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办公室6S管理制度西藏浩瀚远扬企业管理咨询有限公司一、目的、范围•目的:对公司进行整理、整顿,保持工作环境处于清洁、整齐、有序的状态,并持续不断地改进工作环境的条件,以提高员工的工作积极性和工作效率。•范围:适用于全体员工(除董事长和总经理)。二、6S的定义•6S:指的是由6S的日文SEIRI(整理)、SEITON(整顿)、SEISO(清扫)、SEIKETSU(清洁)、SHITSUKE(素养)和英文SAFETY(安全)这六个单词,由于这六个单词前面的发音都是“S”,所以简称为“6S”。•整理:将办公场所和工作现场中的物品、设备清楚的区分为需要品和不需要品,对需要品进行妥善保管,对不需要品则进行处理或报废。•整顿:将需要品依据所规定的定位、定量等方式进行摆放整齐,并明确地对其予以标识,使寻找需要品的时间减少为零。•清扫:将办公场所和现场的工作环境打扫干净,使其保持在无垃圾、无灰尘、无脏污、干净整洁的状态,并防止其污染的发生。•清洁:将整理、整顿、清扫的实施做法进行到底,且维持其成果,并对其实施做法予以标准化、制度化。•素养:以“人性”为出发点,透过整理、整顿、清扫、清洁等合理化的改善活动,培养上下一体的共同管理语言,使全体人员养成守标准、守规定的良好习惯,进而促进全面管理水平的提升。•安全:指企业在施工等工作过程中,能够在工作状态、行为、设备及管理等一系列活动中给员工带来即安全又舒适的工作环境三、整理整顿内容及要求•1、办公场所物品放置:•(1)电脑管理:电脑放在办公桌中间弧形处,不得乱摆乱放。长时间离开电脑前电脑要待机,下班离开后电脑关机,切断电源。•(2)办公桌管理:办公桌面除电脑,文件,文具,电话,台历和一两件积极健康的装饰品外(不能过多),不准放任何与工作无关的物品,例如:娱乐画刊,游戏机等,最大程度的减少办公桌上物品的数量。办公文具:例如:胶带、订书机、小刀、曲别针等统一放在行政办公桌处,用后按时归还。办公电话放在右手侧,方便接听,可根据个人爱好做适当的调整。•(3)文件夹管理:文件夹书籍等放在办公桌右侧文件筐中,不得随意摆放。每半个月对文件筐进行一次整理,对没有利用价值需要舍弃的文件,应遵守安全保密的原则进行销毁。文件夹都要有相应的标识,文件要区分放在相应的文件夹中,若有变动,应及时的更换。从公司文件柜中拿的物品应及时归还并归放整齐。•(4)个人抽屉管理:第一层放置办公用品,第二层放置文件、表格、卷宗等,第三层放置私人物品。每个星期对抽屉进行一次整理,对于不用的东西,应及时从抽屉里清理出去。以保证抽屉的整洁有序。•(5)办公桌底下应保证整洁,不能堆放杂物。电脑线、网线、电源线应理顺捆扎固定位置。电脑主机放于办公桌左侧。•(6)长时间离开办公桌前,所有的物品都要归放原位,桌子摆放整齐,椅子放入桌子底下,保持整洁干净。•(7)会议室凳子要摆放整齐,桌面保持干净。•(8)办公室其他物品如饮水机,垃圾桶等在规定位置摆放。•2.电脑内部文件的管理•(1)按照自己工作和个人习惯的需要,从硬盘分区到各个文件夹的建立,都要有合理的文件保存架构。每个分区每个文件夹直至到最小的文件,都要有规范化的命名。文件夹的分类尽量详细,每一份文件都要放到相应的文件夹中。•(2)保密文件,重要文件,普通文件区别放置,保密文件要加密码予以保护,并不能放于电脑桌面。•(3)定期进行电脑垃圾清理,系统维护。定期整理文件夹,没有用的文件按照相关要求及时清理。以保证电脑以良好的状态快速运行。四、清扫内容及要求公司排有值日表,值日人员负责公共区域(如会议室、会客室、办公区域、卫生间等)的清扫工作,每日值日人员必须提前10-20分钟到达办公室,9:00之前完成清扫工作;个人区域如:桌面、桌下、电脑、椅子等由个人负责清扫。•个人区域:桌面干净、整洁、桌面下无垃圾、无杂物,并每天进行清扫。