常用公文写作要点

常用公文写作要点一、通知（一）特点一是应用广泛，使用频率高；二是对行文方向的限制不严格，基本上是下行文，但也允许主送平级和不相隶属的机关；三是内容单纯，一文一事，行文简便。（二）总体结构（1）标题。写明发文机关名称、事由与文种。（2）主送机关。（3）正文。写明制发通知的根据与目的、通知事项，通常用“特此通知”结尾。也可以在结尾处再次明确主题或作必要的说明。（4）制发机关与成文日期。（三）颁发、转发、批转公文的通知这三种通知的正文都比较简短，最简单的形式就是指出谁，经谁批准，为何原因，根据什么，制定了一个什么公文，现将公文发（转发）给谁，怎样执行（或从何时开始施行）。稍复杂一点的就是在上述简单形式的基础上，对被印发、转发的公文或其所针对的事物进行评价分析，说明意义，指出执行中需注意的事项，或者对这些公文中的规定、要求等提出补充性意见。例文1注意事项在撰拟颁发（或印发）公文的通知时应注意，必须认真交代这一规范性公文的有效生成过程，特别是在当这一过程本身就是法定的情况下。在撰拟转发公文的通知时应注意，评价被转发的公文时不得随意发表批评性意见。在撰拟批转公文的通知时应注意，通知本身就是一个批示，可以对批转对象提出包括批评性意见在内的各种评价意见。颁发（或印发）、转发、批转公文的通知都以颁发、转发、批转对象作为附件，都有对这些公文的执行要求。在“执行”二字之前往往都有一些限定修饰成份，应注意精确恰当地选择词语，根据实际需要正确使用“认真遵照”“切实遵照”“参照”“参考”“研究”“参酌”“酌情”等含义有显著差别的字句，以保证公文的有效性。（四）指示性通知指示性通知指用于传达要求下级机关办理和有关单位需要共同执行的事项的通知。这种通知的发送对象虽不只是下级机关，但因其内容为更高层次机关的指示精神，因而仍具指示性。指示性通知的正文一般包括：行文的依据（客观情况、上级要求等）或目的意义；上级指示的精神及其具体化，如政策规定，工作任务及安排；执行要求及有关注意事项，如步骤、方法、时间要求、政策界限、报告执行情况的方式与期限等。后两部分内容常需以分条列项目的方式表达，每条的开端大都以简短文字对主要内容加以概括（主题句），其后再予阐述发挥使之具体化、明确化。例文2撰拟指示性通知时应注意：必须在文中指明行文依据，指明公文中的政策、规则、要求是上级的指示；语气应肯定；内容应具体明确，应使受文者通过阅读公文能对：做什么工作，为何要做，具体怎样做，依照何种要求和标准，以何种方法去做等获得明确的认识，要拿过来就能干，就能有效果；避免一刀切、绝对化的提法，注意给其留有因地制宜、实事求是处置问题的余地。（五）知照性通知知照性通知指用于转达要求各有关方面周知（只需要知晓而不要求直接执行）的事项的通知。这种通知的发送对象更为广泛，级别方面的限制也不严格，对下级对平级，甚至对一部分上级均可发送。正文主要包括：形成该事项的过程、原因、根据；事项的具体内容（性质、状态）。为简化正文，有时以附件（如任免名单、公章印模、组织章程等）对事项的内容作细致交代。例文3撰拟知照性通知时应注意：制发这类通知主要是在依法依制履行程序手续，为保证其有效性往往需对履行这些法定程序手续的情况予以说明，故此类内容不得随意略去；公文只需受文者了解事项的情况，因此，一般不需对事项加以议论评价，只求明确地反映事项的有关性质、状态，文中一般也不涉及直接的执行要求。二、批复（一）特点批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行；具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制发的；具有明确的针对性，批复的内容需针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。（二）总体结构（1）标题。写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度，如《民政部关于同意福建省撤销崇安县设立武夷市的批复》。（2）主送机关。一般只为报送请示的机关。（3）正文。（4）发文机关与成文日期。