办公用品管理规定(草拟版)

文件名称办公用品管理规定编号YCZ-XZ-006版本1.0页码第1页共4页一、目的为规范公司办公用品的申请、采购、保管、领用发放等程序，有效地控制办公费用，节约开支，结合公司实际，特制订本管理规定。二、适用范围本制度适用于壹车族总部及下属各分公司。三、生效日期本规定自2018年4月1日起开始生效，至新的办公用品管理规定出来后终止。四、职责1、总部人事行政部：负责总部各部门每月办公用品需求统计、申请、采购、保管、发放等工作。2、各分公司综合部：负责各自分公司每月办公用品需求统计、申请、采购、保管、发放等工作。五、内容1、办公用品的定义。本规定的办公用品：是指公司员工工作所需的办公文具（如本子、笔等）、办公耗材（如打印耗材等）、日杂百货类（如生活用纸、清洁用品等）等物品。2、办公用品的分类。办公用品分为两类：消耗性办公用品和非消耗性办公用品。2.1消耗性办公用品包括：个人消耗性办公用品和公共消耗性办公用品。（1）个人消耗性办公用品包括：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、笔芯、白板笔、回形针、大头针等。（2）公共消耗性办公用品包括：复印纸、墨盒、清洁袋等。2.2非消耗性办公用品包括：资料框/夹类、剪刀类、长尾夹、直（卷）尺、订书机、笔筒、计算器等。3、办公用品的需求统计3.1各部门每月应根据实际工作情况对次月所需的办公用品种类、数量进行统计，汇总填报完成次月的《办公用品需求表》(见附件1），并于每月25日前必须将此表发至总部人事行政部或各分公司综合部。4、办公用品的采购申请4.1总部人事行政部和各分公司综合部应对各部门提交的次月《办公用品需求表》（见附件1）进行汇总整理，然后对其所需的办公用品进行供应商找寻、然后询价筛选（可通过当地的实体店或网络渠道进行），形成月度的《办公用品采购计划表》（见附件2）,并将供应商相应资料进行存档备案。（1）办公用品实行月度预算经费管控制度，每月采购办公用品标准为300元，超出标准不予以审批，如采购物品已超出当月办公用品费用标准，可以叠加前后两个月份的费用进行办公用品采购，叠文件名称办公用品管理规定编号YCZ-XZ-006版本1.0页码第2页共4页加的月份会进行相应费用分摊，并列入当月已采购范围，后续不可再申请此月份办公用品的采购。如有特殊情况，视具体情况而定。（2）公共消耗性办公用品每月按照实际使用进行采购报销（例如复印纸，每月不能超过5包/月）且需在采购计划范围内，超出采购范围不予以审批。4.2总部人事行政部和各分公司综合部应于每月28日前在钉钉系统上提交“办公用品采购申请”（需附详细的次月的办公用品采购计划表及本月的办公用品入出库存台账表)，然后按流程依次等待领导审批。4.3办公用品采购申请流程注：办公用品采购计划各部门需在每月25日前通过企业邮箱发送至人事行政部，人事行政部以及分公司综合部需在28日前提交办公用品采购计划。4.4对在钉钉系统上提交的“办公用品采购申请”，经公司相关领导审批通过后，总部人事行政部和各分公司综合部方可对其申请的办公用品需求进行“实物采购”，在钉钉审批通过后尽可能在五个工作日内将办公用品采购到货。4.5总部人事行政部和各分公司综合部要及时掌握各处办公文具用品市场价格和最佳采购日期，在保证质量的前提下，努力降低采购成本。文件名称办公用品管理规定编号YCZ-XZ-006版本1.0页码第3页共4页5、办公用品的入库保管5.1办公用品采购到货后，总部人事行政部和各分公司综合部应及时将采购的办公用品入库进行保管。5.2总部人事行政部和各分公司综合部必须清楚地掌握其办公用品库存情况，所有办公用品应按种类、规格、数量、单价等建立《办公用品入出库存台账表》（见附件3），定期盘点，做好物资进、出明细帐登记，做到账物相符；且每月底将本月的《办公用品入出库存台账表》（见附件3）发至总部人事行政部备案。6、办公用品的发放、领用6.1总部人事行政部和各分公司综合部应根据最终钉钉系统上审批通过后的《办公用品采购计划表》（见附件2），将入库的办公用品按各部门提交的需求申请进行实物发放，且各部门需在《办公用品发放登记表》（见附件4）上进行领用签收。6.2若当月各部门有额外需领用的办公用品，可在总部人事行政部或各分公司综合部进行申领（若所需领用的办公用品还有库存），领用时需在《办公品领用登记表》（见附件5）上进行签字，且所需领用的办公用品也将列入本部门次月的已采购范围，后续不可再申请此数量的办公用品采购。如有特殊情况，视具体情况而定。6.3办公用品的领取以“适用、节约”为原则，消耗性办公用品中的笔芯、笔记本的领取原则上每人一支/本。非消耗性办公用品，如订书机、笔筒、计算器等个人不可重复领取，如有损坏等原因可以旧换新。6.4公共消耗性办公用品，如打印纸，复印纸、打印机色带、碳粉等，员工都应本着“环保、节约”的原则使用。如打印纸，重复打印较高的文件可申请印刷标准版本；内部文件尽量使用双面打印；无需存档的文件使用单面纸进行背面打印；不打印与工作无关的文件；打印过后的文件要及时取走。7、办公用品的回收7.1员工离职时，总部人事行政部或各分公司综合部在其办理离职交接手续时，应将能够进行二次使用的办公用品进行回收，以便其进行二次使用，同时在《办公用品入出库存台账表》上进行台账更新。8、办公用品的采购费用报销8.1总部人事行政部或各分公司综合部采购办公用品时，必须取得相应的合法采购发票，方可进行费用报销。8.2办公用品采购费用报销时，总部人事行政部或各分公司综合部必须凭《办公用品计划采购表》和采购发票同时在“钉钉系统上申请”以及“填写纸质版报销单”，逐一经公司相关领导审批通过后，文件名称办公用品管理规定编号YCZ-XZ-006版本1.0页码第4页共4页方可由财务部进行核销费用，具体可以参照财务《费用报销制度》进行。六、其他事项1、本规定为初稿，后续将不定时进行调增；2、总部及下属各分公司须严格执行办公用品管理规定。七、本制度由壹车族总部人事行政部组织拟订，由壹车族总部人事行政部负责解释。八、附件【附件1】表单：《办公用品需求表》【附件2】表单：《办公用品采购计划表》【附件3】表单：《办公用品入出库存台账表》【附件4】表单：《办公用品发放登记表》【附件5】表单：《办公用品领用登记表》深圳壹车族商业管理有限公司签发人：签发日期：2018年3月日