公司内部采购管理制度流程

精心整理公司内部采购管理制度2015年12月制定第一条为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强公司物资采购的监督管理，特制定本制度。第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。第三条采购流程3.1生产部工艺技术员或技术经理根据销售合同订单物料需求、查询库存数量，填制《物料采购计划单》，经仓管员确认库存、生产部经理审核后，交给副总经理审批。物料需求包括用于销售合同订单的主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等；试验品、样品、退回返工的产品等参照此条款执行，工程部在工厂时遵守此管理制度；项目工地施工按施工管理制度，并填写《工程部施工物资需求申请表》执行。3.2办公用品、办公设备按实际情况申请采购，单件金额过500元的，需填写《物料采购计划单》由副总经理审批。3.3《物料采购计划单》应注明物料名称、单位、规格、材质、数量、需求日期及特殊要求。物料采购单共四联，分别交财务、采购部、仓管员、自存。3.4紧急请购时，请购部门应于《物料采购计划单》备注栏注明“紧急”字样及交货期限。3.5已开具《物料采购计划单》，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转送采购部，必要时应先口头知会采购员。采购部门接获通知后，立即停止采购。3.6如遇特殊情况未能及时停止采购时，采购部应与原请购部门协商并妥善处理善后事宜。3.7如用于返工或工作失误造成的重复采购，需在物料采购计划单上注明，不可掩盖问题。第四条采购方式根据本公司实际情况，公司物料采购采用以下三种方式：4.1集中采购公司通用主要材料（如：玻璃棉、铝条、面布、玻纤布、玻纤毡等），以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购；保证合理库存。4.2合约采购公司经常使用之物料（如：胶水、天那水等），采购部应事先选择供应商，确定供应价格及交易条件，办理合约采购，依定时或定量之方式进行采购，保证合理库存。4.3一般采购零星物料（如：铆钉、螺丝等），按实际需求量即时采购。根据市场价格调查，原则上需定点采购，保证质优价廉。第五条询价、议价5.1采购部采购人员接获核准后之《物料采购计划单》，应选择至少三家列入公司《合格供应商名录》内的供应商作为询价对象，长期有业务合作的供应商作为优选；优先供应商不能满足采购条件的，其他备选供应商，货比三家，同等材料质优、价廉、服务好者中标。5.2确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前条所限；5.3如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；5.4选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂家、代理商、经销商之顺序选择；5.5供应商提供报价之物料规格与申购规格不同或属代用品时，采购人员应要申购部门确认；特殊要求的材料物资，采购人员应提出，如需要使用部门共同询价与议价，使用部门应配合。5.6询价后，如有必要，采购部应至少选择两家以上供应商进行交互议价；议价应注意品质、交期、服务兼顾。第六条议价原则遇以下状况时，采购部应及时与供应商议价：精心整理6.1市场价格下跌或有下跌趋势时；6.2采购频率明显增加时；6.3本次采购数量大于前次时；6.4本次报价偏高时；6.5有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；6.6其他有利于公司条件时第七条定价核准7.1采购人员询价、议价完成后，填写《采购询价、议价单》（对内使用），随附各供应商回传的《采购询价单》（对外使用），必要时附上书面说明，交财务审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。7.2采用集中采购方式采购，单笔采购金额在5万元以上的采购订单，需副总经理审批。7.3其他一般情况采购的，按正常采购流程执行。第八条订购作业8.1采购人员接获经核准之供应商，经询价、议价流程后，编制《采购合同》或《采购订单》等书面形式，向供应商下达采购指令，并以传真形式签字确认，有必要时，要当面与供应商双方签字盖章。8.2若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应在进销存软件的《采购订单》中注明。8.3采购人员应控制物料订购交货期，及时向供应商跟催交货进度。第九条验收与付款9.1依相关检验与入库规定进行验收工作。9.2依财务管理规定，办理供应商付款工作。第十条合格供应商之选择，采购品质文件资料要求物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在《合同》的采购合约内予以明确规定：10.1订购物料之规格、图纸、技术要求等。10.2产品技术精度、等级要求。10.3各种检验规范、标准或适用规格。10.4所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。10.5合格供应商之选择物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：10.5.1经本公司供应商调查，列入《合格供应商名录》内的供应商。10.5.2提供的样品经本公司确认合格。10.5.3类似物料以往采购之良好记录，合作意向强、态度服务良好。10.5.4供应商一经确定，无工艺更改要求、无质量问题、价格合理的，不能随便更换。更换供应商，应填写供应商更换记录，描述更换前后情况对比、原因。第十一条品质保证之协定物料采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：11.1供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000等。11.2供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。11.3供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。11.4接受本公司必要之供应商调查。11.5保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。第十二条进货验收之规定供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：精心整理12.1品质检验品管部依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。12.2处理短损根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，向供应商沟通，必要时向供应商索赔；12.3退还不合格品对检验不合格之物料，退回供应商，由此造成的损失，向供应商进行索赔；降低品质接收的物料，要求以供应商折价、优惠价等结算。12.4如由于特殊技术要求的加工件或物料，由使用者洽谈的采购，品质检验的工作由其负责，品管部配合。。第十三条品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：13.1处理依据以双方事先约定之品质标准作为处理依据，并于《合同》上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。13.2采购物料退货与索赔13.2.1拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。13.2.2采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。13.2.3现货供应之退货，要求供应商更换合格之物料。13.2.4订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。13.2.5确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，重新选供应商。13.2.6退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。13.2.7双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。13.3其它索赔规定13.3.1供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。13.3.2破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。13.3.3因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。13.3.4其他原因导致本公司之损失，依实际损失向供应商索赔。第十四条采购交货期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是必要的时间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本之目标。依供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交期达成率。第十五条采购人员必须按采购作业规范运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任。15.1对采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管说明原因，提出相应意见方案，采购部应及时与请购部门沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。15.2物资采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。15.3采购人员必须遵守公司规章制度，按照规定的程序和标准采购，负责与供应商货款结算，催收发票事宜。任何人不得私自与供应商串通、密谋等，损害公司利益。15.4采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。15.5采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。15.6为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。第十六条售后服务：对于采购物资，采购部在签订购买合同时，要明确服务约定。16.1采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由采购部负责联系。精心整理16.2对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由采购部在规定时间内协调解决。第十七条本制度发布之日起生效，相关条款需修改的，公司相关人员开会讨论并修订。2015年12月21日