个人知识管理体系的构建

概念解析工具箱TOOBOX－栏目编者按：当下，快捷的资讯和传播渠道纷繁芜杂，杂志作为信息载体并不占有速度上的优势，但却是整合信息、系统交流的便捷渠道。今后小编将陆续选编一些通用或专业的知识工具，与读者们分享，逐渐搭建一个互通经验的交流平台。如何做到有效地筛选、保存、管理和利用信息，并在此基础上提升知识吸收能力及创新能力，在当下这个信息过载的时代尤显重要，为此本期推出“个人知识管理体系的构建技巧及经验分享”，希望能够对大家有所启发。望热心的读者们给予更多的需求反馈及投稿交流，以帮助彼此更好地提升与完善。赵缘湘中国石化催化剂长岭分公司58HR经理人2014/42014/04HR经理人59工具箱TOOLBOX个人知识管理体系的构建及经验分享1个人知识构成体系每一个人都有自己的知识储备和知识体系，核心竞争力是由本身的专业技能来决定的，换句话说并不是知道的越多竞争力才越强，真正的核心竞争力是由自身1—2个专业能力来决定的，某方面专业能力越强竞争力才会越强。当然广泛的知识面对于个人的综合素质提升是有帮助的，但不是决定因素。个人知识体系分为三部分（见图1），呈正三角形分布，处于最底端的是知识面，处于中间层的是通用技能，处于上层的是专业技能，这一领域才是决定一个人核心竞争力强弱的关键，例如笔者的人力资源管理领域。（一）知识面知识面当然越宽广越好，主要内容是与专业技能相关，联系较为紧密的相关领域。如财务管理领域，就要多了解企业管理相关的方方面面。另外知识面还应该和自己的兴趣爱好相辅相成，把自己的兴趣爱好也放入这个区域，但是要注意不能喧宾夺主，不能把兴趣爱好作为专业技能，不然本末倒置。（二）通用技能通用技能必须具备一些通用管理方法和技术，如自我管理技能，包括时间管理、知识管理、精力管理、压力管理等。通用管理技能，包括团队管理、领导管理、沟通管理、执行力管理个人知识管理近几年比较流行的知识管理的理念和方法。从实用的角度来定义个人知识管理，是指个人通过工具建立知识体系并不断完善，进行知识的收集、消化、吸收和创新的过程，英文是PersonalKnowledgeManagement，简称为PKM。等。企业管理能力，包括财务管理、人力管理、战略管理、标准化管理、文化管理、品牌管理等。通用技能是一个桥梁，也是构建个人知识体系重要的一环，掌握基本的通用技能，能够为核心专业能力的学习提供强大的保障。（三）专业技能专业技能是谋生的手段，是薪酬待遇的保证，是个人发展的基础，是区别与他人竞争强弱的落脚点，是核心竞争力。通过知识管理的工具和技巧，通过日积月累的知识储备和学习不断提升专业技术能力，提升个人素养，增强自身价值。2知识管理流程知识管理流程根据自身情况流程各有不同，通用的表述为：收集—组织—分析—总结—实践—发表—对话。结合实际情况，笔者将个人的知识管理流程分为四个部分：学习知识—保存知识—共享知识—利用知识—创新知识（见图2）。下文中将讲述笔者的具体操作方法。3知识管理工具工具的选择现在的知识管理工具有非常多，摸索并使用过好几款，包括：为知、印象笔记、成功软件、针式个人管理系统，经过综合考虑最后选择了针式个人知识管理系统。为知和印象笔记对文件的上传大小有限制，由于工作需要有很多的图片格图2个人知识管理流程图1个人知识构成体系60HR经理人2014/42014/04HR经理人61工具箱TOOLBOX式，免费的流量不能满足需要，使用2个月后弃用，成功软件主要功能是时间管理，知识管理是作为软件的附带功能，功能有限，不能满足日常需要，放弃。针式个人知识管理系统是吴永志开发的一款个人知识管理系统，完全按照知识管理流程来搭建的管理平台，切合实际需求，已经坚持用了多年，能够满足知识管理需求，也为工作和学习带来了帮助，下面以自身的个人知识管理并结合针式个人知识管理系统来讲解下如何进行知识管理的。1．时间管理软件（见图3）2．