文档管理培训教材20090225

第1页集团文档管理沟通体系管理部2009年2月25日第2页2008年12月会议目的会议安排文档管理讲解第3页2008年12月会议目的会议安排文档管理讲解第4页会议目的通过沟通,统一大家对于文档管理的认识;掌握文档管理的要求并在工作中执行;了解文档管理工作推进的进度;后续工作安排推进;第5页2008年12月会议目的会议安排文档管理讲解第6页会议安排会议时间安排文档管理的讲解;40分钟问题沟通;20分钟会场纪律:请大家对手机消音处理;第7页2008年12月会议目的会议安排文档管理讲解目的文档属性定义文档管理文档监督与改善第8页文档管理--目的规范集团文档管理，实现知识的积累与传承,提高工作效率;第9页文档管理概览文档属性定义文档管理实施文档管理监督文档管理改善阶段主要工作按文档属性定义进行文档的日常管理;文档清单的维护;文档变更的管理对文档的管理属性或特性进行定义对文档的管理进行监督/稽核；对文档的管理存在问题的改善；第10页文档管理-文档属性定义文档属性定义文档管理实施文档管理监督文档管理改善文档名称\编号\类别\用途等信息文档密级文档权限文档制作/保存信息文档审批节点设置第11页文档管理-文档属性定义第12页文档管理-文档属性定义第13页文档类别基础信息采集类项目文档管理/运作及监控类合同/协议规划材料培训教材文件类文档管理-文档属性定义文档类别第14页文档管理-文档属性定义文档类别•基础信息采集类（记录类文档）：1）系统文档：公司的应用信息系统的输入、输出文档；2）应用系统数据库：3）基础信息记录表：4）订单：5）人员信息6）财务单据：指财务的报销凭证等；第15页文档管理-文档属性定义文档类别•管理/运作监控类文档：1）技术报告;2）分析报告;3）业务报告;4）报表;5）会议资料;第16页文档管理-文档属性定义文档类别•文件类：1）部门/公司发文;2）体系文件（L1~L4文件）;3）工程文件;4)外来文件;第17页文档管理-文档属性定义文档定义表序号文档类别文档编号文档名称用途载体输出频次输出时间文件密级保密期限可接触范围（部门/岗位）保存期限保存地点管理岗位制作岗位审批岗位1审批内容审批岗位2审批内容审批岗位3审批内容审批岗位4审批内容文件密级第18页•文档需定义文档的密级：绝密、机密、秘密•对于保密文件需定义保密期限:•保密文件的标识、发布及管理依《公司保密管理规范》执行•密级确认后，应在其醒目位置加盖或加印相应标识绝密文件：文件每一页左上角加盖“绝密”专用印章机密文件：文件每一页的左上角加印“机密”字样秘密文件：文件首页左上角打印“秘密”字样文档管理-文档属性定义文件密级--依据公司保密管理规范执行第19页文档管理-文档属性定义文档权限序号文档类别文档编号文档名称用途载体输出频次输出时间文件密级保密期限可接触范围（部门/岗位）保存期限保存地点管理岗位制作岗位审批岗位1审批内容审批岗位2审批内容审批岗位3审批内容审批岗位4审批内容文档定义表a:纸件电子声像•所有文档均需定义接触范围;不是只针对保密文件;•文档权限定义原则:工作必要原则;第20页文档管理-文档属性定义文档制作/保存信息序号文档类别文档编号文档名称用途载体输出频次输出时间文件密级保密期限可接触范围（部门/岗位）保存期限保存地点管理岗位制作岗位审批岗位1审批内容审批岗位2审批内容审批岗位3审批内容审批岗位4审批内容文档定义表a:纸件电子声像•管理岗位:文档保存的管理岗位;•输出时间:对于有固定输出频次的文档,规定具体的输出时间点第21页文档管理-文档属性定义文档审批权限序号文档类别文档编号文档名称用途载体输出频次输出时间文件密级保密期限可接触范围（部门/岗位）保存期限保存地点管理岗位制作岗位审批岗位1审批内容审批岗位2审批内容审批岗位3审批内容审批岗位4审批内容文档定义表a:纸件电子声像•文档审批权限:指该文档的审批节