘、污迹，电梯间地面光洁、明亮；地面光洁无积水。④办公室及会议室：窗、窗台、窗框干净、整洁，无破损；墙面、天花板整洁、无污渍、无积尘、无蜘蛛网；地面地毯整洁、无垃圾、无污渍、无异味；办公设备、设施光洁、无灰尘，放置整齐；空调出风口干净、整洁，无积灰、无霉斑；艺术装饰挂件挂放端正、清洁、无积尘。⑤楼道内公共区域、消防楼梯：无明显灰尘、污迹、无蜘蛛网；4.1.5.4.样板房①墙面、门扇、地脚线均干净清洁；②桌面、书架、皮质沙发、椅子、洁具、电器无灰尘；③样板间玻璃杯、饰品、花叶、花瓶无灰尘；④推拉门槽、室内门等每天擦拭一次，无水渍、无灰尘；⑤床上用品每天用软毛刷打扫两次，无毛发，无异物；⑥墙顶部角落、羊皮灯具、壁柜（厨）门清洁无蛛网；⑦抽屉、壁柜里面、衣柜里面等箱体内部无死角，无杂物，用手擦拭无灰尘；⑧木质家具、皮质家具每月打两次碧丽珠或家私蜡，保持物体表面有光泽、无痕迹；⑨样板间室内无异味、无蚊蝇、无卫生死角、物品无损坏；⑩所有灯具、灯座、灯罩外壳均无尘；⑪脸盆、洗手台、座厕无水迹、无残留物，卫生间无异味。4.1.5.5.精装房物业新项目入伙管理方案工作指引第6页，共17页按样板间标淮执行4.1.5.6.毛坯房①地面无尘土、垃圾、杂物；②门窗无明显污迹，玻璃干净明亮；③入户门无灰尘，无手印，无水迹；④墙面无污渍及残留字样，墙角无蛛网；⑤卫生间无异味、无积水，排水管道内无杂物。4.2.现场工作人员配备及各岗位职责4.2.1.迎宾组岗位设置组长1名：联系电话：组员名：配备物料对讲机台；太阳伞把；备用雨伞把；白手套付；警戒牌个；警示带卷岗位形象年龄18～26岁男性,身高1.75米以上，统一着工装，不得留长发和胡须，戴白色手套，着黑色皮鞋，形象气质良好。应备文件《车辆进出登记表》工作职责组长职责①负责小组成员工作监督；②负责员工定岗定员工作安排；③负责对接待礼仪标准动作的培训；④负责处理本区域内突发事件；⑤负责疏导本区域内的闲杂人员。组员职责①全程使用礼貌敬语，微笑服务；②维护停车场地安全有序的停车秩序；③为业主提供开车门服务；④保持标准交通指引手势，正确引导车辆进出；⑤引导业主进入入伙现场办理签到手续；⑥维持外围正常管理秩序，保证道路畅通；⑦监控场外安全防范工作；⑧保障车辆停放安全。作业流程①业主自驾车辆前来办理入伙时，秩序维护员应在车辆离岗亭约10米处行军礼；②使用敬语（您好，欢迎回家），询问业主房号，并指引业主往前方行驶。填写业主车辆进入记录；③其他岗位见车后立即做好停车指引，引导业主至停车空位处将车停稳；④帮助业主打开车门，礼貌请业主下车，使用敬语（您好，欢迎回家），并用手挡住车门框，提醒业主小心碰头；⑤业主下车后，侧身向业主指引入伙办理处位置，并引导业主前行，遇台阶处提醒业主“小心台阶”，直至将业主送至签到处；⑥业主离开时，为业主打开车门，提醒业主小心碰头，行军礼，并目送业主离开；⑦入口岗填写业主离开时间。物业新项目入伙管理方案工作指引第7页，共17页4.2.2.签到组岗位设置组长1名：联系电话：组员名：配备物料对讲机台；签字笔支；桌子张；椅子把；胶水支；钉书机台；贴号牌张；剪刀把；岗位形象统一着装，男员工不留长发和胡须，女员工须盘起发髻，淡妆。应备文件当日入伙业主名单、《入住手续汇签单》工作职责组长职责①负责小组成员工作监督；②负责业主签到咨询的解答工作；③负责对接待礼仪标准动作的培训；④负责处理本区域内突发事件的处理；⑤负责疏导本区域内闲杂人员的出入。组员职责①迎接和欢送进场入伙业主；②验证客户资料,发放贴号牌③引导业主在签到本上签名；④维护签到区域现场秩序；⑤客户下一步流程的引导与介绍。作业流程①向前来办理签到手续的业主致欢迎词（您好，欢迎回家）；②礼貌请业主出示入住通知书及身份