如何写一封地道又高档的商务邮件？

如何写一封地道又高档的商务邮件？现代职场上，邮件已经成为重要的沟通形式。然而，如何把邮件写出花儿，让同事、老板、客户看得赏心悦目却是一个大学问。商务写作指南中，句型固然重要。然而，在这份商务写作指南中，我们试图探讨一些句型之外的写作技巧、一些小心思和思路。掌握了这些，你的邮件也能让人看得赏心悦目，凸显你的高情商。一般来说，邮件开头比较重要。春风化雨的开头能够快速拉近彼此的距离，承前启后，扫清沟通障碍。下面给大家介绍一些既简单又经典的开头句式。1.Ihopeyouaredoingwell.希望你一切安好。2.Ihopethisfindsyouwell.希望你一切都好。3.Justcheckingin.这是美国人常用的句型，就跟咱们的“没事，打个电话随便问问，只是联系看看你过得好不好”差不多一个意思，让对方放松心情。4.Justwantedtosendyouaquicknoteto…只是给你发个信来……5.Howiseverything?一切还好吗？6.Justcheckingintomakesurethat…只是过来确认下……7.Iwantedtoreachouttoyoubecause…我只是联系你来……上面只是开胃小菜，下面小编将介绍一些小技巧，教大家在一些棘手情况下，如何回复邮件，让你邮件看起来diplomaticandpolite.1显示客气的大杀器：情态动词和修饰词比如，有时候要给老板汇报一个不太好的消息，如果你邮件写成下面这样，可能老板看了心情会立刻down掉。Therewillbeadelayinthecompletionoftheproject.那么，怎样能够缓和语气，让老板消化坏消息做好心理建设呢？下面这个句子可以给你点参考：Theremightbeaslightdelayinthecompletionoftheproject.这里就是用了一些小技巧，比如情态动词mightbe，修饰词slight让整个句子变得柔和起来，负面感情低了很多。曾经就有老外说过，在写商务邮件时，用好修饰词是多么关键：Ifweusequalifierstodecreasethequalityofaword,theymakegreat‘softeners’.Wordsusedtosoftenthetoneofourcontentorconveypolitenesswhenwespeak.再比如其他一些让邮件变得有礼貌的修饰词：alittle,abit,alittlebit,slight,slightly,small,oneortwo.下次，如果要向老板汇报不好的消息，可以用这些词试试看哦，比如：Wearehavingproblemswiththenewproduct.Wearehavingoneortwoproblemswiththenewproduct.这个新产品有点小问题。Wewillrunoverbudget.Wemightrunslightlyoverbudget.我们稍微有点超预算了。Themarketingcampaignisbehindschedule.Themarketingcampaignisalittlebitbehindschedule.市场活动有点落后于计划了。2化用问句，语气polite指数爆表另一种让邮件看起来很有礼貌，诚意十足的办法就是运用问句，特别是当你想要提出某个意见的时候。比如，你希望别人重新设计下公司logo，如果你像下面这样平铺直叙地讲，多半别人会觉得你有点霸道，也许心里面还有OS：凭什么你说要重新设计就设计，比如这样：Weshouldredesignthecompanylogo!如果给上司邮件中用上面这个句子，简直就是作死的节奏。所以，聪明人该怎么说呢？办法就是用问句，以非直接的方式提出你的建议，比如：Shouldn’tweredesignthecompanylogo?一般来说，还可以用couldn't,wouldn't引导的句子表达个人意见，比如：普通表达：Wemusthireanewadvertisingagency.高级表达：Couldn’twehireanewadvertisingagency?Wouldn’titbebettertohireanewadvertisingagency?3活用过去进行时，你的邮件气质up,up过去进行时也是写邮件时候的大利器，用的好，可以让邮件上一个档次，比如：Ihopewecansignthecontracttoday.Iwashopingthatwecouldsignthecontracttoday.我希望今天咱们能把合约签了。Ithinkweneedtohiremoreemployees.Iwasthinkingweneedtohiremoreemployees.我在想我们需要多招一些员工。Iaimtofinishthisprojectbytheendofthemonth.Iwasaimingtofinishthisprojectbytheendofthemonth.我打算再本月底完成这个项目。过去进行时到底有啥厉害之处，国外专家这么说：Usingthepastcontinuousmakesthesentencesoundmorehypotheticalandtentative,andthereforelessdirectandisagreattechniqueforinjectingdiplomacyandpolitenessintoyourEnglish.4善用被动态，避免说别人坏话被动句式也是转换生硬语气的很好的办法，比如，如果邮件里出现下面这样的句子，收件人估计不会很高兴吧！Youhavebrokenmycomputer!你弄坏了我的电脑。