针式个人知识管理系统（见图4）（一）学习知识在知识爆发的年代，人们接触的信息量成几何倍数增长，如何在茫茫的信息海洋里学习和吸取到对自身有用的知识是一门技巧，更是体现一个人综合素质高低的衡量标准，我们不能无限制的扩充自己的知识库，对信息收集和整理要有选择性的学习和吸取，对知识的收集和学习，我主要是通过以下几个方面来进行整理和学习的：1．RSS信息资料RSS信息定制的原则是实用、精简。以前RSS的阅读器主要用谷歌，谷歌关闭后使用了THEOLDREADER，并结合手机同步，电脑已读或者未读能实时同步到手机，反之亦然。在RSS定制主要分为三大类，第一类是专业知识（人力资源），具体包括：薪酬、社保、用工、劳务派遣、绩效等。第二类是个人提升知识，具体内容包括：知识管理、时间管理、项目管理。第三类是兴趣爱好，具体包括：军事知识、手机知识、PPT制作等（见图5）。对RSS定制的信息处理，固定时间处理，我的一般是早晨或者是上午，打开oldreader，对所有的定制的信息标题进行概览，把认为信息不合适的条目一步清空，对筛选下来的信息进行初步阅读，初步阅读后对自身的提升和知识储备有用的知识，进行转化，利用针式个人管理软件的收集网页功能进行快速收集，放入收集未整理栏目。对收集未整理的知识点利用思维导图等进行学习，学习后做简单笔记，再按照类别进行归档。在这里强调一个原则：所有收集进知识库的知识点，自己必须要阅读过，对其中的内容有一个感性的认识，知道这个知识点说了些什么内容。另外对RSS定制的查看一天只能有一次，不能老去查看有无新的条目，而干扰日常的工作和学习。2．日常工作资料对于在工作中所有的文件进行电子化后，分门别类的存放到知识库对应的位置。日常注重对工作数据和文档的收集，并及时归档是提升自身工作能力的重要方法和手段，工作能力的提升是建立在数据的基础上的，对于收集的数据和文档定期进行归档和回顾，能让你在工作创新上有新的思路和灵感，也方便对以往资料的查找（见图6）。图6日常工作资料图5RSS信息资料——THEOLDREADER图3时间管理软件图4针式个人知识管理系统62HR经理人2014/42014/04HR经理人63工具箱TOOLBOX3．自我提升资料对于学习时间管理、知识管理、专业学习后的心得体会，进行归档，设立专门的栏目进行收集。这是提高自我管理能力最重要的步骤，是将隐形知识转化提升为显性知识的重要一步。因为这些资料是自己花了精力思考后留下的财富，是体现自身价值最重要的一环，进行及时保存和回顾是PDCA循环中重要的一环（见图7）。4．专注领域资料自己专注的领域是自己将来要发展的方向，对于此方面的资料主要是通过互联网、专业学习、培训后收集的相关资料。对自己专注领域的资料收集既要有前瞻性又要有现实性，前瞻性对行业的发展趋势有了解，现实性是能结合实际的工作处理现实存在的问题。与自我提升资料并存为最重要的资料（见图8）。5．生活家庭资料生活和家庭资料的保存是强化自我管理的需要。比如：密码管理、财务管理、人脉管理、健康管理、生日管理、网络技巧等等（见图9）。（二）保存知识保存知识是个人知识管理的重点，保存知识不等于无限制的增加知识点内容，而是根据个人的需要建立经纬度想关联的保存体系，要做到：体系化、检索化。针式个人管理软件能无缝的实现这些管理。1.文件夹的设置（经度设置）对于所有收集和自我书写的资料都要给他按个家，这个家就是知识管理的文件夹。根据兴趣、爱好、生活、专业、专注等不同领域设立不同的文件夹进行分类管理。这里也有一个原则文件夹的设置不能过多，最多四层，过多会对资料查找带来一定的困扰。文件夹根目录设置（见图10）。2．知识点的管理（维度设置）知识点的管理是从四个方面来进行管理的，包括：知识点的命名、知识点的存放、知识点的标签、知识点的关联。（1）知识点的命名对于收纳进入知识系统所有的文件都有一个标准的命名规则，我的命名规则是：文件名_作者_知识库中母文件夹的名称_知识库中子文件夹的名称（看需要来设定，对于子文件夹多的资料可以不设置，对于子文件夹少的资料可以设置）_文档类型_收集时间。