2016年最新公司资质证照管理办法

1资质证照管理办法（草拟稿）第一章总则第一条目的为了加强公司资质证照管理，规范资质证照使用、确保资质证照的安全性，特制定本办法。第二章资质证照定义、分类第二条定义政府机关及其他部门颁发给公司的各类营业执照、登记证、许可证、资质证、荣誉证、产权证等证书。以下简称“资质证照”。第三条分类根据公司运营实际情况，公司资质证照分为以下六大类：经营类、特行类、业务运营类、荣誉类、权属类、其他类。各类资质证照分类明细具体参照《资质证照分类明细表》。第三章资质证照管理原则、职责划分第四条管理原则公司证照原则上要求由办公室集中统一保管，结合公司当前实际情况，为了便于各项业务的顺利开展，各项目部相关的资质证照由其项目部指定人员保管，其他的资质证照全部由公司办公室集中保管。第五条职责划分（一）公司办公室负是公司所有资质证照的归口管理部门。具体职责如下：负责对公司的资质证照管理工作进行指导、检查、监督和培训；负责监管公司各类证照的申报、年审、变更、注销工作；负责建立公司资质证照管理制度的建立和完善，负责建立公司所有资质证照台账明细；负责公司部分资质证照申办、年审、变更、注销工作。（二）各项目部负责其相关业务职责内的资质证照的申办、年审、变更、注销工2作。（三）其他相关部门负责其业务相关的资质证照的申办、年审、变更、注销工作。（四）各子公司、分公司负责其单位内部各种资质证照的具体管理工作：包括资质证照的申办、年审、变更、注销以及保管工作。（五）各类资质证照的责任部门为资质证照的第一责任人，要及时办理有关证照申办、年审、变更和注销工作；资质证照的保管部门为证照管理一般责任人，要及时提醒相关责任部门进行资质证照的年审、变更等工作。（六）各类证照的具体职责划分参照《资质证照分类明细表》第四章资质证照的申办、年审、变更第六条工作职责（一）公司办公室负责企业法人营业执照、组织机构代码证、进出口货物收发人报关注册登记证书、对外贸易经营者备案登记表、自理报检登记证书、货运代理备案登记证书、西安市技术贸易资格证书、出入境备案证（港澳）、企业境外投资证书、商标证书、专利证书、计算机软件著作权证书证书的申办、年审、变更工作。（二）财务管理中心负责税务登记证、开户许可证、机构信用代码证的申办、年审、变更工作。（三）董秘室负责企业证、统计登记证的申办、年审、变更工作。（四）人力资源管理中心负责社会保险登记证书的申办、年审、变更工作。（五）测井项目部负责道路运输许可证、辐射安全许可证书的申办、年审、变更工作。（六）质量安全部负责安全生产许可证、民用爆炸物品销售许可证、民用爆炸物品储存许可证、民用爆炸物品使用许可证、API管理体系审核证书、HSE管理体系审核证书、体系内审员证书的申办、年审、变更工作。（七）各项目部负责其相关业务职责内的资质证照的申办、年审、变更工作。3（八）公司资质证照管理的具体工作职责参照《公司资质证照分类明细表》。第七条工作要求（一）各部门因业务需要办理相关资质证照的，须经本部门领导同意，方可办理。（二）资质证照的责任部门要按照国家有关部门的规定及时办理各类证照的年审、变更工作；证照保管部门要督促责任部门及时进行证照的年审、变更工作。不允许发生推迟年年审、变更事项。（四）特行证照的申办、年审、变更完成后相关部门要及时向质量安全部备案，再由质量安全部向公司办公室备案；其他证照的申办、年审、变更完成一律向公司办公室备案。（五）证照在申办、年审、变更完成后，其相关文件由经办部门妥善保管。第六章资质证照的注销第九条工作职责按照公司实际业务需求，对于需要注销的资质证照，相关部门须按照政府职能部门的有关规定办理。注销后的资质证照要及时到保管部门备案。第十条工作程序各种资质证照的注销要填写《资质证照注销申请表》，须经过申请部门主管领导批准方可办理注销。第七章资质证照的保管第十一条保管职责（一）为方便公司各项业务的顺利开展，公司证照保管实行以“以公司办公室保管为主，各项目部为辅”的保管原则。（二）对于公司机动车辆登记证书、房屋所有权证书等涉及到实物资产的证书具体参照《实物资产管理制度》进行管理，不在本办法管理范围之内。（三）公司各类证照的具体保管职责参照《资质证照分类明细表》。第十二条保管要求（一）资质证照保管部门要建立资质证照的明细目录，目录登记项目包括证照名称、颁发部门、数量、登记日期、有效期限、年审情况、年审责任人等。（二）所有资质证照要建立电子档案，将证照进行扫描或拍照后将电子版予以4存档。公司荣誉类的奖牌、奖杯等体积较大的实物可先拍照后将电子版存档，将实物陈列至会议室或其他能够有效宣传公司形象的位置。（四）各单位要确保各类资质证照妥善保管。一旦发现被盗或丢失，应立即逐级报告并及时补办。第八章资质证照的使用第十三条审批流程在办理各项业务工作中需要借领公司证照原件或复印件时，经办人须办理证照借领手续（见附件1“公司证照借领审批登记表”）。资质证照因业务需要需外借到异地时，须经资质证照保管部门主管副总批准方可外借。第十四条使用要求（一）资质证照借领人办完业务后应及时归还所借原件。（二）公司资质证照复印件对外使用时需加盖公司公章方可发生效力。（三）使用资质证照复印件时，证照专管员须加盖“再复印无效“等内容的红色印章。（四）公司资质证照未经相关领导审批，任何人不得随意查阅、复印、外借。（五）禁止擅自使用公司的资质证照进行各种担保。（六）资质证照借领原则上坚持一事一用，不得随意转作他用。第九章罚则第十五条公司资质证照应妥善保管，不得遗失、损坏。如出现遗失或损坏，应立即向资质证照保管部门及保管部门主管副总报告，由证照责任部门及时与发证机关联系，办理证照的挂失和补办等手续。证照借领人和使用人需写出书面检查交公司处理。第十六条对于证照遗失、损坏，未造成公司损失的由责任人承担补办证照全部费用；造成损失的全额赔偿并处50-100元罚款。第十七条本办法解释由公司办公室负责。第十八条本办法自下发之日起实施。附件：1、公司资质证照借领审批登记表2、资质证照复印件印模53、资质证照注销申请表二〇一三年五月三日6附件1：公司证照借领审批登记表公司证照借领审批登记表编号：2013-编号时间证照名称原件/复印件份数用途、使用范围、时间借领人经办部门审核主管部门审核主管副总审批归还时间确认人备注注：1、只有在本表逐项填写审批后证照保管人员方可办理证照借领；2、本表由证照保管人员负责保存归档附件2：证照复印件印模再复印无效仅限使用7附近2：资质证照注销申请表资质证照注销申请表申请部门申请人申请时间资质证照名称颁发机构颁发时间注销事由申请部门经理审核申请部门主管副总审核公司总裁批准备注