（三）正文主要有三方面内容：指明针对的来文（时间、发文字号、标题等），简要交代形成答复意见的过程；应对方请求回答是否同意或批准有关要求，或应对方请求提出解决工作问题的指导性意见，如不能批准时，需说明理由，只部分同意或批准时，除说明理由外还要提出具体修正、补充的意见，应对方请求发表指导性意见时，具体写法可参照指示或指示性通知；常以“此复”“特此批复”等结束，有时也以提出请对方复文的要求作结，如请对方汇报有关情况，答复有关疑问等。（四）撰写要求第一，在批复前必须进行充分的调查研究工作。第二，批复的意见应明确、具体、可行。第三，态度必须明朗，应有问必答，对所有要求答复的问题都有所交代。第四，内容较复杂，事项层次较多时，可分条列项表达各项具体意见。最后，应注意保持公文的高度针对性，不涉及对方请示问题之外的其他事务和问题。关于《电冰箱客户定牌为“牡丹牌”请示报告的批复××分公司：你司××××号文，关于电冰箱客户定牌为“牡丹牌”请示报告，经研究，同意客户要求，使用定牌“牡丹牌”出口1200台，特此报复。希履约。××市××公司××××年×月×日××分公司关于港商方面提出电冰箱定牌问题的请示××公司：78P4201合约项下，我同香港益民公司签双门无霜电冰箱1200台。该项业务属带料加工性质。签约时双方协商，暂把商标定为“天坛牌”。最近港商方面提出“天坛牌”商标推销起来有困难，希望改为“牡丹牌”，标牌形状、图案亦由他们提供。可否同意，请批复。××分公司××××年×月×日三、请示用于下级机关向上级机关请求指示或批准。（一）总体结构1·标题。写明发文机关名称、事由与文种。2·主送机关。3·正文。4·发文机关与成文日期。（二）正文●行文的依据、原因；●待解决的问题及初步方案，不只一个方案时的倾向性意见及其理由；●行文要求，即请上级复文的要求，常用“当否，请示。”“当否，请批复。”“请审核批复。”“妥否，请鉴核批示。”等惯用的结尾词语表达。例文4（三）撰写要求第一，请示必须是向上级有所呈请，请其给予答复时才能使用，而且不能处处事事都请示，必须满足一定条件时才能行文。第二，要严格遵行一文一事、只主送一个机关、一般不越级行文的原则。第三，提出的请求应清楚明白，有几问，要对方批准或指示什么必须明明白白，以便于对方有问必答。第四，未获上级批复前，不能将公文抄送给自己的下级。第五，陈述理由时要客观充分，但不要讲空泛的大道理，更不能以教训人，强加于人的语气来陈述。第六，应讲究有关内容的表达次序，以提高表达效果。如在写请求上级批准的请示时，作者提出的解决问题的方案很可能是两个或多个，这时就应将倾向性的意见放在最前边。第七，在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下，可用各种附件作详细说明，以简化正文。关于劳教审批政策问题的请示报告（１９９０年７月２０日）公安部：一、公发[１９９０]９号文件下列条款适用范围是否包括那些在农村作案的农业人口？第一条第三款“卖淫或嫖娼被公安机关查处两次以上（含两次）的，应予以劳动教养。”；第二条第二款“但对被公安机关查处两次以上（含两次）的屡教不改者，应予以劳动教养。”；第五条第一款“以赌博手段设局骗钱数额巨大的，屡教不改的赌博分子，以及为赌博活动提供场所、赌具、食宿条件的，应予以劳动教养”。二、人大常委会通过的《关于处理逃跑或者重新犯罪的劳改犯和劳教人员的决定》中规定对劳教人员解除教养三年内犯罪，外逃后五年内犯罪的，从重处罚。但对逃跑后五年内再未发现犯罪的是否再予追究未作规定。我省有一劳教人员于八六年被处于劳动教养三年后，闻风逃跑，至今已四年，返乡后经审查没有发现新的违法犯罪事实，现是否还要执行原决定？上述请示，务必速予答复，以便执行。省公安厅劳教审批办四、报告报告用于在工作中，根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问.报告的主要特点是：受报告制度的影响，为各机关普遍经常使用；一般可制发于事后，也可制发于事前或事中；不具备强制复文的性质。（一）特点（二）总体结构（1）标题。写明发文机关名称、针对时间或事由、文种。（2）主送机关。（3）正文。（4）发文机关与成文日期。