沃尔玛业务操作指南

沃尔玛业务操作指南2010年3月沃尔玛公司创始人：山姆·沃尔顿沃尔玛2009年度销售政策一、年度销售目标任务：二、销售政策：1、结算账期：票到20天2、扣点：1）正常月返5%，特价返为1%（合同期间内特价机含税销售金额占总含税销售金额的比例不能超过20%，超过的部分每季度我司将按5%补给沃尔玛）2）规模返：无3、新店开张：5000元/店4、样机政策：32寸（含）以上平板免费出样。第一部分商品报价1、新品报价－－填报沃尔玛新商品报告及建立表（2008-11-10）.xls2、需要提供的资料：(1)、产品3C认证；(2)、商品国际条码(3)、《中国商品条码系统成员》证书3、调价－－填报《沃尔玛中国商品价格维护表及商品报告表》链接1注意：沃尔玛新品采购应提前40天提交产品信息（包括样品、条码、外观尺寸、价格等）第二部分订货与送货POType订单类型0003手写订货商品订单(送配销中心)0033系统订货商品订单(送配销中心)0007手写订货商品订单(送商场)0037系统订货商品订单(送商场)0043手写进口订单(送配销中心)0053彩页订单(送配销中心)0057彩页订单(送商场)0063新店订单(送配销中心)0067新店订单(送商场)0010成衣部备货单/送货单(送配销中心)0017服装类直送订单(送配销中心或商场)注：凡是3字结尾的订单必须送配销中心，凡是7字结尾的订单必须直送到商场（0017订单除外）。ThePOstructure订单号码结构：订单号码是系统产生的十位数号码，它仅仅是一个顺序号。一、订单二、送货流程注意：供应商发现签收的送货单涂改或订单号写错，务必要收货部负责人签字确认。沃尔玛购物广场送货流程图提前24小时预约并记录预约号按时送货审单卸货收货清点送货到部门审单处盖章送货车离开平台离开一周内领取拷贝收货办公室盖章供应商领取拷贝离开外地供应商领取拷贝三、送货注意事项1、必须持有效订单前来送货（如已经超过取消日期，订单不清晰或同一订单缺少其中一页，无订单决不可收货）。2、不可超出订单数量送货。3、必须提前24小时预约（或预约号码）。4、所有送货人员须到防损处登记领取供应商牌。5、听从收货人员安排。四、预约送货（一）如何预约注：提前24小时致电配销中心或收货部门，预约安排送货事宜预约时提供以下资料：1、订单号码和公司名称2、订单送货箱数3、到达送货点的日期及时间4、供应商联络电话及联系人（二）、预约送货注意事项1、要确定自己的订单是否清晰，要约的订单是否齐全，以减少加单次数、重复预约和不必要的拖延预约时间。如对订单有不明之处，可打电话向采购咨询。2、预约时，要清晰知道自己的送货时间和日期以及送货数量，以避免不必要的改约和取消。3、预约时一定要报清交货地点，蛇口DC或外地收货点。4、预约完成后可以核查预约号是否无误，预约号由5位数组成，其中前两位是送货当天的日期，后两位是流水号。5、供应商在送货当天只可有一个预约号，注意在得到预约号后方可挂电话。（三）改约或取消送货要在预约送货时间前3个小时打电话向预约部取消或改约。基本操作如下：向预约员工说明改约或取消的原因准确告诉预约员工预约号，公司名称及订单号预约员工核对完相应信息后，告诉供应商取消号。如还没有打印收货单据，则不需给取消号。注意：如当天不能准时到达，务必在预约送货时间前3小时打电话通知预约员工，否则无效。（四）、送货文件要求1、必须根据订单提供送货单，交予收货部2、每份订单必须开具一式两联送货单（一份订单多家店也一样）3、送货单上必须有供应商的公章或送货专用章4、订单号码要准确，否则拒收5、送货单上的每一种商品必须具备沃尔玛的商品编号或条码6、送货单上的每一种商品的数量单位必须与订单上的箱数单位一致7、送货单上的商品顺序应该与订单上的先后顺序一致8、送货单上的正页应留有足够的空间用于盖签收章五、仓库收货问题及处理办法问题一：条形码错误1、货物上的条形码和订单上的条形码不一致。