Thisactivevoicesentenceisbrutallydirectandifyouraimistoavoidconfrontationthenyoumightconsiderusingthepassivevoicetolessentheemotionalimpactofthesentence:Mycomputerhasbeenbroken!我的电脑坏了。再比如下面这两个句式，去除主语之后能够避免谈论到底谁要为行为负责，让句式非常商务范。Yousaidyouweregoingtosignthedealtoday.Itwasunderstoodthatyouweregoingtosignthedealtoday.据说，你今天要去签合约。Youagreedtoloweryourfees.Itwasagreedthatyouweregoingtoloweryourfees.之前咱们谈妥，贵方说会降低费用。5学会用“软化词”，做心理建设在商务写作中，如果能用一些“软化词”（softener），用这样一种语言工具可以让整体内容语调变得更得柔和。一般来说，传达不好的消息的时候，可以用这类词，给收件人做心理建设。这类词有：I’mafraid,sosorry,tobehonest,unfortunately,withallrespectTobehonest,Ithinkweneedtorethinkourmarketingstrategy.老实说，我觉得我们应该重新思考下市场策略。Withallrespect,Idon’tagreewithwhatyoujustsaid.恕我直言，我不同意你说的话。6活用情态动词，凸显情商Modalverbssuchaswould,could,mayormightaregreatforsofteningarequestorgivingacommand:Iwantmoretimetofinishthispresentation.Icouldusemoretimetofinishthispresentation.Itwouldbenicetohavemoretimetofinishthispresentation.如果能多一些时间做这个报告就好了。Handmethetelephone,please.Wouldyouhandmethetelephone,please?Couldyouhandmethetelephone,please?能把电话递给我吗？7否定句也要变着花儿说不明白这是什么意思？请看下面的例子。I’mafraidIhaven’tfinishedthereport.I’mafraidIhaven’tbeenabletofinishthereportyet.我恐怕是没法完成这份报告了。第一个句子是不是很生硬呢？第二个句子中加上beableto，可是一个妥妥的心机表达，用来暗示“你还在认真做这个任务，但可能一些不可控力让你没法做好，比如很大的工作量啦等等”。而“yet”呢？则是用来强调你还在认真做，快要完成了，让收件人觉得你一直在努力，消除负面感。还要一个方式，就是改变论述方式，用多元句型表达，让否定内容变得不那么消极。Ican’tgiveyouabetterdealthanthat.Iamnotabletogiveyouabetterdealthanthat.Iamunabletogiveyouabetterdealthanthat.Iamnotinapositiontogiveyouabetterdealthanthat.8恰当使用副词，提升你的人缘商务邮件中，用一些副词“entirely,totallyorcompletely”可以削减或强化语气程度，比如：Iamunhappywiththisagreement.Iamnotentirelyhappywiththisagreement.Iamnottotallyhappywiththisagreement.外国专家就曾经说过这样一句话，表达商务写作中语法，句型结构的重要性，小编觉得，这段话值得大家看看，在下一次提笔写邮件时，可以用来提醒自己，一封有范儿的邮件到底该如何写：Choosingtherightwordsandtherightgrammarcangoalongwaytoremovingsomeoftheunpleasantnessofthemessagewehavetodeliver.Itcanalsohelpustomaintainalevelofdeferencethatwewishtoshowtosuperiorsorclientsinthenormalcourseofbusiness.说了这么多商务邮件写作小技巧，下面来看看一些具体场景下，邮件如何能写出花儿！别人总习惯在事情最后关头请你帮助，你不想帮忙，怎么委拒？Iwouldlovetohelpyouout,butIalreadymadecommitmentstoother(coworkers,clients,etc.)tocompletetheirprojectstoday.Itwouldn’tbefairtothemtonotfollowthroughonwhatIsaidIwoulddo.Iwillbesuretofitthisinassoonaspossible.Thanksforyourunderstanding.别人总是不直接找相关联系人，而是找你做中间人，如何回答？That’snotmyareaofexpertise.Iwouldbehappytoconnectyouwithsomeonewhocouldbesthelpyousolvethisproblem.如果别人总是让你在短期内赶任务，怎么回答？Iknowthisprojectisahighpriorityforyou,andifit’sabsolutelynecessaryformetoturnsomethinginbythatdate,Icanmakeithappen.ButifIcouldhaveafewmore(days,weeks,etc.),Icouldrea