人事档案管理办法1

鄂司企管和人力〔2012〕2号关于下发《鄂尔多斯控股集团人事档案管理办法》的通知电冶公司、各产业集团、控股集团各本部及直属企业：人事档案管理工作是人力资源管理工作的重要组成部分，为了进一步加强和规范集团人事档案管理工作，控股集团企管和人力资源本部制定了《鄂尔多斯控股集团人事档案管理办法》，现予以下发，请各单位遵照执行。特此通知附：《鄂尔多斯控股集团人事档案管理办法》鄂尔多斯控股集团企管和人力资源本部二〇一二年二月十五日主题词：管理人事档案通知鄂尔多斯集团企管和人力资源本部2012年2月15日印制1鄂尔多斯控股集团人事档案管理办法控股集团人力资源处编制二〇一二年二月2目录第一章总则······································································3第一条集团人事档案管理的基本原则··································3第二条集团人事档案的管理模式·······································3第二章集团人事档案材料的分类和收集范围··························3第三章集团人事档案管理工作要求·····································5第三条人事档案收集和补充的要求·····································5一、人事档案收集的要求·················································5二、人事档案补充的要求·················································6第四条人事档案整理的要求··············································6一、分类要求································································6二、排列、编目要求·······················································6第五条人事档案技术加工的要求········································7第六条人事档案装订的要求··············································7第七条人事档案保管的要求···············································7第八条人事档案转递的要求··············································7一、人事档案转入的要求·················································7二、人事档案转出的要求·················································8第九条人事档案利用的要求··············································83鄂尔多斯控股集团人事档案管理办法第一章总则人事档案管理工作是集团人力资源管理工作的重要组成部分，是历史地、全面地考察和了解员工以及正确地选拔和使用人才的重要依据。为了进一步加强集团人事档案管理工作，有效地保护和利用人事档案，更好地为集团各项工作服务，根据国家关于人事档案管理的相关法规，结合集团实际情况，特制定本办法。第一条集团人事档案管理的基本原则分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范、保守秘密。第二条集团人事档案的管理模式集团员工人事档案实行分级管理的模式，即控股集团负责集团执行董事、各产业集团领导班子和控股集团各本部员工的人事档案管理。其他人员的人事档案由所在产业集团（公司）的人力资源管理部门管理。第二章集团人事档案材料的分类和收集范围按照国家人事档案材料的分类要求，结合集团实际情况，将集团4员工人事档案材料分为十大类，具体分类和收集范围见下表：序号种类收集范围第一类履历材料履历表、简历表、简历材料等第二类自传材料本人所写的叙述经历、家庭情况、社会关系的自传性质的材料（按形成时间先后顺序排列）第三类鉴定、考察、考核材料学习鉴定、年度绩效考核结果、培训考核成绩表、民主评议材料等第四类学历和专业技术职称材料学历（学位）证书复印件、授予学位的材料、学历认证材料、学籍材料、培训登记表、培训考核材料等；企聘技术职称（科员）的批复文件、社评技术职称的批复文件、专业技术资格证书复印件、专业技术职称审批材料、科研成果的相关材料等第五类政治历史审查工作中形成的材料入党（团）政审材料等第六类党团组织建设中形成的材料入党（团）志愿书、登记表、退党材料等第七类表彰奖励材料先进事迹材料、表彰或奖励材料、荣誉证书复印件等5第八类处分材料处分决定、免于处分的处理意见等第九类录（聘）用、任免、转业、工资、离退休、辞职辞退材料《招聘面试评价表》、《员工试用通知单》、《员工试用期考核表》、《劳动合同书》、《员工辞职申请表》、《解除劳动关系证明》、《职工调配通知单》、干部任免文件等第十类其他可供组织上参考的材料招工体检表、工伤诊断书等第三章集团人事档案管理工作要求第三条人事档案收集和补充的要求一、人事档案收集的要求（一）人事档案管理人员应及时、准确的将员工入职、考核、考察、奖惩、入党（团）、职称评定、干部任免、离职等活动产生的相关文件材料按分类标准（参见第二章）准确归档。（二）员工基本资料有变动时，如学历变动、身份证号码变动、社聘（企聘）技术职称变动、职务变动、婚姻情况变动等，应及时将相关原件或复印件交人事档案管理部门归档，人事档案管理部门对原件当场查验。（三）每一份要归档的材料都要经过相关部门和档案管理部门的严格审核，需要盖章和本人签字确认的材料，在盖章或签字后归档，对不符合归档要求的材料视情况作转出、退回、留存或销毁的处理。