建筑施工企业档案管理制度

档案管理制度1.目的规范图纸资料收发、借阅、保管制度。2.适用范围本程序适用于公司工程项目开发施工期间和竣工后的图纸资料管理。3.引用文件无4.定义本程序所述“图纸资料”是指工程项目开发施工期间的各类设计图纸（含电子文件等）、设计变更通知及其它有关工程项目方面的文件资料。5.职责5.1行政部负责审批机密图纸资料的借阅；5.2工程部经理负责签发施工图及变更通知，并对常规文件拟定发放清单。5.3工程部负责图纸资料的收发、编号、登记、复印、盖章、归档保存和借阅管理，并负责定期清理工程档案，按要求及时移交公司总部档案室存档。6.程序6.1图纸资料的发送、登记、归档6.1.1工程部调查地产窗口各部门所需图纸资料的数量，填写《图纸资料发放清单》，交工程部经理审核签字。6.1.2工程部将图纸资料按审核后的《图纸资料发放清单》及规定的《工程设计变更图纸编号表》（由工程部人员制定）编号、盖出图章、复印后发放，同时填好《发文记录表》。6.1.3凡是工程部发送的图纸资料，必须留一份连同《图纸资料发放清单》原件存档。6.1.4工程部至少每六个月清理一次工程档案，对已竣工项目的工程档案，填写《文件移交单》）移交公司总部档案室档案员归档。6.1.5工程部在进行图纸资料管理时，应按工程所在区域分类。6.1.6工程部对库存的有关资料进行编目，填写《工程资料一览表》，以便进行统一的归档管理。6.1.7工程部所存资料以简单、易查为原则进行有关资料的标识登录，以方便查询资料达到快捷目的。6.2图纸资料密级的确定6.2.1图纸资料密级由工程部经理确定，并在《图纸资料发放清单》中注明。6.2.2密级分机密和非机密两类。6.3图纸资料的借阅6.3.1相关部门借阅非机密图纸资料时，由工程部填写《图纸资料借阅登记表》，并须由借阅人签名。到期归还时，须签名确认。6.3.2借阅时间超过三十天者，须由部门负责人在《图纸资料借阅登记表》上签署意见，方可办理借阅手续。6.3.3机密资料通常不予借阅，如确因工作需要，须由借阅人填写《工作传签单》报主管副总经理审批同意，再按6.3.1～6.3.2办理借阅手续。8.记录《图纸发送登记表》、《发文记录表》、《文件移交单》、《图纸资料发放清单》、《工程资料一览表》和《图纸资料借阅登记表》由工程部资料员保存三年。