沟通技巧教材

沟通技巧目录一、定义二、沟通过程分析（1）沟通三要素（2）沟通功能（3）沟通的目的（4）沟通的过程专业求实严谨诚信第2页，（5）单向沟通双向沟通三、表达与聆听（倾听）（1）态度（2）沟通的特殊表达-----书面报告（3）理想的表达方法（4）理想的倾听方法（5）协调时的理想沟通方法（6）发表之准备（7）其它四、透过整合进行协调五、需求分析六、常见沟通障碍七、非文字沟通语言（1）定义（2）功能（3）文字非文字沟通语言（4）特别的非文字沟通语言（5）一般非文字沟通语言（6）非文字与文字语言之比较（7）笑----是人的本能和特权八、有效沟通之基本原则九、人性分析十、组织之实际十一、良好人际关系守则一、定义沟通：个人或组织之间通过语言（包括文字及非文字语言）互相传送信息与意念的过程。协调：管理人员为顺利执行工作岗位上的工作，而对某一特定问题与有关人员联系，彼此交换意见，藉以保持双方的和谐与均衡。简言之，协调的意义，不仅包括目标与状况的共有与共识，且包含问题意识与职务意识的鼓舞及士气的提升。二、沟通过程分析（1）沟通三要素○1发讯人○2讯人第3页○3信息（2）沟通功能建立和维持人与人之间及组织之间的各种关系。促使组织各种活动的开展和进行，以达到预期的目的。（3）沟通的目的○1让对方了解自己的意、感觉或意念（分享性）。○2让对方同意并接受自己的意见（发表性）。○3让对方按照自己的意图去做一些事情或作出适当的回应（要望性）。○4维持与对方良好的关系（关系性）（4）沟通的过程：（模式）（5）单向沟通：垂直式：上级向下级传达指示、政策无反馈。双向沟通：水平式：相同职级之间员工互相传达讯息，双向沟通较单向沟通较为准确及有效，但所需时间亦较长。三、表达聆听身体态度展现于处的（1）态度在意识上所形成的精神态度精神态度对某种特定状况及对象，不知不觉中自然形成的精神态度。态度特点：回馈接收器翻成密码意念干扰干扰意念翻成密码传讯器干扰干扰沟通途径干扰干扰回馈收讯人收讯人回馈第4页，○1承受刺激的本能反应：对物定对象与状况自然形成的态度，会左右来自特定对象与意识之刺激的接受方法。○2不容易改变：无论由于长期经验所形成的态度，或由强烈感性万分的经验而快速形成的态度，一旦形成，即很难加以改变。○3带有感性成分：普遍存在，因此纯就理性层面启发对方的能度时，很难有令人满意的效果。○4自己很难加以客观地观察：要冷静、客观地观察自己对某一特定对象的态度，是很困难的。透过自己的感受，常会认为是对方的问题，往往不容易察觉来自特定对象剌激对方时，自己的态度如何。（2）书面报告：是沟通的一种特殊方式：在事业生涯中极为重要，至于如何写好书面报告又是一门课，简述之：○1结构及格局：其中标题是否明显、关键。○2内容：清楚地陈述事实，公正的结论。○3注意点：报告是否有目标及建设性；能否为非技术的管理阶层所了解；报告是否有效率及到位；采取措施宜明示权责人员及时间；不宜包含任何批评并具有攻击性。（3）理想的表达方法○1了解对方注意对方心态；使其心情轻松；有使对方了解心理准备；为引发对方的理解程度；须虑对方的性格；不使对方感到压力、不安与紧张；保持和谐气氛，不要只顾表达自己的意见；不要使对方产生防卫的心理；不要情绪化。○2掌握适当时机对方是否已期望沟通；考虑正式控讨主题的适当机会，给予聆听者或沟通者一些赞许；沟通前，先澄清自己的理念；话题内容不宜操之过急。○3措辞适当不使用难懂的言词；第5页配合问题性质及当时的状况进行沟通；措辞内容须段落分明；语调不宜过急；除了你的基本讯自外，要知道自己的支作及表达以及其任何寓意；避免语意相关的言词；不宜涉及不必要的理论性言词；不用不符合对方程度的言词；避免语言不详；结尾明确。○4目的状况目的及目标均须明确：你为什么沟通，为的是要完成一些事情，影响某些人的态度加强一些讯息，由对话中获得资讯或其它回应。