存货管理制度

1存货管理制度制定的目的和依据为加强集团各公司存货管理，保证公司存货的安全完整，规范存货的采购、验收、入库、保管、出库、销售、调拨、以旧换新、退库、废旧物资回收、盘点与核算等管理，特制定本制度。适用范围本制度是资产管理的重要组成部分，适用于集团各分公司及集团各部门涉及物资采购时执行。施行日期本制度自下发之日起执行，2015年5月18日下发的原制度同时废止。规范事项：一、相关部门的职责权限1、需求部门（即提料部门或合同执行人，以下均简称需求部门）：负责对物资计划的编制，根据物资实际需求，查看OA公示的库存情况并落实仓储库存后提出物资采购计划，计划批示后，严格执行计划，对到货物资要及时参加验收，及时办理领用，专项物资要实现零库存。物资使用部门需提供生产或维修用物品的安全库存量或最低库存量，每半年更新一次。石化公司提料部门在提报每月备件提料单时对应上次的提料单执行情况进行说明，标注所提料材料是否到货、何时到货，仓储进行审核。2、财务仓储部：负责提供库存可供物资使用数量。依据采购计划做好仓储计划和物资接卸准备。财务维护到系统中,不定期进行抽查。仓储部对2所有审核的日常采购提料单进行留存（不包括月、季度、年度批量），手工维护到货情况，每月初4号前上报提料未到货明细，转提料部门及采购进行确认后上报。3、技术部门：负责采购物资技术参数、技术标准的审核及意见签署。4、采购部门：负责对需求部门提出的需求物资进行市场询价、比价报批，负责对已批准的物资需求计划进行组织实施，物资采购、向需求部门下发到货通知。5、集团财务资产部：每月5日，将上月末库存情况及闲置的办公资产情况通过OA公示。二、规范的具体事项和工作程序：（一）存货的定义及分类存货：是指公司在日常生产、经营过程中持有已备出售的产成品、开发产品或商品，处在生产过程中的在产品，项目建设过程、生产过程或提供劳务过程中使用或耗用的材料、物料、备品、备件等。我司存货主要包括：原材料（生产用主要材料、辅助材料）、库存材料（甲供材料、食品原料、调料、维修材料、备品备件等）、低值易耗品（工器具、劳保护具、周转材料等）、在产品、半成品、产成品、开发产品、商品等。1、工业存货主要包括：原材料（生产用主要材料、辅助材料）、库存材料（维修材料、备品备件）、低值易耗品（工器具、劳保护具、周转材料）、在产品、半成品、产成品。2、地产存货主要包括：库存材料（主要为甲供材料）、开发产品，资产管理部主要负责库存材料管理。33、商业存货主要包括：库存材料（维修材料、备品备件、促销礼品）、商品（目前无、开展自营业务后购入）。4、物业存货主要包括：库存材料（维修材料、备品备件）。5、酒店存货主要包括：库存材料（食品原料、调料、维修材料、备品备件）、商品（烟、酒、饮料、茶等）。6、需求计划：各分公司及各部门根据生产、经营、维修、项目建设、日常管理物资需求及合理储备情况编制存货需求计划，同时要由需求部门各级领导审核、财务审核及分公司领导及集团领导的审核批准，方可执行。每月的甲供提料单，由项目提料部门发起并转各审核部门，财务、仓储、招标、项目必须核对上报。每月4日前由财务牵头，财务业务和仓储、招标、项目参加，对上月项目发生的甲供提料单进行汇总核对，联合确认无误后2日内财务牵头上报。若有提料量差异，则落实责任人；若因报件流转原因导致缺少部门审核，则报件流转人按己类考核。若财务未牵头，则按己类考核；若财务未及时上报汇总结果，责任人按己类考核；若各部门未及时参与汇总核对，责任人按己类考核。若当月未核对上报，出现问题造成的损失由各自主管副总100%承担。（二）存货的验收1、购进的各类物资等存货，到货时必须办理验收，验收标准适用于相对应的物资属性和类别。2、物资验收定义：是指对公司供货物资，按照国家规定的质量标准，合同约定及技术协议约定的技术标准，核对到货各类物资的规格、型号、生产单位是否与合同或约定一致，观察包装完好程度，并清点实物数量，4完成实物品质检查。