点设置第22页文档管理-文档属性定义文档属性定义表制订流程文档作者定义文档属性部/处文档管理员汇总系统文档管理员汇总并提交审批说明:•基础信息采集的属性定义由表格的制作者或维护者定义文档属性;•部/处经理/总监审核的重点在于：1）文档清单是否完整,有无缺漏；2）文档的属性定义是否准确；3）对于与财务相关的文档在属性定义后与财务进行沟通确认文档属性的准确性；部/处经理总监确认YN第23页文档管理-文档属性定义文档属性定义表审批流程说明:1)如中间节点不存在，可以略去；2)如文档与财务无关联，则相关财务经理与财务VP的审批节点不设置；3)如没有绝密文档，总裁审批节点不设置;4)为提高审批的效率，对于财务相关的文档请采用红色字体。提交者处经理部门总监文控助理主管VP财务经理财务VP总裁第24页文档管理-文档属性定义文档属性定义表变更管理变更提出维护文档定义变更清单密级/权限变更密级/权限审批文件变更触发YNYYNN部/处负责人审批YN开始结束第25页文档管理-文档属性定义文档属性定义表变更管理•密级变更的审批流程文档密级申请部门管理部门集团总裁备注经理总监主管VP经理总监主管VP绝密VVVVV绝密、机密文件可能由总监或主管VP直接加入文档属性定义表，审批从加入人起始机密VVVVVV秘密VVVV其他VV第26页文档管理-文档管理实施文档属性定义文档管理实施文档管理监督文档管理改善分级管理文档管理要求文档清单管理文档管理员管理第27页文档管理-文档分级管理机制公司级管理的文档；部门级管理的文档；第28页文档管理职责相关性列表注：★公司层面的管理部门☆相关的管理部门文档管理-文档分级管理第29页文档管理-文档分级管理文档类型公司级管理部门级管理系统文档由各部门进行管理；基础信息记录表由各部门进行管理；订单由商务部进行管理数据库信息管理部统筹管理财务单据由财务部按国家的财务制度实施管理人员信息由人力资源部统一管理；报表由报表制作部门进行报表的管理；KPI指标的报表由企划部监管；质量报表由体系管理部监管；财务报表以及经营分析报表由财务部管理。业务报告由各部门进行管理；技术技告由各部门进行管理；分析报告由各部门进行管理；会议资料由各部门实施管理；总裁室的会议资料由企划部管理；第30页文档管理-文档分级管理文档类型公司级管理部门级管理会议资料由各部门实施管理；总裁室的会议资料由企划部管理；项目文档公司级项目的统一管理由企划部管理部门级项目文档由各部门进行管理；产品项目文档由研发部门进行管理。规划材料年度规划材料由企划部统一管理，预算材料由财务统一管理；各部门管理部门预算材料及部门规划材料合同/协议采购/销售合同由法务部统一管理商务部进行合同的备份管理，劳动合同由人力资源部统一管理培训教材由人力资源部统一管理部门培训教材的开发与管理；部门发文司发文件由体系管理部统一管理部门文件由各部门进行管理体系文件由体系管理部统一管理工程文件由体系管理部以及研发部统一进行工程文件的管理。外来文件由体系管理部统一进行外来文件的管理。各部门及时提供相关信息及材料给体系管理部第31页文档管理-文档管理要求管理的依据：•文档属性定义表；•各类别文档的管理要求；•文档的保存、销毁以及变动管理要求；第32页文档管理-各文档管理要求文档类型文档管理要求系统文档1、属于质量记录的文档，参照《文件及记录控制流程》中质量记录的要求进行管理；2、纸件文档按周或月或季的周期进行归类保存；（视记录产生的频次各部门自行确定）订单基础信息记录表应用系统数据库备份的管理要求：对公司的应用系统按应用系统的用途以及应用系统的数据的影响范围及层次确定应用系统的数据库的备份管理要求；人员信息对于在岗员工的人事资料需按个人建档案进行管理；并建员工档案清单；对于从事存在职业伤害风险的岗位建立员工的健康档案财务单据由财务部按国家的财务制度实施管理第33页文档管理-各文档管理要求文档类型文档管理要求报表由制作者提供报表模板、报表的编制要求、报表的完成时间，尤其是报表的取数或计算公式需明确规定；并提供给文档管理员存档。