4第四章----文书的整理与归档《文书档案管理》

第四章文书的整理与归档［教学目的要求］通过本章教学，使学生了解文书整理归档的含义，文书整理归档的范围以及文书整理与归档的重要意义。熟悉文书整理归档的范围和原则要求，掌握文书整理与归档的方法和步骤，会编制文书整理分类方案,会对案盒内的文件进行排列、编号,会填写文件目录、备考表、案盒封面、盒脊等［教学重点和难点］文书整理与归档的方法和步骤［知识结构图］文书的整理与归档文书整理归档及其意义文书整理归档的范围和原则要求文书整理归档的方法和步骤第一节文书整理归档及意义［教学重点与难点］•１﹒文书整理归档的含义•２﹒文书整理归档工作的改革内容一、文书整理归档的含义及意义（一）文书整理归档的含义p63•文书整理归档是指机关文书部门将已经办理完毕、具有一定查考利用价值的零散的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律，以“件”为单位，分门别类地加以整理，并进行装盒、归档的过程。从文书整理归档的含义中，可以使学生了解以下四点：•1．文书办理完毕后要及时整理归档•2．没有查考利用价值的文书不能归档•3．文书归档前必须经过科学的整理•⒋整理后的文书应用档案盒进行保管文书整理归档的含义示意图文书整理归档办理完毕有查考利用价值以“件”为单位分类整理装入档案盒（二）文书整理归档的意义p65•1．为档案工作奠定坚实的基础•2．便于档案的查找和利用•3．便于文书档案的保管•4．可以正确反映出机关工作的历史面貌二、文书整理归档工作的改革内容（一）以“件”取代“卷”p88这种文书整理方法的优点是：1．符合文书整理的客观标准。2．有利于运用计算机管理文件。（二）以“案盒”取代“案卷”这种文书整理方法的优点是：1．便于文书档案的查找、借阅和复制。2．便于今后的档案管理工作。（三）以按照“年度、机构（问题）、保管期限”进行文书整理分类的方式取代按“六个特征”立卷的文书整理分类方法。这种文书整理归档方法的优点是：p881．使文书整理更具有确定性。2．使文书整理更简便易行。第二节文书整理归档的范围与原则要求［教学重点与难点］•1﹒文书整理归档的基本原则•2﹒文书整理归档的质量要求一、文书整理归档的范围•文书整理归档的范围，概括来说，就是本机关在工作活动中形成的，办理完毕的，具有查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、本机关编印的出版物原稿以及编制的图表、簿册等需要整理归档的文书。二、文书整理归档的基本原则与质量要求（一）基本原则1．遵循文件形成的自然规律2．保持文件之间的有机联系3．严格区分文件的不同价值4﹒便于文件保管和利用（二）质量要求1．应完整齐全地整理归档文书材料2．应严格准确地界定文书材料的保管期限3﹒所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求第三节文书整理归档的方法和步骤［教学重点与难点］•1﹒分类方案类目的编制•2﹒初步整理文书的方法•3﹒系统整理文书的方法•4﹒文书归档的范围、时间和要求•5﹒文书整理归档的步骤文书整理归档的步骤流程图编制分类方案类目初步整理系统整理归档编制条目编制类别准备收集调整整理排列顺序编目范围时间要求下面对每一个步骤进行详细讲解(用树型结构图)一、编制分类方案类目p83•分类方案类目是文书整理归档的计划，是文书部门在文书没有形成之前，根据最近两年机关工作活动的规律，当年的工作计划，在研究机关的工作性质，职权范围，内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，按照文书整理的原则和方法，拟制出归档文书的类别与条目。分类方案类目的编制需提前一年或当年年初进行。文书部门编制出的分类方案类目一般应与本机关的档案室的分类相适应。编制分类方案类目(一)类别的编制（步骤）1．