13EXCEL页面设置与打印输出

第13章Excel页面设置与打印输出工作表制作完毕，一般都会将其打印出来，但在打印前还需进行一系列的设置，例如，为工作表进行页面设置，设置要打印的区域，以及对多页工作表进行分页预览，打印前进行打印预览等，这样才能按要求完美地打印工作表。本章内容提要设置页面和打印区域分页预览与设置分页符预览与打印工作表13.1设置页面与打印区域通过页面设置，可以确定工作表中的内容在纸张中打印出来的位置。页面设置包括纸张大小、页边距、打印方向、页眉和页脚等。13.1.1设置纸张大小和打印方向13.1.2设置页边距页边距是指页面上打印区域之外的空白区域。如果用户对表格在页面中的位置不满意，可对页边距进行相关设置。选中这两个复选框，可使工作表打印在纸张的中心位置13.1.3设置页眉和页脚页眉和页脚分别位于打印页的顶端和底端，用来打印表格名称、页号或日期等。Excel2003内置了十几种页眉和页脚样式，用户可以使用这些内置的页眉和页脚，也可以添加自定义的页眉或页脚。在此下拉列表可选择系统内置的页眉在此下拉列表可选择系统内置的页脚在此对话框可自定义页眉在此对话框可自定义页脚为工作表添加自定义的页眉和系统内置的页脚效果13.1.4设置打印区域默认情况下，Excel会将所有包含数据的单元格作为打印区域。在实际工作中，为节省资源，用户可以设置打印区域，将需要的部分打印出来。选中要设置打印区域的单元格区域，然后选择“设置打印区域”项，此时所选区域出现虚线框，未被框选的部分则不会被打印若要取消所设置的打印区域，可单击工作表的任意单元格，然后选择“文件”“打印区域”“取消打印区域”菜单，此时，Excel又自动恢复到系统默认设置的打印区域。用户还可利用“页面设置”对话框中的“工作表”选项卡设置打印区域。如果要修改打印区域，可重新选择打印区域后选择“文件”“打印区域”“设置打印区域”菜单。13.2分页预览与设置分页符如果需要打印的工作表内容不止一页，Excel会自动在工作表中插入分页符将工作表分成多页打印。但是这种自动分页有时不是用户所需要的。因此，用户最好在打印前查看分页情况，并对分页符进行调整，或重新插入分页符，从而使分页打印符合要求。进入分页预览视图在分页预览视图下，将鼠标指针移到需要调整的分页符上，当鼠标指针变成双向箭头形状时按住鼠标左键并拖动，至合适位置后释放鼠标，可调整水平和垂直分页符位置，此时系统会自动根据调整情况设置打印缩放比例当系统默认提供的分页符无法满足要求时，我们可手动插入分页符，从而将一张表格打印成两页或多页。此外，还可将插入的分页符删除。同时在所选单元格的左侧和上方插入一个垂直分页符和水平分页符在所选行上方插入水平分页符在所选列左侧插入垂直分页符若要删除分页符，可直接将要删除的分页符拖出工作表外，或单击垂直分页符右侧的单元格（或单击水平分页符下方的单元格），然后选择“插入”“删除分页符”菜单。直接将要删除的分页符拖出工作表外13.3预览与打印工作表页面和分页符都设置好后，就可以将工作表打印出来了。但为了做到万无一失，避免浪费纸张资源，在打印工作表前最好先利用Excel2003的“打印预览”功能预览一下，确认设置无误后再开始打印。13.3.1打印预览打印预览视图“上一页”按钮：单击该按钮，显示前一页。如果上面没有可显示页，按钮呈灰色。“下一页”按钮：单击该按钮，显示下一页。如果下面没有可显示页，按钮呈灰色。“缩放”按钮：单击该按钮，可缩小或放大表格内容。“打印”按钮：单击该按钮，打开“打印内容”对话框。“页边距”按钮：单击该按钮，可显示或隐藏用于改变边界和列宽的控制柄。用鼠标拖动控制柄或边界虚线，可快速地改变页边距的有关设置。“分页预览”按钮：单击该按钮，可分页预览打印内容。“关闭”按钮：单击该按钮，可关闭打印预览窗口并显示活动工作表。“帮助”按钮：单击该按钮，可提供有关打印预览的帮助信息。打印预览工具栏13.3.2打印工作表如果对打印预览窗口看到的效果满意，就可以开始打印工作表了。在“普通”视图下单击“常用”工具栏中的“打印”按钮，可按系统默认的方式一次性打印一份所选的内容。如果需要设置打印参数，则要在“打印内容”对话框中进行设置。设置参数打印工作表综合实例——打印“考试成绩统计表”下面通过打印考试成绩统计表，来练习本章所学知识。首先设置打印区域，然后调整页边距，设置打印标题及网络线，再进行打印预览，最后将工作表打印41份。制作思路操作步骤具体操作步骤参见视频13-1。本章小结学完本章内容，应重点掌握以下知识。掌握设置工作表的纸张大小、打印方向、页边距、打印位置、页眉和页脚的方法。掌握设置和取消工作表打印区域的方法解分页符的作用，掌握在分页预览视图中调整分页符的方法。掌握进行打印预览并设置打印选项的方法。