主机、电脑显示屏、键盘、电话机应保证清洁无尘土、无污渍。•卫生责任区:•①所有区域的地面光洁无杂物、无污水、无死角;•②会客室沙发巾抱枕摆放整齐,窗台无落尘,茶几无水渍茶渍,茶具清洗干净,茶几上书籍文件摆放整齐,文件柜文件摆放整齐无灰尘;•③会议室会议桌无杂物,投影仪、电源线摆放整齐,白板上无字迹、污渍;•④卫生间地面无污渍,洗手池能无污垢,所有的卫生用具清洗干净摆放整齐。⑤办公司内所有的垃圾桶每日必须及时清理垃圾,更换垃圾袋。•⑥保持办公室所有的挂件、画框及其他装饰品无破损并干净整洁。•⑦饮水机、打印机等保持表面无落尘、无污垢、无蜘蛛网等。•个人卫生:•①不随地吐痰,不随便乱扔垃圾。•②办公室内禁止吸烟(以后单独设立抽烟区域)。•③下班后将自己的桌面收拾干净,所有的物品摆放整齐。•4.值日表以及以上卫生要求每日必须严格执行。五、清洁内容及要求•1、彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。•2、清洁的主要内容•(1)是否严格按照办公室物品摆放要求摆放物品;•(2)是否对所有的文件文档(包括书面文档和电子文档)进行整理、清除、分类、归档,形成严格的文件管理制度;•(3)是否严格按照办公室卫生标准打扫卫生;•(4)是否各项要求都能够传达到人并严格贯彻执行。六、素养内容及要求•通过“整理”“整顿”“清扫”“清洁”等合理化的改善活动,使员工养成良好地工作习惯,进而能够提高工作效率,促进全面管理水平的提升。•素质内容:•1、遵守《浩瀚员工日常行为规范》有关规定•2、遵守《浩瀚远扬日常管理规定》安全内容及要求•1、贯彻“安全第一、预防为主”的方针,在工作中,必须确保人身、设备设施的安全。•2、系统地建立防伤病、防污、防火、防水、防盗、防损等保护措施。•3、对危险品应有明显的标识。•4、各安全出口的前面不能有物品堆积。•5、灭火器应在指定位置放置及处于可使用状态。•6、消火栓的前面或下面不能有物品放置。•7、电源、线路、开关、插座有否异常现象出现。附:公司日常管理规定•职员应服从公司的组织领导与管理,对未经明示事项的处理,应请示上级,遵照指示办理。•职员应尽职尽责、精诚合作、敬业爱岗、积极进取。•职员应该严格遵守公司的经营、财务、人事、技术等机密。•职员不得利用工作时间从事第二职业和与工作无关的事情。•职员不得诋毁或非法侵占公司的财务。•职员上班时间必须穿着整洁,大方,不得穿奇装异服,不得穿拖鞋,不能打赤膊。男性的头发胡须不能留太长,女性不能画浓妆,着过于暴露的衣服。•公众、客户面前要注意举止端庄,行为检点,谈吐得体,切记每位职员的言行是公司的形象和风貌的体现。•工作时间内严禁嬉戏打闹,大声喧哗,吃零食,吃饭,看书看杂志,以及浏览和工作毫无关系的网站。•在办公时间和非办公时间内均不允许带外来人员(与工作公司无关的人员)来办公室上网。•接听电话应及时,一般铃响两声后接起,不得超过三声,如受话人不能接听,离其最近的人员应主动地接听,并做好电话记录。•上班时间私人电话一般不要超过10分钟,应注意音量,并禁止开免提通话。•员工应严格遵守办公室纪律,不得迟到,早退,矿工。•员工在工作期间不得擅自离岗,如有重要事情处理,必须请假,需先填写请假单,说明请假理由,并报经理处批准,放行政处归档:如遇急事,不能及时请假的,应提起打电话给胡经理,回来后及时补写假条。请假(休班)的时间一般安排在周末,周一到周五没有特殊事情不得请假。•考勤人员应严格遵循考勤制度,每天认真负责的做好考勤工作,如实的反映员工的出勤情况,做到记录和请假单相符,做到公开,公正,不得弄虚作假。•员工下班后应及时关闭电脑,切断电源,锁好门窗。做好安全防范工作。•谢谢!鄢朝彬2016年6月
本文标题:办公室6S管理方案
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