（三）报告正文正文主要包括：行文的根据（应要求还是有了情况主动汇报）或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题（时间、地点、人物、背景、经过、结果等）并对其性质进行概要分析；对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向；结语，请上级指出问题的报告则为：“如有不当，请指正”。其他报告则以“特此报告”“此报告”等结尾词强调行文目的。例文4（四）撰拟工作报告时应注意第一，报告中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示。第二，应根据行文的目的和上级的实际需要组织文字，突出重点情况和问题，重点讲按制度规定和上级要求或上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容。第三，应及时行文，以便于上级能掌握即时信息，及时指示方向，纠正错误，解决问题。第四，对有关数字、数据的陈述务必真实、准确、全面，以免上级以此为依据制定决策时造成失误。第五，在撰写答复询问的报告时，要注意针对性，首先要指明所针对的来文日期与来文询问的内容，然后扣住上级提出的问题明确作答，不要涉及无关的情况和问题。五、意见意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见可以是上行文，也可以是下行文，还可以是平行文。下行的意见正文与指示或指示性通知相类似。上行的意见正文与工作报告有相近之处。正文主要包括：行文的根据（应要求还是有了情况主动汇报）或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题并对其性质进行概要分析；建议（要求谁，何时，做什么，怎样做，方法、措施、期限、考核指标等），；结语，可提出转发建议：“以上意见，如无不当，请批转（单位）执行。”作为下行文的意见，文中有明确贯彻执行要求的，下级机关要遵照执行，没有明确要求的，下级机关可参照执行。作为上行文的意见，要按照请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对意见作出处理或给予答复。作为平行文的意见，所提出的意见供对方参考。（一）特点用于记载和传达贯彻会议主要精神与议定事项。其主要特点是：会议纪要是对会议情况与议定事项的完整而系统的记载，一般制成于会议后期或会议结束之后；所记载与传达的会议议定事项，反映了主持单位与与会单位（人员）的共同意志与法定的权威性，因此，对于有关的与会单位或下属单位具有约束力，如认为必要，有权要求有关的受文单位予以遵守或执行；具体每一份纪要的性质取决于会议的内容性质与印发会议纪要的目的要求，因此，会议纪要整体上一般兼具知照性、参考性、规范性、协议性、指导性、执行性等多种性质。六、会议纪要（二）总体结构（1）标题。需写明会议名称与文种（纪要），如《全国统战工作会议纪要》。（2）成文日期。一般用圆括号标注在标题正下方。（3）正文。（4）署名。必要时由与会各方或其代表签具机关名称、职务、姓名等。（三）正文议决性会议纪要的正文主要包括：导语，概述会议基本情况，如目的、会名、会址、会期、与会者、主持人、主要发言人、报告人、主要议程、会议总体效果等（例行性会议可省略其中的某些内容）；议决的事项，即与会各方共同确认的在完成一个共同目标过程中各方承担和享受的责任、义务、权利、利益，或就某个问题形成的一致认识等；提出号召、要求，或提出执行议定事项的措施要求等。消息性会议纪要的正文主要包括：导语；就会议议题与会各方发表的认识、意见；提出号召、希望、展望，或提出一个新问题，有时则以向有关方面致谢，或对下次会议作出原则性安排作结。（四）撰写要求第一，公文中的主体部分（议定事项或有关方面的认识和意见）大都采用分条列项的形式。议定事项一般以一个事项或一个具体问题为一条或一项。反映有关各方认识和意见的内容，既可以逐一介绍围绕同一问题形成的各种具体意见，也可以按发言次序，以发言人为单位逐个将各个方面的主要意见集中予以反映。第二，要记实。即实事求是地反映情况，特别是要注意，只要不是与会各方共同正式确认的就一定不要写成议定事项。第三，要纪“要”。