公司采购制度及流程

物资采购管理制度及流程第一章：总则为了规范公司采购业务流程，防范采购业务风险，控制采购支出，保证公司正常生产经营活动，降低采购成本和付款风险，特制定本制度。第二章：物资采购具体内容一、本制度所指采购物资具体指：1、日常办公用品、耗材：笔、打印纸、胶水、笔记本；2、办公设备：电脑、打印机、复印机、扫描仪、硬盘等；3、设备仪器:生产用的机器、工治具、研发专用的仪器设备等；4、办公家具：桌椅、文件柜、保险柜等；5、原料物料：生产、研发所需的各种原、辅物料；6、工程物资：房屋建筑、室内装修等工程项目所需物资。第三章：采购业务原则和权限管理一、采购业务原则1.公司所有采购业务均由相关对口人员负责提起。日常办公用品、办公设备、办公家具由人事行政部负责;生产设备及工具由制造部负责；研发所需的物料由研发部负责、生产所需的物料由制造部负责。2.供应商的选择应遵循三家报价的原则，如为单一供应商或独家供应商，采购部门必须加以说明或解释；3.合同管理原则，需要招标的采购必须按照经济合同管理制度与供应商订立采购合同；4.为了节约采购成本和提高采购效率，一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购，减少紧急采购；5.合格供应商名单每年由采购部门和使用部门共同评估，总经理批复后，决定是否更换供应商；6.采购货款除小额零星采购外必须通过银行结算；7、大型设备、工程物资采购应执行预算额度管理，超过预算或有特殊情况的需执行追加预算程序。二、本公司应按以下采购权限进行采购：1.公司采购部是负责物品采购的管理部门。2.为节约时间成本，零星小额采购使用部门可先行采购，但事后必须经使用部门负责人签字后到公司采购部报备。3.招标项目采购支出，须经公司董事会决议后进行招标，后由采购部执行采购。4.公司各部门协助采购并监督和审查各采购活动。第四章：采购流程一、物资采购流程否是物资申请人填写《采购申请单》部门负责人审批采购申请财务审核采购申请公司负责人审批采购申请是否招标董事会决议公司采购部进行采购仓管员/质量部门进行验收仓管员填写《入库单》进行入库公司进行招标，选定供应商采购员执行申请付款流程公司采购部进行采购二、招标流程图招标小组采购部潜在单位投标/中标单位第三方机构审批制定招标计划确定投标方人选确定标底发布招标公告邀请潜在单位汇总登记单位资料，提交确定投标方人选制作或委托第三方制作招标文件和标底接受整理投标文件向中标单位发中标通知书开标确定中标单位领取并登记资格预审文件领取招标文件中标签约制作招标文件、标底三、物资采购流程管理1.采购申请1.1公司各部门所需物品均由各使用部门提交采购申请，物品请购需填写“采购申请单”。申请人应详细填写所购物品的规格型号，技术要求，对于机械加工件应提供详细图纸。1.2使用部门应尽量提前提出采购申请，给与采购部门足够的采购时间，采购部门应在合理的采购时间内及时完成采购任务；1.3采购大型设备、工程物资，负责人应将采购申请与采购预算一并提交，并标明预算执行情况。预算内申请正常执行采购流程，预算外需提交情况说明。1.4使用部门按照采购流程完成采购申请单的相关审批后传递到采购部。2.选择供应商并订购采购部应对所需物品选择至少三家供应商，对采购物品询价对比，编制合同评审表，提交总经理审批，确定供应商后签订供应合同。2.1采购部接到请购单后，应对采购申请进行严格审核，确定采购的品种、规格和数量，遵循定点采购原则，无定点采购的物品遵循“三家比价”原则选择供应商进行采购；2.2采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容；2.3不能在请购部门约定时间内到达的，采购员需及时通知以便请购部门及时调整应对方案。采购员必须监控采购订单的完成情况，每天定时检查未完成请购单。2.4采购物资出现质量问题或需要维护时，采购人员需及时配合相关部门与供应商联系。3.验收3.1采购货物到达后，仓库管理员应立即根据采购申请单与到货进行认真核对，根据验收结果填写外购入库单，除一份自留以外，其余传递到采购部、财务部，以分别登记相关台帐，在验收时，如出现与采购申请不符的，应如实做出相应记录，并填写书面报告报采购部，及时补充或更换。3.2仓库管理员需当场与相关人员交接和验收，并记录相应的验收记录，需要专业部门进行验收的，入库单上需要有专业人员的验收签字。4.付款采购部每月定期向财务部提交需支付的采购费用申请。采购部提请付款时区分预付款项与应付款项。预付款项应提交《付款申请单》和采购合同，没有采购合同的提供采购订单；应付款项提交《付款申请单》和发票，发票在以前月度入账的复印后一并提交。财务部在收到采购部递交的有关文档时，必须及时做好以下审核工作：4.1检查所有表单是否填写完整，是否经适当审批；4.2审核有关证明文件是否有效、票据是否齐全有效；4.3是否签订并存档采购合同；4.4若发生退货情况，采购人员需及时与财务进行沟通，并负责款项的讨回事宜。第五章：申请付款基本流程申请付款基本流程第六章：附则一、本制度解释权归公司采购部。二、固定资产采购及管理参见公司《固定资产管理制度》三、本制度经总经理签字后生效,修改亦同。采购人员填写《付款申请单》合同/采购清单专用/普通发票部门负责人审批会计审核合同付款及发票情况总经理审批出纳付款会计入账附件一：采购申请单使用部门：请购日期：年月日序号编码名称厂家规格型号单位数量单价总金额需用日期备注1234567经办人部门负责人采购负责人总经理一式三联：第一联采购部、第二联申请人、第三联仓库附件二：大型资产、工程物资采购申请单请购部门请购日期申请人设备名称厂家规格型号价格到货时间请购理由成本分析预算总额：预算执行：已支出额：预算负责人：部门负责人审核意见：签字：日期：年月日采购负责人批准意见：签字：日期：年月日财务负责人批准意见：签字：日期：年月日公司总经理批准意见：签字：日期：年月日附件三：付款申请单日期：年月日收款单位：开户银行银行账号预付/应付付款方式申请付款金额（大写）：佰拾万仟佰拾元角分（小写）：付款说明：合同付款条款及相关发票情况：会计：经办人部门负责人财务负责人总经理