智尊宝全球移动办公室

智尊宝全球移动办公室流程管理深圳商智通电子商务有限公司流程概述工作流程是网路架构式的工作流程管理解决方案，让您能够将繁琐的工作转换成工作流程，以便透明化并有效率地控制不同处理程序及工作。现在来看看工作流程如何为您服务有了工作流程，您可以享受众多优点：您可以专注于工作中。不需要了解工作流程中的所有步骤。您不会漏掉任何有优先顺序已提升的紧急工作。优先顺序会依准则设定升高。您可以让适当的人员读取及编辑工作流程中适当的电子表单内容。您不但能在文档中启动工作流程，而且也能在表单中启动，取决于您所定义流程类别。您可以强化工作流程的流程安全性问题。您可以追踪已启动的工作流程。.您可以将工作委派给其他使用者。您可以监视每项工作的进度。流程示例说明例如，您想要向公司申请年假。那么，可能的步骤就会有请假范例1.填写请假表单。2.向主管提出申请，以取得核准。3.如果获得核准，再送交人力资源部门，取得进一步核准。4.如果获得核准，再送交董事长，取得最终核准。5.如果获得核准，便更新申请人的休假结余。以上案例包含五个步骤。如果是规模庞大的公司，步骤可能会更复杂。此时，就需要本流程提供的流程监控来实时监控流程进度流程说明工作流程是一组步骤和资料的集合，定义达成目标所採取的路径，与工作程序的作业相关：工作的架构方式、负责执行的人员、相对的顺序为何、如何进行同步处理、资讯如何流传以支援工作，以及如何追踪与监视工作。工作流程基本上是结合「开始工作流程」的起点与结束的「终点」，如下图所示：您可以看到，两个步骤之间是使用路径来「完成」连结。也就是说，当您开始工作流程时，就会一路走到「结束」步骤，完成工作。了解工作流程若要为您建立适当的工作流程，您必须了解工作流程的三大主要因素：因素描述参考一般工作流程工作流程类别绑定电子表单的工作流程选择工作流程类别与上传文件结合的工作流程单一步骤工作流程传送方法平行步骤选择工作流程传送方法回送步骤合并步骤批准工作待办事项工作是/否工作决策点工作工作流程步骤自动完成工作选择工作流程步骤触发子工作流程自动工作系统管理员必须先建立「工作流程群组」，然后在流程设置的[群组]平台上为这些群组设定权限规则。2.系统管理员在流程设置的[流程类型]平台上之[工作流程群组]下方建立工作流程。3.一般使用者可以在工作流程的[提交]平台上启动工作流程。依使用的类别而定，工作流程可以从上传文件或提交电子表单开始。提交工作流程之后：使用者可以在流程设置[工作清单]平台上，检视并处理自己的工作。使用者可以在流程设置的[追踪]平台上，追踪自己启动的工作流程。使用者可以在流程设置的[排程]平台上进行规划，让「一般工作流程」于适当时间自动开始。系统管理员可以在流程设置的[监视]平台上监视所有工作流程。系统管理员可以在流程设置的[委派]平台上，将一位使用者的工作流程委派给另一位使用者。了解流程群组表单群组资讯栏位描述群组名称输入新增表单群组的名称。描述加入新增表单群组的描述。规则清单视窗显示已定义的权限规则。2使用者选择清单提供[使用者角色]/[使用者帐户]/[使用者群组]等选择。3使用者选择视窗显示[使用者角色]/[使用者帐户]/[使用者群组]的对应清单以供选择。4加入为所选取的[使用者角色]/[使用者帐户]/[使用者群组]加入新规则。5移除在[规则清单]视窗中选取时，移除已定义的权限规则。为各对应存取权限选择[允许]或[拒绝]：6权限清单允许：允许[使用者角色]/[使用者帐户]/[使用者群组]执行对应的动作。拒绝：阻止[使用者角色]/[使用者帐户]/[使用者群组]执行对应的动作。7必要将权限规则设定为强迫。