2、货物上的条形码和订单上的条形码一致，但无法通过扫描。3、货物上的条形码和订单上的条形码一致，但扫描出来的数字不一致4、货物上没有条形码5、货物上出现多个不同的条码条形码错误处理方法：首先确认货物是否正确。如果货物正确，而且以后供应商的货物都是用这个条形码，沃尔玛的商品行政部会在系统中为该条码另外编制一个商品号。山姆店的商品行政部在采购员核准后可更改为现有条码。如货物错误，则当场退还供应商。如果货物错误，供应商必须在3天内退换货物。无法扫描或扫描无效的货物及未贴条形码的货物都应在3天之内退换或重新贴上正确的条形码。问题二：包装错误1、货物的包装单位与定单的不一致。2、货物的包装单位与定单的不一致，但总件数是对的。3、收货中发现货物破损，短少或多送。包装错误的处理办法：1、如供应商确实要更改货物包装，沃尔玛购物广场会在系统中建立一个新的商品号，山姆会员店可以在送货之前作此更改，但供应商须提前通知采购员。否则必须退货或换货。2、如果是货物短少或破损，供应商应在3天内补齐短少或破损数量。如是多送货，应在3日内退回供应商。问题三：供应商商品编号错误供应商商品编号指供应商为其商品型号所设定的编号。收货时将作为判断货物正确与否的重要依据。处理办法：如果供应商所送货物是正确的，沃尔玛将在系统中更改商品编号；如果货物错误，供应商应在3天内退换此货物。问题四：失约供应商预定了货位却未按约送货，会造成货位空置，耽误了其他急需送货供应商的时间，并且导致收货系统处于待收状态，给整个配销系统带来诸多不便。处理办法：如供应商确有意外情况不能按约送货，须提前（或及早）向收货部门取消预约。否则，沃尔玛将对供应商罚款以示警戒。对避免出现仓库问题的建议：1、收到订单后，供应商应仔细核对备货，特别是条形码、包装数量、供应商商品编号、商品标识标签等内容。2、发现任何不符，应及早与采购员联系，使其预先知道并共同解决问题货物。第三部分货款结算建立供应商档案签订供货合同沃尔玛发出订单供应商送货沃尔玛录入系统供应商提交发票沃尔玛到期付款一、结款流程结款流程说明第一步：签订供货合同。供货合同中已约定付款条款、年返比率等条款。第二步：建立供应商档案。生成供应商号码，供应商号码由9位数字组成。以123456010为例：123456010供应商号码部门号码区域号码第三步：沃尔玛发出订单。沃尔玛订单号码由10位数字组成，按获取方式分为以下两种：系统订单供应商自行在零售链邮箱中下载、传真或供应商直接领取电脑打印自然流水号例:3401920001店号+部门号码+流水号码本地订单传真或供应商直接领取手工填写、抬头注明“手工订单”字样以下为收货/据号码编号规律：收货号：货送配销中心或山姆会员店。收货章上有订单号、收货单号码等信息，收货号为6位数字。收据号：货物直送商场，收据号码由10位数字组成。如28-05010015构成如下：2805010015商品所属分区号收货时间（月日）流水号※索赔相关介绍：索赔即为退货，索赔定案后，产生一10位数字的索赔单号。举例说明：（1）如超市索赔单号28-2701-4304，构成如下：2827014304商品所属分区号我司各分店店号流水号第四步：供应商送货。供应商根据订单商品及数量送货至沃尔玛配销中心及各门店，沃尔玛收货部在供应商送货单上加盖收货章，并注明收货/据号码。二、发票开具（一）开票信息沃尔玛（中国）投资有限公司”开票信息如下：购货单位名称：沃尔玛(中国)投资有限公司纳税人识别号：440301710936858地址、电话：深圳市福田区农林路69号深国投广场二号楼2-5层及三号楼1-12层（0755-21512288）开户行及帐号：中国工商银行深圳市红围支行4000021219200065217（二）发票的开具要求1．以订单为最小结算单位开具发票。