XX金属公司管理信息系统报告

1X金属公司系统分析报告一、现行系统调查与分析报告（1）现行系统组织概况现行系统组织介绍：X金属材料有限公司是原x市物资局下属的金属公司于2001年底转制成立的。公司目前的注册资金3000万人民币，其中90%为国有资产，10%为经营者群体持股。公司继承了原公司的大部分经营业务，主要任务是对x市及周边地区的所需钢材、有色金属等原材料进行采购、进货，销售及存储管理，并且还负责把客户定购的货运送到目的地。公司性质属于流通企业，业务范围主要是通常所说的进销存管理。公司改制后，实行一体化管理和非独立核算，有效降低了经营成本，业务量稳步扩大。成立的五年多来，经营品种已达250多个大类、数千种规格，现有职工237人，，进货客户及销货客户总共达到2000多家。现行系统组织机构与业务功能：x金属材料公司设有办公室、业务部、市场部、物流部、财务部和信息中心等部门。每个部下还设有若干职能部门或职能岗位。公司的组织机构如图15.4所示。图15.4x金属材料公司组织机构图各部室的业务范围如下：a.办公室负责处理公司日常办公事务（如文件管理，会议安排），行政考核，后勤管理等。b.业务部是x公司经营钢材的核心部门，负责金属材料的进销存业务，具体职责有:①采购员6人，他们的职责是根据市场需求和库存情况，负责钢材的现货和期货的采购，包括提出采购申请、与供应商签订进货合同，与供应商保持业务联系，进行合同督催等。②合同员2人，其职责是负责登记采购员送来的进货合同,并完成每月的合同统计与分析。2③核价员1人，其职责是负责金属材料到货后的进价核价及入库单处理。④销售员4人，负责金属材料的销售管理，如销售开票，保持与客户的业务联系等。⑤统计员2人，负责全公司的物资进销存统计报表的制作与上报工作。c.市场部负责各地区的市场开发工作。d.物流部负责钢材的运输和仓储工作，如钢材仓库负责钢材的验收、入库、存放、保管、保养及物资出库工作，车队负责送货和取货。e.财务部负责全公司经营活动中的收款、付款、开票和各种帐务及资金管理，进行财务分析，编制财务报表等。f.信息中心是以财务部的机房管理人员为基础新成立的部门，负责公司的信息化规划和信息系统的建设。现行系统的业务功能，可以用分层描述的现行系统功能图进行抽象，建立现行系统的功能模型。以业务部为例，如果把业务部的工作用功能图抽象出来，可建立如图15.5的业务部现行系统功能模型。图15.5金属材料公司业务部功能图（2）现行系统工作目标x金属公司的性质属于流通企业，业务范围主要是通常所说的进销存管理。现行系统的主要目标有：对各种单据、合同进行管理；对库存、进销货情况进行管理；对合同和各种单据进行统计和查询；实现人员合理分工，保证业务流程顺畅完善；进一步提高人员的工作效率，提高业务量；提高物流服务水平；建立和扩大经销网络，提高市场占有率；3（3）现行系统职能调查情况：分部门来说，各个部门的工作目标大致可列为如下：进货：采购员判断市场情况，签订采购合同；合同员登记合同并完成合同的统计与分析，其分析的信息为决策作出支持；核价员核对合同价与发票价，并产生相应的单据；通过电话及票据传递进行各个部门之间的消息通信对业务台账进行及时修改销货：对金属材料的销售进行管理，保持与客户的业务联系；进行可供资源表的维护；与库存部门保持良好联系库存：对出库及入库的货物进行核对与清点；对库存进行统计与查询；保持与进货和销货部门的良好联系（4）现行系统功能需求各部室的业务功能需求如下：a.办公室负责处理公司日常办公事务（如文件管理，会议安排），行政考核，后勤管理等。b.业务部是x公司经营钢材的核心部门，负责金属材料的进销存业务，具体职责有:①采购员6人，他们的职责是根据市场需求和库存情况，负责钢材的现货和期货的采购，包括提出采购申请、与供应商签订进货合同，与供应商保持业务联系，进行合同督催等。②合同员2人，其职责是负责登记采购员送来的进货合同,并完成每月的合同统计与分析。