流程图制作规范

教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范秘书室管考科制931009壹、前言「标准作业流程」是企业界常用的一种作业方法。其目的在使每一项作业流程均能清楚呈现，任何人只要看到流程图，便能一目了然。作业流程图确实有助于相关作业人员对整体工作流程的掌握。制作流程图的好处有三：（一）所有流程一目了然，工作人员能掌握全局。（二）更换人手时，按图索骥，容易上手。（三）所有流程在绘制时，很容易发现疏失之处，可适时予以调整更正，使各项作业更为严谨。贰、目的一、为建立本部作业标准化（SOP）流程图之可读性及一致性，乃参考美国国家标准协会（AmericanNationalStandardsInstitute,ANSI）系统流程图标准符号，选定部份常用图形，作为本规范流程图制作符号；及参考道勤企业管理顾问有限公司「效率会议」标准流程，作为本规范流程作业要项及流程图之范例。二、本规范对于流程图绘制方式，采用由上而下结构化程序设计（Top-downStructuredProgramming）观念，亦即流程图的结构，由循序、选择及重复三种结构所组成，以制作一个简单、易懂及便于维护、修改的流程图。三、对于制作流程图共通性目标，本规范亦列出流程图绘制原则。参、流程图符号可由计算机的Word软件中，工具列─插入─图片─快取图案─流程图，选取各种图示绘制；其中最常用者，有下列八种，说明如下：符号名称意义准备作业（Start）流程图开始处理（Process）处理程序1决策（Decision）不同方案选择终止（END）流程图终止路径（Path）指示路径方向文件（Document）输入或输出文件已定义处理(PredefinedProcess）使用某一已定义之处理程序连接（Connector）流程图向另一流程图之出口；或从另一地方之入口批注(Comment)表示附注说明之用肆、流程图结构说明：一、循序结构（Sequence）（一）图形：（二）意义：处理程序循序进行。（三）语法：DO处理程序1THENDO处理程序2（四）实例：處理程序1處理程序22（五）运用时机：本结构适用于具有循序发生特性之处理程序，而绘制图形上下顺序就是处理程序进行顺序。二、选择结构（Selection）二元选择结构（基本结构）（一）图形：（二）意义：流程依据某些条件，分别进行不同处理程序。（三）语法：IF条件THENDO处理程序1ELSEDO处理程序2（四）实例：條件處理程序1處理程序2是否8.主席指裁示事項是否列管9.主席指裁示事項持續管理10.結案7.辦理主管會報(暨縣務會議)主席指裁示事項是否1.研考室：成立推動小組2.研考室：小組成員工作分配3（五）运用时机：1.本结构适用于须经选择或决策过程，再依据选择或决策结果，择一进行不同处理程序。2.选择或决策结果，可以用「是、否」、「通过、不通过」或其它相对文字，来叙明不同路径处理程序。3.经选择或决策结果之二元处理程序，可以仅有一个，例如：仅有「是」或「否」的处理程序。多重选择结构（二元选择结构变化结构）（一）图形：（二）意义：流程依据某些条件，分别进行不同处理程序。（三）语法：FOR条件PCASE1DO处理程序1CASE2DO处理程序2.CASEnDO处理程序n（四）实例：P=1P=n條件P處理程序2處理程序n處理程序1.........P=24.普通件處理程序1.公文會簽會核時限判定3.速件處理程序2.最速件處理程序4（五）运用时机：1.本结构是二元选择结构之变化，流程依据选择或决策结果，择一进行不同处理程序。2.选择或决策结果路径名称，可用不同文字，来叙明不同路径之处理程序。三、重复结构（Iteration）REPEAT-UNTIL结构（一）图形：（二）意义：重复执行处理程序直到满足某一条件为止，即直到条件变成真（True）为止。（三）语法：REPEAT-UNTIL条件DO处理程序（四）实例：（五）运用时机：條件處理程序否是4.選定要建立標準化項目5.成立標準化項目小組6.