按保管期限分类2．按组织机构分类3．按问题分类（二）条目的编制:简明、准确、细致、符合实际编制分类方案类目的方法如下表所示类别条目保管期限科研处(科研类)科研课题成果实物资料永久同上科研课题成果鉴定资料永久同上科研课题成果获奖资料永久同上科研课题成果推广资料永久同上科研论文实物和获奖资料永久教师类(教师工作类)上级及学校有关教师管理的决定、办法、规划、措施长期同上教师统计报表长期同上教师业务考核资料长期同上教师培训学习资料长期同上教师课时酬金结算资料短期同上教师获奖资料永久学生处(学生工作类)上级及学校有关学生工作的文件长期同上学生工作统计报表长期同上学生证发放和回收记录单短期同上学生获奖资料长期同上学生违纪处罚资料长期同上毕业生登记表短期教务处(教学类)学校新增专业的申报材料及上级批复永久同上调整专业名称及学制的报告及上级批复永久同上上级及学校招生工作文件长期同上上级下达的招生计划长期同上招生工作计划与总结长期同上学籍异动(休、复、退、转、开、留)材料长期同上学生毕业资格审查记录永久同上进修生结业证书发放登记长期二、初步整理（一）初步整理的含义P80初步整理就是平时整理，是指文书部门的工作人员依据文书的分类方案将已经处理完毕的文件材料，随时收集、整理，以“件”为单位进行装订，并按照有关类目随时归整，装入案盒，到年终或第二年年初再按照归档的要求进行必要的调整。（二）初步整理的好处•1.有利于把文件收集完整，防止文件的丢失或遗漏。•2.有利于机关承办人员平时查找利用，方便工作。•3.有利于分门别类的整理，保证文件归档的质量。•4.有利于节省人力和时间，为年终文件的整理归档工作做好准备。（三）初步整理的要求1﹒做好平时整理的准备工作2﹒做好文件的收集工作随办随收随收随归3﹒做好定期检查和调整工作调整修改事先编制的分类方案类目增添一定数量的档案盒增补新的条目取消或更换条目内容三、系统整理p88•系统整理是文书部门根据国家档案局2000年12月6日发布的《归档文件整理规则》，将一个年度内全部处理完毕的文书材料，在平时整理归档的基础上，进一步系统地加以整理与编制目录，以便向档案室移交及日后对档案文件进行管理和利用的工作。（一）整理案盒内的文书⒈检查档案盒内的文书是否齐全、完整⒉检查档案盒内的文书是否符合归档范围⒊检查档案盒内的文书是否科学、合理（二）排列案盒内的文书1．事由结合时间排列2．事由结合重要程度排列3．成套文件可集中排列，一次事件所产生的所有文件可排列在一起（三）为案盒内的文件编排顺序号1.在文件首页上端的空白位置加盖归档章，将归档章上的项目依次填好。归档章式样如图4-1所示。p100全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号图4—1归档章式样2．归档章的填写方法（1）全宗号，填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。（2）年度，填写文件形成的年份，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如将2004年度形成的文件标注为“2004”。（3）室编件号，填写该文件在同一保管期限内的排列顺序号，在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。（4）机构或问题，填写该文件的组织机构全称，如果机构名称太长，可使用机构内部规范化的简称。（5）保管期限,标注“永久”、“长期”、短期”,或以其简称“永”、“长”、“短”来标注。（6）馆编件号，按进馆要求标注。（四）编目工作p1041．填写案盒内文件目录表（1）顺序号，即件号，是每件文件被编成的号码，按档案盒内文件排列的顺序填写，即室编件号。（2）文号，即文件的发文机关字号，一般由发文机关代字、年号、顺序号三部分组成，如国发【2000】8号。（3）责任者，即文件的发文机关名称或署名者，名称过长时，可用规范化简称。