文件编码及管理制度

档案管理规定第一章总则第一条为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。第二条负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。第三条坚持部门收集保管、定期归档制度。各部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章文书档案立卷归档方法第一节文件资料的收集管理一、凡公司发出的公文一律由总经办统一收集保管。二、一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。三、公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、召开的会议等活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向总经办办理交接手续，总经办签字认可后会计部才给予核报差旅费。三、各部门档案负责人的职责：（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。（二）认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向行政部办好交接签收手续。（三）承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。第二节归档范围一、重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、公司领导讲话、典型发言、会议记录、会议纪要等。二、公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。三、公司对外的正式发文与相关公司来往的文书。四、公司对各分公司的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。五、公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。六、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。七、公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。八、公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。九、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。十、公司保密制度中规定的保密范围材料。第三节平时归卷一、各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，应集中统一保管。二、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。三、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门负责人归卷。四、档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。第四节立卷一、立卷工作由相关部门负责人配合，行政部负责组卷、编目。二、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。三、归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。四、在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。五、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。六、卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。七、卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。八、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。九、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。十、案卷的装订和案卷各部分的排列格式：（一）案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。（二）案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。附表：往来文件编码制度文件编码制度序号部门部门编码文件类别类别码日期编码1营销中心Y通知TZ年/月/日2总经办Z通报TB年/月/日3行政部XZ意见YJ年/月/日4销售部X决定JD年/月/日5市场部S报告BG年/月/日6企划部Q函H年/月/日7财务部C8服装开发部FK9服装生产部FS10鞋品开发部XK11鞋品生产部XS文件编码说明:1．文件编码=部门编码+文件类别码+日期编码组成。Eg：《关于召开2012年春夏新品发布会的通知》编码格式为Y（营销中心对外发布，取部门编码Y）——T（文件类别为通知，取类别码T）字第（固定分隔词缀）——20110721（2011年7月21日下发的通知）综上《关于召开2012年春夏新品发布会的通知》的编码为——Y-T字第20110721号。Eg：《关于XX区域货品丢失的处理意见》——X-YJ字第20110121号《关于XX区域货架质量问题处理意见》——Q-YJ字第20110302号2．文件编码的置放位置为文件右上角，字体为宋体正文5号。