③核价员1人，其职责是负责金属材料到货后的进价核价及入库单处理。④销售员4人，负责金属材料的销售管理，如销售开票，保持与客户的业务联系等。⑤统计员2人，负责全公司的物资进销存统计报表的制作与上报工作。c.市场部负责各地区的市场开发工作。d.物流部负责钢材的运输和仓储工作，如钢材仓库负责钢材的验收、入库、存放、保管、保养及物资出库工作，车队负责送货和取货。e.财务部负责全公司经营活动中的收款、付款、开票和各种帐务及资金管理，进行财务分析，编制财务报表等。f.信息中心是以财务部的机房管理人员为基础新成立的部门，负责公司的信息化规划和信息系统的建设。（5）现行系统信息需求现行系统的信息需求包括进货合同单，供方发票，购货要求，物资入库单，合同完4成情况明细，客户的付款能力，销货合同，发货单，临时销售合同等。我们可以将信息需求用信息流程图的形式表现出来，如下图所示：其中第一层的处理逻辑被分解为第二层的2.1合同管理、2.2进货管理、2.3销售管理三个处理逻辑，这三个处理逻辑又分解成三张第三层数据流程图。2业业业业业业业业J2业业业业业业J6业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业业图15.6业务部进销存业务第一层DFD2.1合同管理合同员J6业务台帐采购员财务客户仓库财务统计客户物资发货单J2进货合同明细2.2进货管理核价员供方发票合同进/销价物资入库单物资入库单供方发票2.3销售管理销售员物资入库单购货要求付款能力进货合同单图15.7业务部进销存业务第二层DFD5采购员2.1.1进货合同登记合同员进货合同单J2进货合同明细财务供方发票2.1.2注明合同价合同员J1进货合同留底J3可供资源表供方发票2.1.3做到货记录合同员2.1.4合同统计合同员业务主管合同完成情况汇总表合同完成情况明细表核价员供方发票合同进/销价物资入库单⑤销售员物资入库单⑤图15.8处理逻辑2.1“合同管理”的细化DFD合同员统计财务业务主管仓库2.2.1登记发票目录核价员2.2.3编拒付理由书核价员2.2.4产生物资入库单核价员2.2.5填实收数量核价员J4发票目录2.2.2核对价格核价员价格不相符财务拒付理由书合同员物资入库单③④⑤⑥物资入库单③④⑤物资入库单①物资入库单②③④供方发票物资入库单⑤J5物资入库单①②暂存供方发票合同进/销价供方发票合同进/销价价格相符供方发票图15.9处理逻辑2.2“进货管理”的细化DFD6合同员仓库财务客户物资入库单⑤2.3.1做业务台帐销售员2.3.3预开票销售员2.3.2核实购买能力销售员2.3.5结算开票销售员2.3.4销售登记销售员J6业务台帐统计2.3.7做可供资源表销售员2.3.6修改库存销售员J6业务台帐（入库单⑤）合格购货要求购货要求付款能力不合格购货要求J7发货单⑤⑥⑦暂存J7发货单①暂存发货单④发货单①②③发货单①发货单⑤⑥⑦发货单⑤发货单⑤可供资源表客户图15.10处理逻辑2.3“销售管理”的细化DFD（6）现行系统查询与决策要求现行系统查询与决策要求包括：销售员查询库存总账，了解可供资源以满足客户购货需要；采购员要了解各种物资的库存量以便及时向有关部门提出采购申请；核价员要查询并核对合同价与发票价是否一致，以便决定开具哪一种票据；合同员需要查询合同明细；公司有关人员需要查询各种票据的明细；公司有关人员要查询合同的完成情况，以便确定往来单位的信誉度，并作出优惠计划；公司经理需要了解未来季度某种物资的期货数量，以便预计下一季度的进销额；公司经理需要了解公司各种经济指标的完成情况，以便作出长远的战略计划；（7）现行系统系统分析a.目标分析2003年初公司购买了“金碟”财务软件，实现了财务管理信息化，但随着经营业务的不断扩大，仅仅在财务管理方面实现信息化，已不能满足公司业务的不断扩大，须尽7快改变目前进销存业务管理仍然是手工的作业状态。b.