业务报告业务报告的编号规则为：BR-部门简称-类别-YYNNN(YY为年份后两位，NNN为自然顺序号，从001编号)技术技告技术报告的编号规则为：TR-部门简称-类别-YYNNN(YY为年份后两位，NNN为自然顺序号，从001编号)分析报告分析报告的编号规则为：AR-部门简称-类别-YYNNN(YY为年份后两位，NNN为自然顺序号，从001编号)第34页文档管理-各文档管理要求文档类型文档管理要求合同/协议采购/销售合同1）公司的合同/协议的模板统一管理；建立合同模板清单；2）合同/协议的详细管理要求依据公司的《合同管理规范》要求实施管理3）合同/协议的管理部门需制订合同/协议的清单；劳动合同由人力资源部统一管理；需建立劳动合同签订清单;项目文档1）公司级项目的文档管理：项目结项后由项目经理移交企划部项目管理专员；项目管理专员依据项目文档清单接收项目文件；制作成一份光盘存档；更新项目文档清单。2）部门级项目文档管理：项目结项后，由项目经理制作文档清单移交企划部项目管理专员；项目管理专员依据项目文档清单接收项目文件；并制作成一份光盘存档；更新项目文档清单。3）产品项目文档：依据研发知识管理的要求实施管理；培训教材公司组织的培训教材的管理：1)由人力资源培训组建立培训教材的清单；包括外请培训的录象材料或外购教材；电子档PPT教材上传OA；录象材料或外购教材/书籍的清单上传OA图书管理，可供员工借阅。部门开发的教材：1)部门完成教材开发后，由部门文档管理员列明教材清单，随同教材移交人力资源培训组，人力资源培训组接收培训教材，同时更新培训教材清单并上传OA。第35页文档管理-文档管理要求文档类型文档管理要求部门发文1）依据《记忆集团文件发放管理规定》进行文件的发放管理；体系文件1.编号规则要求；2.模板要求；3.按文件层级进行相应文件的审批；具体按《文件及记录控制流程》的文件管理要求实施管理；工程文件1.编号规则要求；2.模板要求；3.文件的审批要求；具体依据《内存研发工程文件的发放及管理流程》以及《研发工程文件的发放及管理流程》进行管理。第36页文档管理-文档其它管理要求文档标识要求：•保密文件的标识要求；•对于有明确编号要求的将文档的编号需标识在文档正文中；•建议标识文档的版本号或制作日期，以方便识别有效的或最新的文档；第37页文档管理-文档管理要求文档存放安全要求：1)在文档保存期限内，文档的管理部门均需保证文档的安全性，确保文档不遗失、不毁损，且易于查找；2）重要的文档需在保存原件的同时，需进行备份件的制作，以确保文档的安全性；3）纸质文档或媒介质文档需注意在适宜的环境中进行保存；并且进行按季度的检查/确认；第38页文档管理-文档管理要求文档的销毁管理：（主要适用于纸件文档）1）当受控文档要取消或是作废销毁时统一在:OA-审批流程-品质类-文件申请作废流程中提交申请，给到部门领导(串行)-相关部门领导(串行)-体系管理部总监/主管(并行)-文控助理(串行)进行审批。具体的作废销毁要求参见《(PRA12GX01)文件及记录控制流程》的相关部分。2）对于保密文件的销毁请参照《公司保密管理规范》的要求进行；第39页文档管理-文档管理要求文档变动管理：1）如文档的保管人变动，原保管人需与现保管人进行文档的交接并双方签字确认；并且此应作为员工离职/异动的必须程序。2）文档管理的项目发生变更时，需更新相关的文档清单；第40页文档管理-文档清单管理文档清单的制作要求：文档分类文档清单制作其他要求上传OA的文档不需要•制作OA系统文档清单；•维护人员/文档作者变更时更新；不上传OA的文档需要•文档作者传送文档信息给文档管理员；•文档管理员更新文档清单基础信息采集类文档各部门自行决定；不做统一要求第41页1）共享文件夹的建立