须简洁适度；有明确的层次及要点；具体表示必要程序；应状况之需，可加入经验入谈；表达方式力求客观；事实与意见须有区别；记着沟通长远的效果以及即时的要求。○5其它确定及预估对方可能产生的反应；留给对方发问时间；检查沟通是否已明确了有无需要任何进一步的资讯；适当运用表情及手势；必要时，适当加入幽默感；要有充分耐性，如果可行，在沟通前先与他人商量；（4）理想的倾听方法：不仅要寻求了解，更要设法了解对方，在谈话中做一个好的聆听者。○1了解对方态度要亲切；毫无拘束心态；全神贯注倾听对方语意；尊重对方的价格；努力维护对方的立场；控制本身的感情；积极表示关心；尽量消除主观意识；第6页，不一味坚持对方的心理；避免感情用事。○2适当的倾听方式注意言词的真义及弦外之间；努力掌握谈话中要点与条理；发问时须适时适当；不明了时须予以确定；不可喋喋不休抢话说；态度谨慎，不宜戏虐嘲弄；尽量不夹杂批判及否定的方词；不宜贸然断定是非。○3其它需要时，可采取（随声应和）的方式；需要时，可夹杂幽默的语气；不可中途打断对方的话题。（5）协调时的理想沟通方法○1心理准备确定目标；分析问题；分析对方的可能看法；预先听取相关人员的意见；预估适当的时机及场地；与对方的关系：上司、下属、同僚；○2能令对方产生好感表示亲切的态度；表示诚心与善意；尽力保持能与对方站在共同的基础上；以建设性的心态互相接触；对对方所表示事实与意见应坦诚接纳；彼此均应保持舒畅心情；注意倾听对方言词的内容；可适当表达幽默的言词；不宜被对方的观念及立场受拘束；适当改正自己的观念及意见；尽量保持公正的态度；○3仔细听出对方的想法及情报第7页适当的发问---5WIH；注意倾听，体会对方的感情，藉以产生共鸣，不宜过早表示认同；不宜争辩；为求体会本身意见不同的对方产意见；冷静思考对方所提意见的理由；保守互相约定的秘密；掌握时机，诚恳表达个人的意见；对对方言词不作贸然地否定或批评；不轻易提出忠告与建言；尽量避免说服的言词及态度；不得有盛气凌人的态度；不得有卑躬屈膝的态度；掌握整体对话的条理及要点；○4争取对方的赞同、共识：切记事情由具有参与及主观要求的人科来做，总比听命行事的结果来得好。阐明理由；使对方了解我方的意见及问题所在，引起兴趣；对方意见中我方可采纳的部分尽量纳入于我方方案内；诚意退请对方合作与援助；应互相确认问题的关键性；互相提供资料；对对方的意见及提案应仔细倾听；针对提案分析其利害及影响，并与我方方案比较，使对方了解我案有利；○5意见对方，结论内容及目的与我方方案偏离的沟通方法对事实再确认；彼此尊重对方的立场；接受上级的裁示；我方与对方意见不同时，可就更高层次之整合性结论进行控讨；对难以赞同的对方意见，运用发问技巧提供对方并不了解的必要资讯，协助对方修改其想法；找寻重新对话的机会；就彼此的意见进行归纳及整理；使对方能对我方的目的与计划有充分了解；尽可能掌握可令对方接纳我方言词=心态的关键；对难以赞同的对方意见，须保持冷静，或加入幽默的口气说明原因，诚退表达难以认同的观点；○6了解你的听众：第8页，你是否和一个人沟通如同与二十人或一百人一样；有朋友、亲戚沟通如同与陌生人一样；你在沟通时必须同时考虑其它因素，如听众之年龄、知识、性别以及社会种族、宗教或政治等背景；完全无心的评语对某人或许不予留意，惟可能对另一人就会做成了冒犯；要针对听众的层次，不可对他们发号施令，加以贬损或呵护；尽可能将沟通的事务，举出与听众经验与了解有关的例证；听众的知识与经验给予承认；切记要礼貌对待听众，这是他有权得到的；○7发表之准备唯有即席的谈话为不必准备之沟通，即使如此，在讲话之前仍须先妥当思考；设法进入状况，运用你的观察与智慧认知，判断及开拓情势。