8更新更新已定义规则的权限设定。在[首页]的[事务]功能表上按一下[流程管理]，然后选择[流程类型]2.按一下[新增]。您便会存取工作流程群组设定画面3.输入[群组名称]。4.您可以选择性地输入[描述]。5.在[存取权限资讯]中设定权限规则。6.按一下[储存]。设定工作流程群组权限规则的步骤只有拥有权限的人才可以存取工作流程群组。若要妥善管理群组，系统管理员必頇为每个工作流程群组设定适当的权限规则。系统管理员可以控制使用者的各项动作，包括建立、读取、变更、复制、删除、追踪、监视和分析群组中的工作流程。以下我们会告诉您设定权限规则的步骤。您可以在建立工作流程群组时设定权限规则，或者可以稍后再设定编辑这些规则。在这两种状况下所存取的工作流程群组设定画面都一样，所以我们会从这个画面开始，并著重在[存取权限资讯]方面。1.在使用者选择清单中选择目标[使用者群组]、[使用者帐户]、[使用者角色]：群组/帐户/角色的对应名称便会显示在[使用者选择]视窗中。2.在[使用者选择]视窗中选择目标使用者。3.按一下[加入]。在[权限清单]中设定权限规则。共有7种权限规则供您设定：动作选取[允许]时所代表的意义读取使用者可以读取此工作流程群组中的所有工作流程。建立使用者可以在此工作流程群组中建立工作流程。变更使用者可以变更此工作流程群组中的群组资讯及权限规则。复制使用者可以复制此工作流程群组的属性，以建立新的工作流程群组。删除使用者可以删除此工作流程群组。监视使用者可以监视此工作流程群组中的所有工作流程。排程使用者可以在此工作流程群组中启动工作流程。示例尝试建立名为「人力资源工作流程」的新工作流程群组，以储存人力资源部门的所有工作流程，而人力资源部门为[使用者群组]中的成员。提供描述：「此群组包含与人力资源相关的工作流程」。允许人力资源部门中的所有成员在此群组中执行工作流程上所有动作。允许其他使用者群组「读取」和「提交」此群组中的工作流程。步骤：1.存取工作流程群组清单。2.按一下[新增]。您便会打开表单群组设定画面。3.在[群组名称]中输入「人力资源工作流程」。4.在[描述]中输入「此群组包含与人力资源相关的工作流程」。您看到的结果应该如下图所示：在使用者选择清单中选取[使用者群组]：人力资源部门：6.选取[人力资源部门]。7.按一下[加入]。8.按一下[权限清单]中的[允许]，授予[人力资源部门]所有权限。9.按一下[更新]。其他群组：10.选取[使用者群组]中的所有其他成员。秘诀：您可以按住键盘上的Shift键，同时选取所有成员。11.按一下[加入]将成员加入[规则清单]视窗。12.在[规则清单]视窗中选取[人力资源部门]以外的任何一个群组。13.核取[读取]的[允许]栏位，以授予读取权限。14.按一下[更新]。然后选择[保存]即可。流程群组操作编辑流程群组步骤：1.按一下变淡群组清单中的[功能表]或者按一下[群组名称]，然后按下页面上的[编辑]。编辑群组资料或者权限规则。按一下[保存]，完成编辑操作。删除流程群组只要您拥有授权，就能删除流程群组。如果流程群组中包含任何已发行的工作流程，您将无法删除此流程群组。步骤：1.在流程群组清单中选取目标流程群组的点按方块。2.按一下[删除]。系统会提示您进行确认。3.按一下[确定]以确认删除。了解工作流程建立工作流程群组之后，便可以开始建立各种不同的工作流程。工作流程结合了3项因素：「类别」、「传送方法」及「工作流程步骤」。您应该学习如何正确选择这些因素，以便建立及使用合适的工作流程。