提報計畫至研考室7.審核計畫8.研擬教育訓練計畫通過不通過51.本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况，而当停止继续执行的条件成立后，即离开重复执行循环至下一个流程。2.本重复结构是先执行处理程序，再判断条件是否要继续执行。DO-WHILE结构（一）图形：（二）意义：除了在执行处理程序之前，得先测试条件外，DO-WHILE结构和REPEAT-UNTIL结构很相似，若条件为伪（False），就不再执行处理程序。（三）语法：DO-WHILE条件DO处理程序（四）实例：（五）运用时机：1.本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况，而当停止继续执行的条件成立后，即离开重复执行循环至下一个流程。2.本重复结构是先判断条件是否成立，再执行处理程序。條件處理程序否是1.受理案件未辦結？2.辦理稽催列管否是3.已辦結，登錄銷案解除列管6伍、流程图绘制原则一、流程图分中心主轴及旁支说明，主轴内各流程图文字请键入KEYWORD，各细部流程若需补充说明，请精简条列以虚线旁支说明，每点以不超过二行为原则（请见范例）。二、各项细部流程有办理期程者，应注明。三、各项步骤有选择或决策结果，如（可、否）、「通过、不通过」或其它相对文字时，请回馈校正流程是否有遗漏，以避免悬而未决状况。四、注意各流程图动线勾稽的合理性、并考虑是否需建置分表或合成简要总表，分表与总表应以符号、颜色或字段等区隔，使人一目了然。五、流程图符号绘制排列顺序，为由上而下，由左而右。六、处理程序请以阿拉伯数字，由1开始，依处理程序排列顺序编号，并以文字依处理程序功能命名。文字命名部份，以「动词＋受词」及简明扼要叙述为原则。若须表示处理程序之单位，则在编号之后，加上单位名称。【实例】处理程序若属并行操作关系，其编号请多加一码（如8.1，8.2等依序编号），并宜排列在流程图同一高度，而下一个处理程序编号，则自动增加1（如9）。1.研考室：成立推動小組2.研考室：小組成員工作分配7【实例】七、处理程序须以单一入口与单一出口（Single-Entry,Single-Exit）特性绘制。【实例】【修正前】【修正后】八、流程图一页放不下时，可使用连接符号连接下一页流程图。同一页流程图中，若流程较复杂，亦可使用连接符号来述明流程连接性。连接符号内请以文数字标示，以资区别。九、相同流程图符号宜大小一致。十、路径符号宜避免互相交叉。7.提報計畫至研考室9.標準化項目文件撰寫8.2實施教育訓練8.1審核計畫通過未通過1.2.是否1.2.是否8【实例】十一、同一路径符号之指示箭头应只有一个。【实例】【修正前】【修正后】十二、开始符号在流程图中只能出现一次，但结束符号则不限。若流程图能一目了然，则开始符号及结束符号可省略。十三、选择结构及重复结构之选择或决策条件，文字叙述应简明清晰，路径并加注「是」及「否」或其它相对性文字指示说明。十四、流程图中若有参考到其它已定义流程，可使用已定义处理程序符号，不必重复绘制。1.2.是否3.1.2.是否3.是否1.2.是否3.是否9【实例】十五、流程图若一页绘制不下，可以使用阶层性分页绘制方式，并在处理程序编号上表示其阶层性。【实例】【第一页】【第二页：处理程序2的阶层性分页绘制】1.研考室：填據請購單2.秘書室：辦理採購1.2.3.2.12.2是否2.310陆、范例（一）教育部暨所属各机关计划资本支出预算执行评核作业流程II..作作业业要要项项表表秘秘书书室室管管考考科科制制9933..99..2277项目编号秘管-04项目名称教育部暨所属各机关计划资本支出预算执行评核作业承办人员李美婷23565906相关单位秘书室、总务司、会计处、人事处及业务相关单位办理时间一、配合研考会作业期程，当年十月或十一月办理本部及所属机关学校填表说明会。二、次年三月一日开始(年度决算编竣后)填报检讨表及初审作业。