工作邮件的规范与注意事项

工作邮件的规范与注意事项媛来路过2020年4月28日想知道更多吗？开始TWO内容FOUR范文THREE地址栏ONE主题FIVE其他ContentNo.1主旨简短扼要No.2目的明确直观•尽量在标题前注明目的。如：重要邮件【请回复】，【请审阅】……字样，让收件人明确的知道要干什么。•长度不宜冗长•意思明确，引人注目。如：“关于银行开户及税务办理注意事项”。一、主题1202精简03对象面对客户的商务邮件主题最好能包含公司名字（Who）。如：【请查阅】关于XX(公司名称)对XX(公司名称)的灾备环境评估04时间如果带有时间性质的邮件，要在主题中标明时间，比如月报日报周报等。如：数据中心XXX-工作汇报_2016052601明确主题应该简单，明确的概括邮件的内容，切忌使用含义不清的标题。如：【请查阅】关于银行开户的注意事项可以遵循Where、What、When原则，（一般不超过35字）来描述。如：XX客户沟通反馈情况_20160526。主题书写的注意事项二、内容01称呼02正文03附件04结束语05署名@称呼1)如果知道收件人的姓名的话,可以称呼全名/名字。让对方感觉更加友好。注：名字千万不要写错。2)如果只知道对方的姓氏：1.对方是技术型的，可称呼：姓氏+工；2.对方不是技术型的，不确定职位，可称呼：姓氏+老师。3)如果只知道对方的身份可以用：姓氏+职称。4)如果为群发收件人可直接称呼为Dearall或者大家好/各位好/三位（数量）好。0102123问候语1.同事之间，平级之间，可称呼你好。2.如果是领导，或者是客户可称呼您好！（称呼的下一行，首行缩进2个汉字。）一般是对邮件里的某个东西（比如：附件）的进一步详细说明。应加下划线。注正文正文内容正文的核心部分，层次分明、简单易懂。正文中内容的格式首行内容字体•第一个首行在称呼语下面隔一行。每段文字的首行向右缩2个汉字，第二行从左边顶格书写。•要求主次分明，先总体表达，再分层次说明，多用“第一/第二/第三…”的格式。•宋体，黑色•字号一般选择10-16号。•邮箱默认的字体都适用。123010203内容简明扼要注意论述语气注意序列性•多用简短语句或者词汇，不要出现晦涩难懂的语句。•不宜长篇大论，行文注意通畅。•如果内容较多时，正文中简要介绍，可添加个附件进行详细描述。•选择恰当的语气进行论述。•尊重对方，多用敬语，烦请，谢谢。•评价请谨慎和客观。•如果事情复杂，最好多用1、2、3、4之类的列点列段说明。•每个点和段落不宜过长。正文的注意事项1040506正文的注意事项2信息完整、准确重要信息提示检查•一次性把信息说清楚，说准确。•避免在2分钟后少发“补充”“更正”之类的邮件。•合理利用大写字母、粗体、颜色字体、加大字号。•不宜过多的提示。•再次重新审读，检查语句、错别字、标点符号的使用，尤其是关于名字。•不要使用表情和使用过多的带有感情的标点符号。03附件网页版FoxmailOutlook附件文件名的格式统一为：姓名（名称）+内容+日期如：XX日报表_20160526XX公司沟通反馈表_20160526•如果有附件，一定要记得添加。•如果附件超过三个及以上，可在正文内容后空一行注明，（注按“附件一、附件二……”依序：）列出附件内容，并在文字底下加横线。附件的注意事项如果邮件里面含有附件，应在正文里提示收件人查看。应该让人清晰明了，涵盖附件的内容概要，不能以新建表格和新建文档等命名。如果附件是特殊格式，请在文中注明打开方式，以免影响使用。正文中应对附件进行简要说明，特别是很多个附件的时候。0304附件数量不宜超过4个，如果过多可压缩打包。0506如果附件占用空间过大，可分割成几个小文件分别发送。提示格式说明数量空间0102命名04结束语01可提供好的选择如：请您考虑，如有任何问题，您可随时与我联系。02希望如：希望我们能够达成合作。03感谢如：感谢您百忙之中抽空来洽谈。祝福语04如：祝好/祝您一切顺利/顺祝商祺等。•结束语在正文之后•祝福语空一行后书写05署名公司名称及logo部门姓名地址：邮编：电话：传真：邮箱：网页版FoxmailOutlook打开网页邮箱-点右上角头像-设置-个性签名-新建签名-输入签名档名称-编辑你的个性签名打开Foxmail-点右上角图标-设置-左上一行写邮件-高级-签名管理-新建-输入签名档名称-编辑你的个性签名打开Outlook-开始-点击-新建电子邮件-签名-新建-输入签名档名称-编辑你的个性签名01•可多个不同的签名。•慎重引用短语或者公司宣传文化作为签名的一部分。数量•和正文字体匹配，简体中文或者英文。•大小和正文一样，或者比正文小一些。•将内容归档，不宜超过5行。•电话号码数字中间建议加个停顿“-”。•尽可能插入公司logo图片，后面并带有中文名称。•编写邮箱用超链接，对方点你的邮箱即可生成到写信界面的收件人栏。0305020406字体行数电话号码标志超链接个性签名的注意事项三、地址栏抄送•将邮件同时发送给收件人以外的人，抄送一份给别人，收到的人可回邮件，也可不回邮件。•抄送的人数应做到最少。•比较重要，责任比较重大的邮件，记得抄送给我们的直接上司或者领导。收件人•邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。•有时可能会发送多人,检查是否有人员遗漏。•可按照职位高低和重要程度，先后输入。范文一写信版四、范文范文二收件版注意同一邮件主题/事项的邮件的连续性•回复时，属于同一邮件主题的按照发起顺序跟进，不要另起一个新邮件回复。邮件的处理和回复邮件的保存和管理分类建立不同的文件夹，以便后续查找•邮件可按照主题或者联系人等建立新建文件夹。•保存在不易丢失的地方。•重要的邮件可备份保存到安全的地方，比如转发至其他邮箱。邮件其他方面的注意事项五、其他THANKSFORYOURWATCHING