2011经典企业公文写作与处理PPT

企业公文写作与处理[20110816]前言公文时一个组织（企业）的脸面，在公务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用，可以说是公司整体形象的书面代表。公文处理的正确与规范代表企业的管理水平和管理质量。同时，也可为企业创造效益并减少不必要的损失。主要内容一、公文基本知识二、公文格式规范三、公文语言规范四、公文结构规范五、常用公文写作六、企业公文处理一、公文基本知识（一）什么是公文（二）公文的特点（三）公文的作用（四）公文的种类（一）什么是公文公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在公务活动中形成的具有法定效力和特定体式的应公文，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，发布法规和规章，实施领导和管理，办理公务，规范行为，记载和传递公务信息的重要工具。（广义公文、狭义公文）企业公文，是指企业在实施管理、处理公共事务和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和特定体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线方针政策、贯彻企业发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。（二）公文的特点权威性第一，由法定的作者制发；第二，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，企业公文是企业内部各部门开展工作的依据。规范性第一，公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。第二，公文文种的选用、格式排版、结构的安排、语言的使用等都有统一的要求和规定。政治性第一，企业公文是随企业的产生而产生的，其基本内容直接反映企业的管理意向和根本利益。第二，企业公文是传达企业的路线、方针、规章、制度，实现对企业的领导、管理的重要工具。（三）公文的作用领导指导作用联系公务作用宣传教育作用依据凭证作用规范言行作用（四）公文的种类党的公文：决议、公报、指示、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。行政公文：命令（令）、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。企业公文：决议、指示、条例、规定、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。二、公文格式规范企业公文格式的具体项目眉首：发文机关标识、发文字号、签发人。主体：标题、主送机关、正文、附件说明（附件）、发文机关、成文时间、印章、附注。版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。企业公文格式的具体要求1.公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、发文时间、印章、主题词、抄送单位、印发单位及时间、附件等部分组成。2.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文单位、事由和文种，除批转规章制度性文件外，一般不加书名号。3.发文字号，包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联合发文，只标明主办单位发文字号。企业公文格式的具体要求4.公文除会议纪要外，应加盖印章。5.保密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。6.紧急公文应分别标明“特急”、“急”字样。7.请示一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应用抄送形式。8.公文如有附件，应在正文之后，注明附件名称和顺序。企业公文格式的具体要求9.发文单位应写单位全称或规范化简称，几个单位联合发文，应将主办单位排列在前。发文机关标识用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。10.会议通过的文件（指决定、决议），应在标题下、正文前注明会议名称和通过日期。企业公文格式的具体要求11.文字从左到右横写、横排。12.文件标题一律用2号宋体字，正文使用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。如有抄送机关，在主题词下l行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。企业公文格式的具体要求13.公文纸用A4打印纸，装订一律使用二颗订书钉，左侧装订，包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。三、公文语言规范（一）语言的表达方式（二）公文语言的特点表达方式，又叫表达方法、表现方法。它是运用语言形式来介绍情况、陈述事实、总结规律、阐明观点、抒发感情的具体方法与手段。（叙述、描写、抒情、说明、议论）（一）语言的表达方式公文语言的特点和要求：准确、简明、朴实、庄重。（二）公文语言的特点准确：一字入公文，九牛拔不出简明：句中无余字，篇内无赘语朴实：不拐弯抹角，不可以藻饰庄重：用词严肃端庄，不带感情色彩四、公文结构规范（一）公文的开头（二）公文的主体（三）公文的结尾1.常规式开头①发文原因②发文根据③发文目的④文件形成过程2.引据式开头3.情况式开头（一）公文的开头1.分条列项式2.文章式3.篇段合一式4.领起用语式5.小标题式6.章断条连式（二）公文的主体1.使用公文结尾专用语①表强调②表指示（提出要求，发出号召等）③表祈请2.交代有关未尽事宜3.无专门的结尾，正文写完自然结束。