2013年最新公文处理基本知识和要求

一、公文概述1.公文的作用；2.公文的分类；3.规范公文的必要性二、公文种类三、公文格式1.眉首；2.主体；3.版记四、公文写作1.对公文写作人员的基本要求；2.公文写作的方法和步骤；3.公文写作中应注意的问题。内容提要第一部分公文概述公文是法定机关与组织按照特定的规范体式，经过一定处理程序制成的具有法定效力的文书，是依法管理和进行公务活动的重要工具。公文的作用1.法规和准绳的作用。有的公文本身就属于法规文件，有的公文则是法规的具体化。它们对所涉及的对象都具有强制的约束力和规范作用，是个人和单位行动的准绳。2.领导和指导的作用。通过互行公文，上级机关可传达领导意图，下级机关则可遵照执行、贯彻领导意图。3.教育和宣传的作用。国家行政机关可通过公文进行自上而下的宣传，以达到教育、启示、动员、释疑解惑、说明的作用。4.联系和知照的作用。通过互行公文，各级行政机关可互相交流、沟通信息、了解情况、掌握实情，从而提高办事效率和领导水平。5.依据和证明的作用。公文是发文单位开展公务活动的记载，也是收文单位联系、开展工作的书面凭据，起着公认的“立此存照”的作用。公文有狭义和广义之分。狭义公文是指法定公文，即列入《党政机关公文处理工作条例》的15个文种；1.决议2.决定3.命令（令）4.公报5.公告6.报告7.请示8.批复9.意见10.通告11.通知12.通报13.议案14.函15.纪要广义公文是指所有用于处理公务的文书，包括计划、总结、制度、讲话、贺信、协议、简报等。以下所说的公文均指狭义公文。公文的分类按来源分:收文、发文按行文关系分:上行文、平行文、下行文、泛行文按阅读范围分:公布性文件、内部文件、机密文件按使用范围分类:专用文件、通用文件公文的分类任何机关、团体和企事业单位都离不开公文，尤其是管理国家行政事务的政府机关，对公文的依赖程度非常高。规范公文的必要性一、是依法行政的需要。法律、法规、规章等都以公文为载体，制发公文不符合权限和程序规范，将影响公文的法律效力。公文提供的信息不全面、不准确、不及时，制定的政策、发布的决定不稳定，都会影响依法行政。二、代表政府和机关水平与形象一些公文出现细小的错误也许不至于引起严重的法律纠纷和经济损失，但在当前信息化发展迅速的今天，会对政府和机关的声誉与形象产生严重的危害，应该引起我们的重视和关注。2020年4月20日星期一2008年9月9日，明明是中秋节的放假通知，但巴中市政府办公室的工作人员一时粗心，竟将“中秋节”错写成“端午节”。四川省巴中市机关行政效能建设办公室16日透露，因此事有4人被问责，其中3人被免职，刚上任不久的巴中市政府办公室主任停职反省。三、党和国家非常重视公文规范1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》。2000年8月24日，国务院发《国家行政机关公文处理办法》。2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）。2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），从2012年7月1日起实行。该《条例》第42条决定，停止执行上述1996年、2000年的条例、办法。《条例》全文共8章42条第一章总则：目的、适用范围、概念、负责机关等第二章公文种类：明确了15种党政机关公文文种第三章公文格式：对公文的格式作出规定。在《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）作了详细规定。第四章行文规则：行文的原则和规定等党政机关公文处理工作条例第五章公文拟制：拟制公文的程序、方法等第六章公文办理：对收文、发文、整理归档作出要求第七章公文管理：对公文日常管理、保密、撤销、移交等作出规定第八章附则：对执行时间、解释机关等作出规定。原《办法》有9章56条，与其相比，更为精简。党政机关公文处理工作条例第三条党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第六条各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。党政机关公文处理工作条例公文种类主要有：1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。第二部分公文种类公文种类6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。公文种类11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复。适用于答复下级机关请示事项。13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。第三部分公文格式眉首秘密等级发文字号紧急程度发文机关标识份号标题主送机关主体正文公文格式主体版记附件标识印章成文日期附注抄送机关印发机关印发日期二维条码1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。公文的格式5.发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”（非[]、【】）括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。公文的格式7.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。8.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。9.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文中的层次结构可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。公文的格式10.附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。11.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。12.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字标注。13.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。公文的格式□加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。公文的格式□不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。公文的格式□加盖签发人签名章的公文在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。签名章一般用红色。14.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。15.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。16.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。17.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。18.页码。公文页数顺序号。用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线公文的格式一、对公文写作人员的基本要求：1.要有较高的政治素质（熟悉政策，站位高远）。2.要有较多的业务知识（精通业务，知识面宽）。3.要有较强的写作能力（全面透彻，简洁高效）。4.熟悉公文处理的规范（知晓要求，合乎规范）。第四部分公文写作二、公文写作的方法和步骤在决定拟写一份公文时，开始之前首先要弄清公文的主题和发文的目的，要全面理解领导的意图，有不清楚的地方，应及时请示，询问明白。然后按如下步骤着手写作:（一）确定中心内容主要解决什么问题？主要的指导思想和解决问题的主要原