○8其它：*词不达意的误会*由地域造成不同的翻译、方言、口音、俚语及人别职业或行业所造成的专用术词，使情势更加复杂；因此沟通并非易事，沟通人员须格外小心，以确保他的讯息已被接收与了解；四、透过整合进行协调从事协调工作时，须避免以权威强制或妥协方式，应彼此充分沟通，透过广泛思考与运用技巧从双方对立的要求或不同的意见中，找出新的途径，并且整合在价值更高的地方。有关此项整合协调方式，其要点如下：不得迷失目标即使人与个人之间所达成的协调，不要忘记其目的仍在于达成组织既定标，沟通开始前及进行中，要经常确认协调的目的，这是约不可忘记的重点。站在更高阶层的立场导致对立时，因个人主张、见解与立场的不同，或过分维持个人面子时，穷易产生对立，此时须站在更高阶层的立场，用更广阔的视野来思考问题。充分发表各自的要求与意见，再行彻底检讨相互评估一般而言，人总是在对立的要求与意见提出后，再检讨、评估自己的要求与意见。因此协调的第一步，乃是发表及听取彼此的要求及意见。针对双方的要求、意见中之重要因素，进行分析及整合，以创造出双方认高的解决之道。针对要求与意见进行分析时，首先要彻底掌握遗词用字的正确含义，这非常重要。总之须针对想要表达的内容，进行分析；此外，不要过分琐碎牛角尖，要注意掌握整体的要求与意见。预估可能反应所谓协调的场合，可说是互相观察对方反应的地方。自己所说的内容，将会引起对第9页方的某些反应，对方的反应亦能引起自己的某项反应。有时此类反应循环令人迷失协调的原本目的，进而发展成受制于个人的对立局面，最后将使协调工作陷入僵局中。避免趋向理论化倘若对话内容偏离现实太远，结果陷入纯理性的抽象争议游戏，协调内容也容易成为空中楼阁般的结果。要站在共同负责的立场协调过程中，一旦陷于意见对立的论战时，执行的立场易采取权力性的措施，在野党的立场则为以肆意攻击对方而自喜。如此一来，即无法从尖税对立的意见中创出更有价值的结论。应以共同负责的立场，一起思考，为达到协调目的而努力。五、需求分析：刺激----需求----行为-----结果（满足）要想达到沟通协调的目的，要使对方有好感，就要理解对方的需求，人的顾望是无穷的，但眼前的需求则有阶段性，你的干部位于那种需求的阶段。人的需求大致可分为两种：是受过刺激所引发（刺激—需求）；另一为内蒙古自在意识浮在表面上，而促使外在行动（刺激—需求）。人的行这原本中某些原因下所产生的结果，因此若未能确切掌握其原因予以详细分析，进而采取适当措施，则所期待的行为改变，就看不到了。部属的需求1、保健的需求2、把握机会的需求3、达成目的的需求4、追求变化的需求5、保持轻松心情的需求6、追求安定的需求7、参与的需求8、追求肯定的需求9、追求公平的需求10、追求尊严的需求11、自我成长的需求需求不满所引起的行为当我们为满足自己的需求且想达成工作目标的时候，总容易遇到一些障碍。至于这些障碍，有来自外部的，也就是物性、人性或情况障碍；也有来自自己心中的障碍，也就是抱不协调的意念和目标，或两种以上需求无法同时满足形成对立时，所引起的需求冲突。当有这些障碍在阻止我们对满足需求和达成目标的尝试行为时，人们大都想除掉和克服这障碍。事实上像这种工作态度，对自我启发和解决问题是非常重要的。第10页，然而当这种努力的效果显著，消除障碍变得因难的时候，人们就会慢慢变得焦虑。到了最后，人们就完全受感情的支配，而在行为上失去冷静的态度。我们把这种行为叫做需求不满的行为。虽然起因于需求不满的心理紧张态度，是可以解除的，不过对达成目标的解决问题，却一点用处都没有。1、找藉口辩解---加以合理化（1）不责备自己，反而对成为原因的附属事项说个不停；（2）把责任推给别人，认为自己的失败是别人的错误；（3）对自己的过失，总是心不甘情不愿；（4）预先把一切工作上的因难加以夸张，因此事先就准备好藉口，并不实际上去行动；2、逃避—寻求避风港（1）自闭---请假、不说话、不与别人交往；（2）逃向疾病---头痛、胃痛或其他病症会出现；（3）逃向幻想---幻想脱离现实的事情；（4）逃避现实---做事情毫无计划且行动，故意