6严禁随意填写或私自往人事档案中添加材料。严防假学历材料、假学位材料、假技术职称材料等进入档案。二、人事档案补充的要求人事档案转入后，如果发现该员工在进入本企业之前一部分必须的人事档案材料不齐全，人事档案管理人员应填写《人事档案材料补充函》（附件三），并与有关单位联系、催要所需材料。第四条人事档案整理的要求一、分类要求严格按照第二章的分类标准划分。二、排列、编目要求（一）人事档案排列的要求按文件分类的顺序及形成时间的先后顺序由远而近排列。（二）人事档案编目的要求人事档案的整理编目包括设置类号、文件题名、形成时间、份数、页数、备注。1、设置类号的要求：类号栏填写类号和某类中每份材料的顺序号。类号用汉字一、二、三等来标记。各类中每份材料顺序号用阿拉伯数字1、2、3等标记。类号只在某类开始的第一栏填写，以下材料只填顺序号不填类号。类与类之间要留出适当的空格，以备补充材料时填顺序号。2、设置文件题名的要求：文件题名要能够直接表达材料中心内容、形式、特征并区别与另一材料。一般将材料名称作为文件题名，7如果材料名称过长，可以找出关键词汇，组成文件题名。3、设置文件材料制成时间的要求：以文件材料的最后时间为准。复印件以原件形成时间为准。4、计算份数的要求：复印件与原件同时存入档案时，按一式两份计算，并在备注栏中注明复印件一份，其他材料以每份完整的材料为一份。5、计算页数的要求：登记某件材料的实际页数，封面、封底均计入页数，一页纸上两面都有字计为两页。空白页、衬纸不计入页数。第五条人事档案技术加工的要求为便于装订、保管和利用，延长档案的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，在不损伤档案历史面貌的前提下，可对其外形进行一些加工处理，如给小于A4的材料垫衬纸，裱成A4纸等。第六条人事档案装订的要求装订成册的人事档案，厚度不超过2.5厘米，过多应分册装订。并注明XXX档案（一），XXX档案（二）。第七条人事档案保管的要求各产业集团（公司）须有专人负责保管员工人事档案，当更换保管人员时，必须在人力资源负责人的监督下进行交接，并办理交接手续。第八条人事档案转递的要求一、人事档案转入的要求（一）产业集团之间调动的员工，在办理调动手续后，其人事档8案须转入调入单位。调入单位按目录核查档案材料之后与调出单位办理交接手续，并在《职工档案转入汇总表》中予以记录。（附件一：《职工档案传递单》，附件五：《职工档案转入汇总表》）（二）集团新招录人员，人力资源管理部门应向其档案所在单位或部门联系并开具《调档函》，待档案转入后，查阅其人事档案，对其学习经历、工作经历等情况的真实性进行核查，如不符合集团录用条件或应聘材料与档案情况不符，则不予录用或做解聘处理，并将档案退回。若档案核查情况属实且符合录用条件，将其人事档案纳入本单位人事档案管理体系。（附件二：《调档函》）二、人事档案转出的要求（一）产业集团之间调动的员工，在调动手续办理完成后，调出单位在调入单位核查无异议后将其档案贴上封条并加盖公章后移交调入单位，将存根和《回执单》妥善保存，同时在《职工档案转出汇总表》中予以登记。（附件一：《职工档案传递单》，附件六：《职工档案转出汇总表》）（二）员工离职后应及时将其人事档案移交其新的工作单位或当地就业部门。（三）达到退休年龄的员工人事档案转至社保局，办理社退。第九条人事档案利用的要求一、单位和个人因工作需要查、借阅员工人事档案，需填写《人事档案查（借）阅登记表》（附件四），经人力资源部门负责人签字同9意，人事档案管理人员方可将所需档案取出，让其现场查阅。有特殊情况，需借阅的，三天内应当归还。二、任何单位无特殊情况不得垮单位查、借阅人事档案，下级工不得查、借阅上级的人事档案。三、集团（公司）高层领导、人力资源部门可直接查、借阅员工人事档案。四、对借阅后到期未归还者、归还损坏者、遗失者视情节严重程度，应作出严肃处理。附件一：《职工档案传递单》附件二：《调档函》附件三：《人事档案材料补充函》附件四：《人事档案查（借）阅登记表》附件五：《职工档案转入汇总表》附件六：《职工档案转出汇总表》附件七：《企业职工档案目录（模板）》10附件一：职工档案转递通知单存根鄂司人字表十七（）第号我公司等（）名同志已调出，此将本人档案转往处。公司年月日姓名册数页数备注职工档案转递回执单处：你处年月日转来等（）名同志人事档案，已收到，经清点无误，现将回执退回请查收。收件人：收件单位：年月日-----------------------------------------------------------------------------------------职工档案转递通知单：兹将等（）名同志档案材料转去，请按档案内目录清点查收。并将回执退回。单位年月日姓名册数页数备注11附件二：调档函：兹有（学校、单位）（专业、岗位）届等（）名同学，经我集团考查，现同意接收到工作，请予办理相关档案转移手续为盼！特此证明鄂尔多斯投资控股集团人力资源处年月日调档函：兹有（学校、单位）（专业、岗位）届等（）名同学，经我集团考查，现同意接收到工作，请予办理相关档案转移手续为盼！特此证明鄂尔多斯投资控股集团人力资源处年月日12附件三：人事档案材料补充函:我单位×××同志在你单位工作（学习）期间形成得部分人事档案材料不齐全，需请你单位予以提供。所需材料目录见下表：材料名称份数备注为盼！×××单位×年×月×日（档案管理部门留存）人事档案材料补充函:我单位×××同志在你单位工作（学习）期间形成得部分人事档案材料不齐全，需请你单位予以提供。所需材料目录见下表：材料名称份数备注为盼！×××单位×年×月×日（发往相关单位）13附件四：人事档案查（借）阅审批表内容项目姓名岗位名称被查（借）阅人查（借）阅人查（借）阅内容及用途查（借）阅单位意见负责人签字：单位盖章：年月日人力资源部门意见负责人签字：单位盖章：年月日备注14附件五：职工档案转入汇总表项目序号姓