3、相关部门职责：（1）财务仓储部：负责参与联合验收，对到货物资外观、规格、型号、数量确认无误后填写验收单并签署意见。（2）技术部门：按物资类别指派专业工程师，依据物资验收通知单时间到达指定验货区对到货物资进行联合验收，对到货物资外观、规格、型号、技术要求、质量参数确认无误后在验收单上签署意见。（3）需求部门：对到货物资外观、规格、型号、技术要求、质量、标准、数量确认无误后在验收单上签署意见，并明确物资用途。并对到货物资相对应或随机附带的材质单、随机资料、文件，由参加验收部门专业工程师负责收集、审核、审验、整理，并按流程签收、转交存档。（4）行政部门：集团、商业、物业、酒店、地产等零星采购验收时需由集团后勤部总务配合采购员等人员进行验收。当天购回的当天验收，下午5点后购回的次日9点前验收完毕。其中酒店因营业时间的关系，晚上可由当日值班经理配合验收。（5）物资初步验收单、技术资料交接单，由仓储库管员负责制作打印，参加验收人员签字确认验收结果、填写验收意见，办理技术资料文件交接，上报存档。（6）物资验收流程相关单据名称：①物资到货通知单：由采购部签发到货通知单与财务仓储部、需求部门签收，一式三联，采购、财务仓储、需求部门各一联。到货通知必须明确到货验收的合同、规格、型号、品牌、数量等内容，并确认是否与合同5到货要求相符。②物资验收单：物资验收结束后由参加验收人签字确认验收结果，仓储、采购、技术、需求部门各一联。③技术资料交接单：由仓储库管员与参加验收专业工程师办理签收交接，由专业工程师负责办理存档，一式二联，仓储、参加验收专业工程师各一联。④相关单据留存（非甲供材料无需施工单据签字留存）：初步验收单一式四联（财务部、仓储部、合同执行部门、存根各一联）；入库单一式四联（财务部、仓储部、合同执行部门、存根各一联）；出库单一式四联（财务部、仓储部、施工单位、合同执行部门或领料部门各一联）；退库单一式四联（财务部、仓储部、施工单位、合同执行部门或领料部门各一联）。⑤对于甲供材料单据留存：初步验收、入库、出库、退库单，各相关部门均需留存备查。每月3号前，仓储部负责对上月所有甲供材料的物资到货、出库、库存量情况进行汇总上报，需项目部对报件表中每项合同中的合同数量、到货数量、出库数量、库存数量、实际到货时间及逾期情况进行逐项核对，并签字确认（2日内）。财务部1日内审核汇总表内容是否正确，审计部负责审计。（7）验收流程①已签订供货合同的物资，由合同执行人提供供货合同及附件。物资到货验收通知，由需求部门根据到货时间电话通知各参验部门按时到指定6验收地点共同验收。②物资到货后仓储库管员审核供货清单并进行理货、核对数量、检查外观状态是否完好，并按物资类别存放在待验区。③参加验收人员依据材质单、随机资料文件进行物资联合验收，根据验收结果在物资验收单上签字确认并签署验收意见。④已验收合格的物资由仓储库管员负责办理入库，日采和直达物资验收合格现场直接与提料部门办理交接出库。对验收质量有异议的物资由采购部负责与供货商联系，并可组织复验。⑤验收不合格的物资，由合同执行人负责按程序和时限办理更换和退货。⑥未经验收或材质单不全的物资禁止办理入库，验收不合格或无材质单的物资禁止办理领用。合同厂家后期的维修供料，除厂家直接安装外，其余一律办理验收领用手续。（7）零采管理要求：①零采验收：对于零星采购物资，采购部门需至少提前2小时通知各参验部门按时到指定验收地点共同验收。所有请购材料验收时必须附有该材料的说明书、合格证、商标品牌、保修卡。由采购人员负责填写入库单，必须详细具体标注入库时间、材料名称、规格型号、品牌、数量、单位、供货商联系方式、公司名头、发票类型（普通发票/增值税税发票）、质量附件、出厂日期、保修期限、使用地点，同时附核销须知；由请购（技术）部门负责外观质量，并负责验存该材料质量的相关材料，同时在入库单上填写计划出库时间；由行政部、财务部负责验收数量。对于电脑设备软、7硬件系统由集团信息部、使用部门、采购部门、财务部、行政部联合验收、相关附件由使用部门进行保存。