浅谈档案资源的管理与利用

龙源期刊网浅谈档案资源的管理与利用作者：张忠岭来源：《神州》2011年第05期摘要：档案资源作为重要的信息资源，其巨大的社会价值已经被越来越多的人所关注，现代社会对档案资源的利用已经十分普遍，但在利用档案资源的同时，如何行之有效的管理档案资源，已经引起档案工作者的高度重视，作者根据实际工作经验，阐述了现阶段情况下如何有效的管理、利用档案资源，使之更好地为社会服务。关键词：档案资源；管理；利用前言：档案是人类知识与智慧的结晶，是从事各项工作与研究的第一手珍贵材料，是社会主义物质文明、精神文明建设的必要条件，但是如何使这些“死档案”变成“活信息”，如何对档案资源进行更加科学高效的管理与利用也是各方关注的焦点。对于档案资源的利用，既要重视对其进行有效的保护，又要合理的发掘利用，以实现信息资源共享，由此，档案资源管理工作的意义就凸显出来，档案管理工作的质量将直接影响国家与人民的经济利益与社会利益。怎样协调好两者之间的关系，已成为档案管理人员首要任务。一、档案利用过程中的管理工作档案外调或以其他方式进行查阅的过程，是档案资源最容易出现问题，遭到破坏的环节，因此，在档案的利用过程中，应做到以下几点：⑴完善制度建设：应根据实际工作情况，针对不同层次的利用人员确定相关的利用范围，做到利用工作有章可循，档案利用工作相关规章制度应严密简明，便于执行，并在实际工作中加以总结，不断充实和完善，以确保档案利用过程中原始文件完好无损，内容不被泄漏。⑵提高档案管理人员的队伍建设。首先，负责档案利用工作的管理人员，应热爱档案事业，认真贯彻档案利用工作制度，具备较高的政治素质，要有较强的责任心；其次，要有较高的业务素质，有良好的专业知识，熟悉档案工作内容，知晓相关的法律法规；再次，负责档案利用工作的人员应具备较高的文化素质，善于分析问题，总结经验，从档案利用工作中发现规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用工作中出现的问题。⑶制定严格的监督措施，有选择的加强监管，在档案利用过程中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护，有条件的馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。龙源期刊网在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，并在利用登记簿上备注说明，发现问题及时查处。二、在档案管理过程中的利用工作1在档案开放过程中的利用工作在档案的开放过程中，是档案利用最为频繁，出现问题最多的环节，因此，要做到以下几点：首先，在档案开放利用前做好基础工作：应做好档案副本编制工作，对珍贵重要的档案，及时采取相应的形式进行复制，完善档案副本的补充工作；应编制科学的检索工具，逐步形成科学的检索体系，实现检索途径多元化；应提高开放档案案卷的质量，对原有基础材料进行系统整理，达到相关要求；应适应相关的检索管理的要求，建立健全档号。其次，档案资源作为社会信息资源，必须保证充分的开放和利用，这就要求档案的管理人员既要做好开放利用，又要确保档案的安全，由此，建立严格的审查工作是档案开放利用的前提，档案管理人员应根据相关标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。对初审中没能准确判定开放与控制使用程度的档案，应会同具有较高政策水平和业务能力的档案管理人员进行重点审查，以确定利用范围。有关领导应根据初审和中审的情况，对前期审查结构进行权衡，进行综合分析审查，最终批准涉及档案的开放利用的程度与范围。最后，在档案资源的开放与利用中，应根据不同内容的档案资源，针对不同利用对象的不同目的，有重点的对开放的档案加强监护。特别应注意的是，档案管理者一定做好内容重要的档案资源的利用监管工作，针对这些档案资源应制订严格的监督制度，相关的管理责任人员应在档案归档后，对档案进行仔细检查翻阅，对被利用过的案卷和文件做到发现问题及时处理，并在相关利用记载上进行准确详细的备注说明，一旦发现损毁档案以及其他较为严重的违法行为，做到及时上报有关领导，以便对违法行为进行查处。2在档案保管过程中的利用工作在档案的保管过程中，要进行档案的利用工作，应从以下几方面着手：要执行相关的档案管理制度，通过管理制度约束各类档案的检索行为，档案部门应逐步建立具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的多媒体全文数据库，利用网络技术开展档案计算机检索业务，对于室藏的档案，无论是内部使用还是外部利用，当所需使用的档案数量较大时，可按制度规定分批定量提供，且应要求使用者在使用过程中和交还档案时，保持其实体秩序的排列顺序，以免发生错乱。凡外部利用的，在利用现场均应配备档案工作人员进行监督，随时检查利用者的利用龙源期刊网行为，发现问题及时指出并予以纠正，将不良现象消灭在萌芽状态。档案的利用方式以现场阅览为基本方式的，经允许拍照或复印的原则上应由档案工作人员承担，档案利用的场所应为集中式的大阅览室，一般不为利用者安排单独的利用房间（单间），因特殊需要提供原件利用时，要格外注意监护问题，必要时可责成专人始终陪伴进行利用。结语随着档案资源的不断开放与深入利用，如何妥善协调好管理者和利用者之间的关系，正确处理好档案开放利用与管理工作的关系，准确协调信息的查阅与公开的关系，既要为档案资源的使用者提供工作的便利，又要积极开展档案的科学管理工作，既要确保档案管理的有效性，又要积极提高档案管理的利用性。参考文献：[1]张斌.浅谈档案的管理系统.《科技档案》，2003．[2]王丹.实现档案的管理规范化.《科技档案》，2005．