这样的设置方便对知识点的搜索，只要对查找的知识点有一个大概的记忆，就可以通过知识点命名的关键字，快速的查找到自己需要的知识点（见图11）。（2）知识点的存放知识点的存放是根据知识库中类别的设定，对收集的知识点按文件夹的名称和类别进行存放。（3）知识点的标签给每一个知识点设置1－2个标签，是查找知识点的一个重要环节，一个知识库如果只有200个以下的知识点的时候，也许你能快速的查找到想找的知识点，但是如果知识点上升到5000千个以上时，就要通过多种手段进行查找，其中录入保存每一个知识点时，给它定位一个标签，能达到快速找到想要的知识点。我在针式个人知识库管理软件里已经设置了70个标签，以@开头的为工作相关的，以#具体的为个人提升相关的，给每一个标签都统一了命名规则（见图12）。（4）知识点的关联对于一个知识点，它有可能属于这个文件夹，同样也属于那个文件夹，比如：一个公司的发文，这个发文是内部发文，要存放到内部发文文件夹，但是发文的内容却又属于企业年金类别。针式管理软件很好的解决了这个问题，它的文件关联功能解决了棘手的问题（见图13）。通过经纬度的设置能较好的把知识点收录进知识管理系统，而且通过通过此方法的设置能够快速的找到需要查找的知识点。图8专注领域资料图9生活家庭资料图10文件夹设置图11知识点命名图12知识点的标签设置图13知识点的关联图7自我提升资料64HR经理人2014/4工具箱TOOLBOX（三）共享知识共享知识是将隐性知识显性化的一个具体表现，概括一句话就是：让别人知道你知道。这样做有以下两个好处：●加强对知识的理解和掌握：通过文字将想要表达的内容写出来，否则只能感觉到自己已经知道，但实际只是皮毛，且构不成系统。●树立个人专业品牌：在竞争激烈的社会，显性化的知识表达能够建立个人专业形象，提升个人品牌，这正是提高竞争力优势的重要手段。当你写出来、说出来后，怎么去传播和扩散自己的知识，选择传播聚道就显得至关重要了。从传统渠道到新兴的传播渠道无非就是以下两个：●纸质媒体：通过报刊、杂志、书籍的发表来传播自己的思想。当今社会纸媒体的渠道越来越多，据统计每年以千计的数量在增长，这就给通过此种方法传播降低了门槛。●网络媒体：在数字化信息爆发的时代，博客、微博、朋友圈、门户网站的专门版块、QQ空间等都是传播信息的好渠道。个人认为，最好的手段是博客。博客是自身思想的集散地，通过博文发布和评论反馈都能收到较好的效果。另外，公司内部平台也是个不错的选择，比如公司内部论坛、公司内部交流群（QQ群等），这些都是在公司内部快速提升专业形象的手段。（四）利用和创新知识在个人知识管理上，我们不能只关注知识积累，而不注重知识能量的释放。知识学习和积累的出发点就是对知识的使用，并在知识的利用、交流中创造新的知识。在知识的利用上，一些传统的方法可能对个人知识管理有所帮助，例如归纳和演绎。想要利用已有的知识，既可以在个人占有的大量知识基础上进行归纳，找出事物间的规律，然后应用于实践从而对这种归纳结果进行检验，然后再从实践中修正归纳出的知识；也可以对原有知识进行演绎，帮助新的实践。有多种工具来辅助实现知识的利用和创新，例如头脑风暴、专业谈话、复盘等等，通过这些工具的运用可以帮助知识加工，形成应用知识的规则意识。例如，笔者头脑风暴的知识点，在“针式个人管理系统”中有一个独立的思维脑图。这张思维导图是自身知识库文件的归纳，将知识库用脑图的形式展示出来（见图14）。通过这种形式来归纳总结知识点，建立个人知识库的脑图并定期回顾，通过点、面结合寻找分析和解决问题的思路和方法。4知识管理的完善知识管理是新兴的管理手段，是一个不断积累和循环的过程。要提高知识管理水平需要运用PDCA循环，以后在个人的知识管理中要对标签的维护、文件夹的设置、知识的汇总及知识点的分享进行改进。通过不断的完善和改进，使得系统使用更加顺手、查找更加方便、知识点收集更加实效、对个人提升更有帮助。图14知识库的思维脑图