在本文档中，您会：了解建立工作流程的平台了解建立工作流程的一般步骤学习如何选择工作流程类别学习如何选择工作流程传送方法学习如何选择工作流程步骤学习如何允许工作流程中断利用案例学习如何设定工作流程工作流程设定界面在[首页]的[事务]①功能表上按一下[流程管理]②选择[流程设置]③，在流程清单中选择一个流程群组④。选择您的目标群组，并在[群组名称]栏中按一下其名称，便会看见群组中的流程清单按一下[新增]以开启流程设定画面。新增建立新的工作流程。2删除删除选取的工作流程。3待处理清单仅显示清单中的「待处理」工作流程。按一下[待发行清单]之后，便会看到按钮，只显示工作流程的未发行的清单。4选取方块选取目标工作流程。5编辑编辑工作流程详细资料。6工作流程代码显示工作流程代码。按一下可以查看工作流程详细资料。7版本显示工作流程的版本。显示已建立工作流程的状态：[待处理]或[已发行]。8状态待处理：工作流程尚未发行以供提交。已发行：工作流程已可供提交。9描述显示工作流程的描述。10类别显示工作流程使用的类别。工作流程界面说明名称输入代码以识别工作流程。代码可以由字元和数字组版本输入工作流程的版本号码类别工作流程可以是一般工作流程，或与文档库和电子表单绑定工作流，如果选择后者就会多显示一个栏位：[系结]。系结选择工作流绑定的文档库或者表单工作流群组选取您要在其中建立工作流程的工作流程群组有效时间输入工作流程的有效期间(透过[日期选择器]进行选取)启用中断定义工作流程能否中断。按一下[是]，以选取可以中断工作流程的使用者，或选取中断控制工作流程描述输入工作流程的描述上传位置与该流程有关的文件存放位置。即选择一个文档库文件夹（上传文件必须是html格式）该位置会建立命名为「追踪编号」的资料夹状态待处理：工作流程尚未发行以供使用者提交。已发行：工作流程已可供提交。工作流程界面说明在您定义完基本资讯后，按一下[储存]便会显示工作流程常式画面，供您定义工作流程详细资料：1步骤名称显示步骤名称及其顺序编号。点击此名称，可编辑步骤属性。2选项加入、移动或删除步骤。您可以选择新增平行或单一步骤添加好相应的步骤之后，点击[发行]就可以使用了。如果还没有编辑好，想下次再修改，可以先[保存]，以后再修改。注意工作流程发行之后，该流程便无法删除。工作流程步骤设置工作流程步骤设定分成三部分，分别位于不同的索引标签上：步骤资讯、相关的使用者、通知(选择性)。当工作流程与表单系结时，工作流程步骤设定便分为四部分：步骤资讯、相关的使用者、表单元素安全性、通知(选择性)。工作流程步骤设置相关的使用者–设定工作流程步骤的存取权限。栏位描述允许的使用者定义处理此步骤的处理人员。您可以从[使用者群组]/[使用者角色]/[使用者帐户]及[特殊参与者]选择。在执行阶段指派核取时，先前步骤的拥有者会决定此工作流程步骤的处理人员。筛选条件筛选步骤处理人员以及步骤处理人员所要报告的主管。这种关係会在[员工所属阶层]设定中定义。工作流程步骤设置通知(选择性)–设定此工作流程步骤的通知规则。设定规则，在工作已到达/已完成/已过期时通知特定使用者。通知方法有两种：通知使用邮件：可以在电子邮件信箱中看到通知。使用系统：可以在讯息收件匣中看到通知。工作流程步骤设置在表单菜单栏上①[设为子项目]功能项是针对下一级所有菜单设置②[显示此页面]功能项是针对本菜单栏设置工作流程步骤设置表单元素安全性–控制此工作流程步骤表单元素的存取(此索引标签仅供与电子表单系结的工作流程使用)定义要显示或隐藏的表单区段/页面，以及定义表单元素要[隐藏]、[唯读]、[可编辑]或[可编辑(强制)]。下列为四种功能按钮：项目用法先前的步骤移到先前的步骤。下一个步骤移到下一个步骤。完成储存步骤属性。取消取消步骤设定。