（三）公文的结尾五、常用公文写作（一）通知（二）报告（三）请示（四）批复（五）会议纪要（六）函适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。用于发布内部规定、人事任免、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。（一）通知1.通知的特点运用的广泛性使用频率高种类多时效性强2.通知的种类规定性通知布置性通知告知性通知经转性通知（印发、发布、转发、批转等）任免通知会议通知3.通知的写法标题主送机关正文通知缘由：背景、根据、目的、意义通知事项：因通知的类别不同而写法各异执行要求：也可不提要求（二）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。1.报告的特点单向性陈述性事后性综合性2.报告的分类按性质分：专题性报告综合性报告按内容分：汇报性报告情况性报告答复性报告建议性报告呈转性报告3.报告的写法标题主送机关正文报告导语：背景、情况、目的、依据报告主体：成绩、做法、经验、体会、打算、安排；情况—原因—教训—措施报告结语：重申意义、展望未来；模式化的套语。4.报告写作中的注意事项严格使用文种，不要与请示混用。报告中不得夹带请示事项。材料要客观真实、实事求是。（三）请示请示适用于向上级机关请求指示、批准。1.请示的使用范围第一，下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时候，要用请示。第二，下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示。第三，下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，要用请示。第四，下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用请示。第五，下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。2.请示的特点期复性单一性（一文一事、一个主送机关）针对性时效性3.请示的种类请求指示的请示：要政策、要办法请求批准的请示：方案、规划、措施请求帮助的请示：人、财、物4.请示的写法标题主送机关：只有一个、不送领导个人、不越级正文请示缘由：充分、恰当、具体请示事项：指示、批准、帮助，明确、具体请示结语：当否，请批复6.报告和请示的区别行文目的不同行文内容不同行文时间不同主送机关不同（四）批复适用于答复下级机关的请示事项。1.批复的特点被动性针对性指示性时限性2.批复的写法标题主送机关正文批复引据批复事项执行要求批复结语（五）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。1.会议纪要的特点纪实性概括性指导性3.会议纪要的发布会议纪要一般不向其他机关、单位发送，只发向本机关领导人、直属部门和下级机关、单位。发文范围在抄送栏内以“发”、“送”等字样后面加冒号标明。会议纪要向上级机关呈报，应以报告的形式向上报送。4.会议纪要的写法标题会议名称+文种：事由+文种：成文日期：一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。正文前言：会议的基本情况主体：会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等。结尾：简短，强调意义、提出希望和号召等，有的将参会人员放在结尾。5.会议纪要的例文×××有限公司×年×月×日会议纪要时间：×年×月×日地点：×××主持人：×××出席：×××、×××、×××、×××本次会议讨论了×××事宜，总结了×××，确定了×××等事宜，现将会议议定事项纪要如下：一、会议听取了××××××。二、会议指出，××××××。三、会议对×××作了明确。1.×××××2.××××××××有限公司×年×月×日（六）函函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准和答复审批事项。1.函的特点平等性和沟通性灵活性和广泛性单一性和实用性2.函的种类按性质分：公函、便函按方向分：发函、复函按内容分：商洽函、询问函、请批函、答复函3.函的写法标题发文字号主送机关正文发函缘由事项希望要求4.函的例文关于商谈××价格的复函×××厂业务部：贵厂3月23日《关于××品牌电脑报价的函》（××××〔××××〕×号）收到，情况已悉。与同类产品相比，贵厂所报价格偏高。如果贵厂能在所报价格上再优惠10个百分点，我方则会愉快地接受贵方价格。希望近日收到贵方回复。一旦得到贵方确认的价格，我方将立即向贵厂发出正式订单。合作愉快。×××公司(公章)×年×月×日六、本企业公文处理要求发文处理程序1、拟稿：拟稿分两步，首先由公司领导草拟或口授文件，表达出文件的内容和意图，然后由相关部门按照草拟内容，拟写出正式的文件稿。拟稿的要求是：重点突出、观点鲜明、表达准确、文种合理，尽量“一文一事”。2、核稿：拟稿后，由各部门负责人进行核稿，检查内容是否准确反映领导的意图，语法文字是否规范，然后交办公室主任进行审核，检查格式是否符合要求，文种及标题是否合适等。本企业公文处理要求3、签发：涉及企业整体事务或冠以公司名义的文件，必须由公司的主要负责人签发。签发人对文件负有完全责任。签发内容是：发送单位、阅读范围、密级程度、缓急要求等。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。本企业公文处理要求4、注发：文稿经过签发，正式文件已经形成，进人注发阶段。一是要对文稿进行编号；二是确定发出日期；三是确定文件的印刷方法。5、打印：打印文件时，应先打出样稿，经撰稿部门（人）与原稿校对，确认无误，在校对稿上签字后，按所要求的份数打印出来。成文日期右空4字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”。本企业公文处理要求6、盖印：文件需要加盖印章后才能发送，由印章保管人执行，所盖的印章应清晰端正。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的