重要接待参观流程规范

责任部门/岗位备注接待部门接待部门内勤保障岗003A环卫监督管理岗003B安全部·治安队责任部门/岗位备注确定来访单位构成、来访目的（或事由、要求等）人员身份与级别、时间及基本行程等情况，并明确对方联系人。1、来访目的、事由等符合公司规定。2、来访单位、相关人员身份具体、明确。3、确定对方联系人姓名及联系方式。4、来访人员基本行程清晰、明了（如：来访路线、方式、食宿、会议等安排）接待基本行为准则1、使用文明、规范用语（普通话）、仪表整洁、着装职业、态度友好。2、了解公司文化、熟悉公司发展状况、产品概况等。3、重要接待提前准备，多做设想及针对预案，防止应急、突发事件被动处理。4、涉及接待人员收到指令快速反应，按有关标准据实灵活安排。5、接待过程中通讯畅通，沟通、协调及时到位，确保接待组织有效衔接。6、对接待中突发情况（如计划外参观等）及时汇报、请示，不得私自安排。重要接待参观流程规范目的规范对外接待行为，保证重要接待参观工作的有序有效进行，树立文明、优质、快速、高效的公司形象。范围因项目、投融资、营销、技术、党政考察等业务，应相关部门要求了解公司发展、项目建设、投融资、产品研发与推广等情况，接待中心需组织或参与的接待。002填写接待信息表与来访单位接洽确定有关基本信息后，填写接待基础信息表。接待基础信息表规定内容必须填写完整，以便于制定细致的接待计划。操作流程及说明参观涉及环节具体内容要求001处理接待信息根据接待计划，在参观前2小时（50人以上且日程3天左右的重大活动需提前一周），做好以下工作，确保接待无明显失误。。1、对参观点、沿线治安环境进行实地查改。2、对车辆停靠、调向进行实地规划。3、参观中及时排除影响参观效果因素（如人员无序行走，机械设备、车辆作业等）4、对警卫人员言行举止进行规范。1、参观点及沿线无治安隐患。2、车辆行驶、停靠、调向路线科学合理。3、接待引领车速据实灵活调整。4、针对重大接待须有应急预案。5、人员排队行走，作业机械设备及车辆让行，确保参观车队行驶畅通。6、警卫须着整洁正装，车队通过时着制服（包括警帽、手套）者站姿规正并行敬礼。003拟报接待计划，并通知相关部位落实以下安排根据接待部门转送的接待基本信息卡，视来访级别、时间及主要活动安排等拟制接待计划、参观路线等报领导审核。同时通知、安排以下事务。1、认真审阅接待基本信息卡，不明之处及时了解，征求接待人意见后拟报。2、接待活动时间、事项、人员及要求等清晰、明了。厂区及沿线环卫根据本次接待既定路线，对参观点及沿线卫生、绿化、宣传标识完好度等影响环境因素，按制度及实际情况进行检查、督改，确保接待参观效果。1、参观点墙壁、门窗、地面整洁无污，参观沿线地面平整、无垃圾、杂物。2、室外物品放置整齐有序，各类管架无明显污物。3、室内外各类宣传标识整洁，无破损。4、卫生间无异味、黄迹、地面无尿液。治安维护及引领操作流程及说明操作环节及项目具体内容要求003C参观点负责人003D文宣组003E接待员小车队长003003*接待中心副主任接待中心主任或副主任内勤保障岗泉林报编辑内勤保障岗参观点现场整治1、对视线可及的影响现场环境因素进行检查、整治。2、按公司宣传、安全、保密等相关规定，统一设置宣传标示、禁止及引导标识。3、展台及展品规整、齐全。各类安全防护措施、与生产无关用品（具）等规整存放。4、适时做好员工接待、保密、言行、着装等方面的知识灌输与引导，做到言行举止有礼有利有理有节。1、各类宣传标示、禁止标识醒目、齐全。参观现场门窗、地面、设备、管架及卫生间要整洁无污且保持常态化，不留死角。2、重要来宾（总经理或其指定人员接待）来访时，参观点负责人须在门口迎侯并全程陪同。其他参观可指定人员接待、引导。3、展台样品齐全，及时更换，有效反映产品动态。相关产品标识清晰、规正。4、防护措施如防滑垫、警戒线等设置到位，并保持整洁无污。参观通道及展台处灯具无缺损，光线明亮。5、车间操作员着整洁工装、言行规范，并对不当行为（如拍照、越线察看等违规行为）适时劝诫、阻止。文宣及汇报材料拟报、讲解及照录像1、根据接待部门要求及来访人员情况，拟报审有关汇报及宣传材料。2、视接待部门要求，即时做好公司概况、特定项目及指定内容的讲解。3、对重要来访要建立音像记录，以备查询。临时性、应急性布展1、根据接待需要或领导要求，在指定位置综合参观的逻辑顺序、领导现场检查路线及日常习惯等多方面因素，据实灵活安排布展。2、布展以公司主导产品、主推产品、新研发产品及治污效果成效作为主要展示对象。1、展品（涉及水、肥、浆、文化与生活用纸、餐盒制品等）随公司发展形势变动并保证齐全。2、固有展品及所需要布展用品日常维护到位，即时需要即时到位。3、临时提取（如水、浆样）展品，需在展前2小时到位1、汇报材料、讲解内容不得涉密，必须是已对外公开或经总经理批准内容。2、讲解要点明确，思路清晰，语言规范流畅。讲解及引导适时择机灵活实施。3、音像内容记录时间、地点、人物、事件等要素齐全，为后期查询提供有效参考。4、讲解着装为职业装。5、音响、话筒等设备确保在有效工作状态。食宿、礼品、会务安排及车辆调度操作流程及说明003整体记录简要，涵盖时间、地点、事件等全部要素，能为今后业务检索提供有效凭证。004配合接待部门实施接待1、对接待计划及安排情况进行核查、督改。2、结合接待部门按计划实施接待，并对应急事项进行协调处理。006A重要来访新闻报道征求接待部门意见后，根据公司宣传需要安排新闻报道。按照接待中心工作规程5.3.2.5及附件2接待食宿、车辆、会议安排标准规定执行。内容积极、正面引导，向员工传达出公司发展动态、领导关注情况。006B来访记录存档备查每年将接待信息等整理、建档，适时转送档案室。按档案管理标准执行。1、接待计划核查细致，确定无误。2、应急事项处理结合接待负责人果断处理，事后向有关负责人汇报。3、事后对整体接待总结分析，避免同类失误再出现。4、对整体接待效果负责。005接待基本信息记录根据接待部门基本信息卡及事后反馈信息，对重要来访建立简要档案备查。