办理期程每年03/01至04/25注意事项每年受评核计划范围，依当年度行政院研考会之评核要点为之有关法令行政院所属各机关计划资本支出预算执行评核要点办理方式一、各计划执行机关于其年度决预算编竣后，应就该年度计划执行结果详加检讨，并同执行差异之理由填写「年度计划预算执行结果检讨表」，于一个月内报请上级主管部会审核；符合奖励要件之计划，得并提「年度计划建议奖励审查表」办理审核。二、各部会收到所属各计划执行机关依前款所报数据后，由研考、会计、人事及相关单位组成审核小组进行审核，并依评核要点之奖惩标准作成奖惩建议，必要时得请执行机关提供说明或办理实地查证，于一个半月内完成评（初）核，并将所主管计划之执行结果汇整为一览表，并同综合审核意见送行政院审核小组办理复核。三、行政院审核小组完成复核后，拟订综合审核意见陈报院长核定。11II.教育部暨所属各机关年度计划资本支出预算执行评核作业流程图製作資本支出預算(每年10或11月前辦理)部屬機關學校函送審核資料(每年3或1月前)審議結果送行政院審核小組複核（每年4月25日前）教育部秘書室彙整會前作業主管業務司處(含中部辦公室)初核(每年3月15日前核完)每年3月15日前初核完初核1.準備會議資料2.函送報名表3.統計參加人數4.製作聯絡人員名冊1.公共建設計畫檢討建議表2.獎懲建議表3.會議紀錄於每年3月1日前函送教育部審核審核小組審議會議1.每年4月1日前召開2.政務次長主持執行率未達90％案件執行率達90％案件及建議獎勵案1.部會列管計畫初審未達90％且具爭議性案2.建議獎勵案3.公共建設計畫4.由院列管計畫提教育部審核小組審議辦理說明會(每年10或11月前辦理)依會議決議修正檢討表，於會後一個工作天通過未通過12（二）教教育育部部有有效效率率会会议议标标准准作作业业流流程程II..作作业业要要项项表表：：秘秘书书室室管管考考科科制制993300992277项目编号秘管-07项目名称「效率会议」标准作业流程承办人员萧玉真23565905相关单位本部各单位办理时间经常性办理注意事项会议召开的目的在于解决问题及产出决策，所以沟通应在会前进行，行政作业的目的在于如何使会议更有效率（Effective），进而达成预期效果（Effectiveness）。有关法令（一）内政部「会议规范」。（二）教育部「会议的主持与参与」。办理方式(一)会前作业1.预期会议希望达成之效益与成本分析2.检核会议召开之必要性（无其它方式可替代或奉上级指示）3.决定与会者（人员层级不宜超过三级）4.准备会议背景资料5.明确的会议议程及时间表6.预拟可能之争议点7.进行会前沟通8.检核上次会议决议执行情形（连续会议者）9.研拟主席裁示稿10.准备事务用具及器材11.发送资料(二)会议进行1.主席述明会议目的、进行方式、结束条件等原则。2.确认上次会议决议执行情形（ＡctionＲequestControlList）。3.与会人员了解目的、表达看法、达成共识。4.处理争议。5.确定会议结论。6.准时结束会议。(三)后续作业1.发送会议纪录。2.后续处理（追踪决议办理情形）。133.准备下次会议资料（连续会议者）。教育部「会议召开」评估检核表單位自我檢核開會的必要性教育部「會議召開」評估檢核表(如附表1)1.預期效益與成本2.開會的必要性3.決定與會者4.準備背景資料5.明確議程與時間表6.預擬可能之爭議點7.會前溝通8.檢核決議執行情形(如附表2)1.研擬主席裁示稿2.針對可能爭議持續溝通3.準備事務用具器材4.發送資料會議進行1.主席述明會議目的、進行方式、結束條件等原則2.確認上次會議決議執行情形3.與會人員瞭解目的、表達看法、達成共識4.處理爭議5.確定會議結論6.準時結束會議發送會議紀錄檢附單位自評檢核表與相關資料退原申請單位不開會◎主秘以上長官主持之會議決議─由主政單位將決議送管考科填報甲類管考單。◎單位主管主持之會議決議─由主政單位與相關單位自行鍵入乙類管考列管，會議記錄email送管考科。1.總結重點、決議、行動及任務並納入相關會議決議2.草擬下次開會議程(連續會議)3.感謝與會人員4.評量此次會議