（4）文件题名，即文件的标题。填写标题时可省略发文机关名称，如原文件无标题或标题不规范，须标出事由或自拟标题，外加[]号；对带有附件的文件，应在正文标题后另行登记所属附件。（5）日期，即文件形成的日期。日期的填写可省略“年、月、日”三个字，用8位阿拉伯数字进行标注：如2004年12月22日，可标注成20041222。（6）页号，填写每一件归档文件的总页数。（7）备注，填写文件的变化和需要说明的情况，如“缺第×页”，“缺附件”等。文件目录表式样如表4-2所示顺序号文号责任者题名日期页号备注图4-2文件目录表式样⒉写备考表的方法（1）盒内文件情况说明，主要是盒内文件状况说明，如该盒内文件缺损、修改、移出、补充、销毁、以及其他需要说明的问题等。（2）整理人，即负责整理文件的工作人员姓名，备考表由整理人填写。（3）检查人，即负责检查审核归档文件整理质量的工作人员姓名。（4）日期，即归档文件整理完毕的日期。备考表式样如表4-3所示备考表盒内文件情况说明：整理人：检查人：年月日填写文件目录表和备考表时，必须使用钢笔或碳素笔填写，字迹要工整、清晰，每个项目都要核对，书写准确。⒊填写档案盒封面的方法档案盒的封面应标注全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽）；盒脊厚度可根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。4．填写档案盒盒脊的方法（1）全宗号。是档案馆给立档单位编制的代号。（2）年度。按档案盒内文件所产生的时间编写。（3）保管期限。按永久、长期、短期三个保管期限填写。（4）起止件号。填写档案盒内的文件的第一个文件编号和最后一个文件编号，中间“——”号将两者连接。（5）盒号。是档案盒的排列顺序号，在档案归档移交进档案馆时按进馆要求填写。档案盒盒脊式样和底边式样见图4—4所示全宗号年度保管期限*机构(问题)起止件号室馆盒号四、归档•归档是指文书部门将整理好的案盒文件定期向档案部门进行移交以便集中保管和日后查考和利用的工作。文书的归档制度主要包括归档范围、归档时间和归档要求三项内容。（一）归档范围（即文书整理范围）1．凡属于整理归档范围的文件，一律归档。⒉不属于文书整理归档范围的文件，不需要归档。⒊不需要归档的文件可按制度销毁。（二）归档时间：第二年上半年。（三）归档要求⒈应归档的文件材料齐全、完整。2.归档的文件材料，要保持文件之间的有机联系。3．区分保存价值，准确划定文件的保管期限。4．归档的案盒应符合整理归档的各项质量要求。第四节技能训练•设计三个实训方案及三个案例，使学生熟练掌握文书整理归档的方法和步骤。思考练习题一、问答题•１.文书整理归档的含义是什么？•２.以“件”取代“卷”的优点是什么？•３.以“案盒”取代“案卷”的优点是什么？•４.文书整理归档的范围是什么?•５.文书整理归档的基本原则是什么？•６.文书整理归档的质量要求是什么？•７.什么是分类方案类目？•８.类别的编制有哪些步骤？•９.平时进行文书整理的要求是什么？•１０.什么是系统整理？•１１.案盒内的文书应如何排列？•１２.怎样填写文件目录表、备考表、案盒封面及盒脊？•１３.文书归档的要求是什么？•１４.以下文件材料哪些属于应归档的范围，哪些属于不应归档的范围？（１）上级单位拟制并被采用的重要文件的定稿。（２）重要的人民来信和处理人民来信的记录、摘要单、处理报告等。（３）本单位关于区域变化，征用土地的文件材料。（４）召开一般会议的通知和节假日放假的通知。（５）本单位职工劳动、工资、福利方面的材料。（６）一般性文件的修改稿。（７）要求上报的计划、总结、统计报表的公函。（８）外单位送来的征求意见的文件。（９）本单位与有关单位协商工作的往来文书。（１０）为参考目的从各方面收集的文件材料。二、论述题•１.论述文书整理归档改革的主要内容。•２.阐述文书整理归档的方法、步骤。