即当一份订单有两次或超过两次以上的送货时，须将订单的所有送货金额开在一张发票上结款。在确保每份订单的送货金额一次结清时，一张发票可对应多份订单。2．增值税发票开票金额=商品实际送货数量*订单商品单价备注：1）订单上的商品单价为不含税价2）如订单上有折扣，在结款时须扣除。折扣开具的方法有以下两种：直接以负数显示在发票；商品单价栏以折扣后的单价填列。注意：增值税专用发票须在规定时间内到税务机关认证，供应商的发票一旦开出，请尽快交至沃尔玛财务部，最晚不迟于开票日第45天。3、增值税专用发票（包括税务局代开的6%和4%税率的增值税发票）须在规定时间内到税务机关认证，供应商的发票一旦开出，请尽快交至沃尔玛财务部。4、发票必须严格按照税法要求开具，并请在提交发票时确保以下信息正确：•购货单位信息。•发票须盖发票专用章或财务专用章•开票人处须签章（三）、发票附件的要求结款必要资料：1、发票2、结款清单（按样本一的格式提供，须盖供应商公司原件章方有效）3、送货单原件（必须是加盖沃尔玛收货办的收货原件章）★货款结算时每份发票须对应一份结款资料，并按以上顺序摆放。特殊情况：以下两种情况须提供订单：1、订单为本地订单2、订单上有采购部授权人员关于订单内容变更的签字，如单价、折扣、付款条件等与结款有关的内容供应商公司章（样本一）结款清单（须盖供应商公司章方有效）供应商号：xxxxxx(供应商号前6位)付款条款：____________天供应商名称：部门号：____________购货单位：沃尔玛XX公司发票号码订单号或索赔号订单及索赔不含税金额备注6235225000003936,230.0015000075501,233.006550162648679.0028-2701-4304-3,280.006505005840-1097.25合计3,764.75此结款清单中的送货单已附齐※填写注意事项：供应商号码、供应商名称、付款条件必须填写，如订单显示的付款条件与供货合同签署的不一致时，请另附情况说明，否则将影响货款支付。三、结算相关知识介绍（一）付款到期日计算。1、计算方法：付款条款为N20(票到20天付款)。付款到期日将为票到日期加20个自然日。例如：送票日期是9月1日，则付款日期是9月21日。2．付款周期：沃尔玛实行周付款制，即每周二支付上周三至本周二的到期货款。（二）索赔款的处理1．索赔款的处理方式。1)供应商自行在发票中扣除。2)交款至我司指定帐户。2、注意事项：1)超两个月未处理的索赔款，沃尔玛会从最近的货款中强行扣除。2)索赔定案金额为不含税金额。3)索赔交款或扣款金额=索赔定案金额*（1+适用税率）（三）协议款的处理1．协议在签署时约定以下交款方式：1)帐扣：协议一旦签定，协议款将被立即从供应商货款中扣除。2)支票支付：我司须在两周内收到款项，逾期将会自动转为帐扣。2、注意事项：1)协议金额为含税金额。2)供应商不得自行在发票中扣减协议款。（四）年佣款的处理：1、年佣的计算：年佣是按部门、按月份计算，不分地区不分店计算。年佣金额=（当月进货-当月退货）*（1+适用税率）*合同签订的返佣比例2、注意事项：1)财务部一旦收到采购部确定的年佣款，将被立即从供应商货款中扣除。2)年佣款由采购部门计算，如供应商对年佣金额有异议，请与采购联系。沃尔玛促销方式1、快讯、堆头的利用：快讯、堆头促销等是沃尔玛最主要的促销方式，每两周一期，各地因此必须不间断地参与此类贯穿全年的促销。2、折扣券促销：在规定时段，购买指定型号产品，获赠一定金额的折扣券。使用后由供应商补差。3、二展促销：沃尔玛卖场具有超强的客流，卖场通道相对比较宽敞，因此我们应充分利用此等优势，尽可能在重点门店安排第二展区（以LCD、高清、短管等高端产品为主）进行展示、宣传和促销，强化与消费者的沟通互动，提升产品形象，提高品牌美誉度和知名度，促进高端机销售。END