②零采的赊购或垫付：如采购员因业务紧急等情况，以垫付或赊购形式急采的，到货后需联系资产等部门进行联合验收，后走请购手续（特别注明赊购或垫付），走账公司或暂无发票等信息不全的可以在验收单上单独注明，但资产只能待相关信息齐备后才能办理系统录入手续；如采购员未办理验收手续而直接使用物品的，财务将不予核销，费用由采购人员承担；如因核销手续属实需补办验收手续的，需核销部门发函至财务说明情况，并按《行政管理办法》丁类考核；如业务会计审核时无出入库单就给予核销的，由业务会计和采购员各承担一半核销费用。③赊购或垫付的备案：采购人员赊购或垫付进行验收后，需将验收单复印并经部门经理签字，当日转给业务会计进行物资采购备案，业务会计详细登记采购信息并予以跟踪，日常加以维护并跟催落实。如采购员无登记备案的，财务将不予核销。每周五业务会计列出暂支款未核销明细和赊购垫付明细，发函给各分公司相关部门落实回复，如无特殊合理原因或批示的，则依照《暂支款核销管理规定》，不能按时核销的款项从采购员当月绩效中扣除，待采购员核销时请款返还。每月由业务会计汇总上报一次暂支款核销情况及采购备案情况。④采购人员离职：采购人员在离职时需填写是否有赊购款，由员工本人及部门经理共同签字确认，后期如出现问题，部门经理须承担损失。（8）材质单随机资料转交①物资材质单、产品合格证、随机资料相关文件，是供货物资的质量8依据应妥善保管，并按档案管理规定进行管理。②物资供货商负责对物资材质单、产品合格证、随机资料等有关文件的提供，专业工程师负责对相关资料文件的审核、审验。财务仓储部保留复印件。③财务仓储部库管员负责打印技术资料交接单并与验收专业工程师办理技术资料文件的签收交接。专业工程师负责技术资料的转交存档。④物资验收单，由各参加验收部门分别存档，技术资料交接单，由仓储库管员、专业工程师转交部门档案员分别存档。（9）采购员或招标签订合同购回的物资财务要事后审核。如在验收过程中或使用时发现质量、性能、规格标准等与以往购进的物资一致，但价格明显较高的，排除市场波动或批量采购之外因素的，财务要将问题反映上报，必要时由审计或督检追溯责任，避免公司损失。（三）存货的入库1、经联合验收合格的物资，库管员按物资类别及编码分别存入相同物资的区域，并按位号、架号定位进行摆放。没有二维码及编码的物资严禁入库。2、物资入库后当日填写物资标识卡并记入保管台帐。3、化学品类物资入库执行公司危险化学品管理制度，应严格按照物资性质、类别分类仓储；剧毒、易燃、易爆化学品入库实行双人、双岗管理、贵重物品入库后应加封加锁。4、酒店日采、其他公司直达物资管理（1）需求部门收到物资到货通知后，做好物资接卸准备，并指定物资9接卸地点。（2）日采、直达物资范围①具备仓储条件的物资，如化学药剂、试剂、玻璃器皿、保温材料、酒店后厨用海鲜、肉、蔬菜、水果等。②不适宜二次搬运的大型机、电、仪设备。③检维修及抢修急需的物资。④避免二次搬运的项目专用的物资。（3）日采、直达物资到达公司后，由仓储库管员直接将物资带送到物资使用现场，相关部门参验人员到指定地点进行验收，验收合格后由保管员与需求部门办理交接，同步按物资入库管理程序办理入库，出库手续。5、入库票据管理（1）库管员依据验收单、吊装作业原始记录，并附签章的物资发货清单、过磅单等票据依据以上资料，录入电脑保管台帐，打印入库单，将所有原始资料附资料交接单与集团财务部资产会计进行签字交接。当日发生的验收单据当日须录入系统，如物料种类较多导致新增信息项超30项的，次日必须录完。录完系统后打印单据，由相关责任人签字后交采购员一联用于核销。（2）入库单据生成后，任何人不允许反审核，修改单据。发现的单据错误，需要报件转信息部协助进行调整，不允许私自调整单据。（3）日采、直达物资相关票据，按正常入库物资票据管理流程办理。录入电脑保管台帐，同时制作打印出库单，物资领用部门签字后将所有原始资料附资料交接单，与集团财务部资产会计进行