存在问题分析销售的结算方式很多，手续繁杂，容易出错；销售、财务和仓库各有一本库存明细账，数据不一致问题严重，月底对账工作量大；人工开销售凭证，容易写错、算错，事后处理困难；由于销售人员不能准确掌握库存，开出的废票很多，常常要退票；市场开拓能力差，没有设立设外省市经销网点；缺乏合理的库存定额管理，库存数字不准，造成大量积压或脱销；没有供应商资料，无法控制进货质量；由于业务人员忙于日常事务处理，无精力进行经营活动的分析；经理得到的信息滞后，不能及时了解市场行情及企业运行情况，影响了正确决策；没有留下客户资料，无法进行市场分析和客户分析，缺乏客户服务的意识，有些客户已经流失；公司已使用了财务软件，但业务信息系统尚未建立，致使业务数据不能直接、实时地进入财务系统，造成数据冗余；单据繁多，数据冗余；“可供资源表”每周制作一次，不能实时反映物资的可供数量和市场价格，没什么用处；历史数据缺失，无法进行销售预测和分析；信息化意识薄弱，不原意尝试电子商务。c.环境分析首先从公司内部大环境分析，目前公司的注册资金3000万人民币，其中90%为国有资产，10%为经营者群体持股。公司继承了原公司的大部分经营业务，主要任务是对x市及周边地区的所需钢材、有色金属等原材料进行采购、进货，销售及存储管理，并且还负责把客户定购的货运送到目的地。公司性质属于流通企业，目前经营品种已达250多个大类、数千种规格，现有职工237人，进货客户及销货客户总共达到2000多家。如此大的一家企业目前仅靠财务软件来运营，定会造成很多商机的贻误，并且若想进一步的经营降低成本，其空间将会越来越小。其次从公司的外部环境分析，目前该市场的利润空间较高，还会有相当多的公司进入市场，并且目前信息化是一主流，谁掌握的信息更多更迅捷，就意味着能赚更多的差价，签订更多的客户。因此尽快实施信息系统化势在必行。d.新系统功能、数据与流程需求分析新系统有四大功能，分别为进货管理功能、销售管理功能、合同管理功能、库存管理功能。进货管理又分为核价、拒付理由书、进货情况查询，销售管理分为核实双方交易能力、签订合同、开票、销售统计、销售查询、注销，合同管理分为合同登记、发票登记、合同查询、合同统计、合同住校，库存管理分为入库登记、出库登记、库存查询、库存统计。新系统将面向合同员、核价员、仓管员及业务主管，实现信息的实时性，查询、统计简便，真正实现进销存的信息化。新系统所有数据如下共有11张表，分别为临时销售合同，入库单，发票明细，发货单，可供资源表，合同明细，员工信息表，往来单位，注销发票档案，注销合同档案，物资，员工信息表除了有员工的信息还有员工的权限，根据其权限进入不同的系统模块进行操作。临时销售合同是还未签订好的合同。至于其他几项都是原来手工作业中都用到的数据，只是进行了电子化。新系统的流程由数据流程图DFD分层次地描述。8二、新系统目标促进物资流通的社会化、合理化，建立一个能灵敏、高效、全面提供物资经营、管理和决策信息的公司微观管理信息系统。①实现进销存，统计及财务工作的全面计算机处理，提作工作效率和工作质量。②提高物资流通的社会效益，建立物资配送信息子系统.③及时提供物资经营、管理和辅助决策的信息，提高经营管理水平。④能进行各项经济指标的动态分析及市场预测、财务预测。⑤能提供与经营环境有关的供货厂商和客户单位供、需、价格、资源需求等方面的市场信息。⑥实现信息共享，满足对各类物资信息处理的准确性、一致性、时效性和灵敏度的要求。三、系统整体特点结合批号管理一边追踪原销货及退货资料可控管库存量、在途量、未送货量资料自动更新应收应付帐款进行货物进出口的相关核算海关编码库存清单自动计算增值码、关税、消费税适用于小规模纳税人或一般纳税人四、新系统代码设计本系统采用的代码均为bigint型，长度为8，采用顺序码。每种类型代码的第一位都不同，如员工信息表中的员工号第一位为1，往来单位表中的单位码的第一位是2，物资表中的物资码的第一位是3，以此类推。每张表的第一条记录都是*0000001，以后每添加一条记录就加一号