分析发展历程 理顺企业信息化过程

分析发展历程理顺企业信息化过程1.引言俗语说，没有规矩不成方圆。任何一件事情都要遵循它的发展规律，才能把它做好，否则，就会带来不必要的麻烦。企业信息化的过程也是如此，软件系统亦然。1.1概述关于信息化，有人作了如下的定义：“信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。智能工具一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生和信息利用的功能。”完整的信息化内涵包括：（1）信息网络体系，它是大量信息资源、各种专用信息系统及其公用通信网络和信息平台的总称；（2）信息产业基础，即信息科学技术的研究、开发、信息装备的制造，软件开发与利用，各类信息系统的集成及信息服务；（3）社会支持环境，即现代工农业生产，以及管理体制、政策法律、规章制度、文化教育、道德观念等生产关系和上层建筑；（4）效用积累过程，即劳动者素质、国家的现代化水平和人们生活质量不断得到提高，精神文明和物质文明不断获得进步。对于企业而言，我们通常所说的信息化，就是通过计算机，网络以及其上所运行的软件系统实现企业信息的便利流动，提高企业的生产效率，给企业带来更大的发展便利。最终目的就是提高生产率，减少资源浪费，给企业带来更高的利润率和发展便利。关于企业信息化，国内目前的现状却是相当严峻的。通常情况下，每个国内企业都有着自己的发展特点、经营手段和管理策略，而软件开发者则总希望能够开发一套软件，做无限次的拷贝，就可以解决客户所面临的问题。于是，很多软件企业把用户的问题往自己的解决方案框架上套，这样自然出现了很多不适应。这里列举一个笔者亲身经历的例子：中国电信集团2003年通过一次大规模的招标后，开始在福州进行SAPERP系统的试点，同时包括SAP所承诺的定制开发服务。结果到2004年底进行推广扩大试运行的前期，仍然遇到了严重的问题，最终被迫宣布ERP实施失败。而我2002年底开始带队开发的电信计划建设管理系统（就是后来ERP的核心部分）一直存活到今天，仍然在不断地获取电信需求，进行进一步地更新升级，而没有按照预期的计划在2005年就全部终止使用。这个失败的原因，就是盲目引进国外的所谓先进管理模式，而不考虑事物发展的客观规律，强行进行管理办法的搬迁应用带来的后果。所以，本文将从企业信息化系统发展的客观规律进行着手，全面地分析信息化在软件层面上应该经历的过程，以及需要积累的数据和资源基础，最后告诉大家什么样的软件形态才是各个阶段软件系统的真实表现。1.2对象本文适用的主要对象包括：中小型商业企业，大型国内管理模式（在国外没有同类产品生产或者不采用国外管理模式的制造业企业）的生产、研发、制造、服务类企业。也就是说，除了采用国外同类产品制造业企业相同管理模式和生产手段的制造类企业外，其他行业企业都可以从本文得到一些帮助信息。2.信息化系统的建设误区2.1ERP系统的引进——适合的才是最好的，洋为中用也要考虑是否适合国外的大型ERP系统大都根据国外大规模制造企业的数据基础和业务实现过程构建起来，后来其他行业引进制造业的信息化经验，改造出其他行业的ERP系统。而国外的制造类企业到开始进行软件信息化的上世纪七八十年代基本上都已经建厂上百年，在这百年以上的生产历程中积累了大量的、基于自身特点的数据，经过信息系统的抽取、分析形成他们的ERP系统。而在国内，制造业经历了上世纪六七十年代的动荡和生产萧条，有效的制造业务数据的积累基本上是从上世纪八十年代才开始真正开始的。在上世纪九十年代才开始引进国外的信息化经验。在本世纪初经了互联网的大萧条后，很多企业开始跟随国外部分企业的宣传口号而引进国外ERP系统，采用国外的ERP数学模型来规划约束自己的生产管理和销售模式。因为忽视了软件系统建设的客观规律，带来大面积的失败。2004年的一个统计数据表明，国内几万例的ERP系统，成功实施只有2例——其中一个是海尔ERP系统，这是因为海尔本身就是制造业，企业性质也和国外大型制造业企业的性质相似，所以，它的成功是有其自身的先天条件的。同样，中国电信集团公司投资超过一个亿预算引进的SAPERP系统，却因为自身的管理模式与ERP内数学模型差异较大，而最终宣布失败。2.2信息化缺乏整体性——几十个系统，几十个帐号，几百条飞线国内的大部分企业，尤其是中小企业，目前正处在遇到问题解决问题的状态下，基本上没有整体信息化的规划（当然，国内也缺乏此前可供参考的案例），基本上是一个部门、一项业务地提出自己需要解决的问题，然后一个问题、一个问题地进行信息化解决。比如，最开始是遇到财务账目的混乱和数据量大，不好查询，于是一般由财务部门首先提出进行财务电算化（国企的最初说法，后来称之为财务系统），然后开始购买财务系统，购买硬件，部署网络。然后，企业看到办公自动化系统的好处，开始引入办公自动化系统，购买硬件服务器，同时在原有网络上进行扩充（同时却在担心财务系统数据的安全问题）。接着，销售部门提出自己需要一套CRM系统，于是，重新购买一套新的软件系统、硬件服务器……如此推演，当一个公司里有几十个部门时，最后将会发现，各个部门的软件系统互不统属，信息无法沟通，形成几十个信息孤岛，总经理需要查询数据的时候，只能一个系统一个系统登陆，几十个用户名几十个密码，感到很烦恼。这时候就提出，要统一所有系统的登陆，然后在一个界面上完成所有系统的登入，逐个系统都可以查看。这时，如果软件系统是直接购买的，就会遇到一个很严重的问题，软件开发商拒绝统一接口的定义，即使同意开发，也要收取较高昂的定制开发服务费用。即使定制开发服务完成，也会发现各个系统的界面不统一，操作模式各不相同，当发生人员变动的时候，学习时间就会比较长。同时，数据展现方式不能统一，给管理上也带来很多不便。这种状态其实就是微软在1998年的时候曾经遇到的一个问题，当时他们的系统就呈现这种情况。微软的解决办法是重新进行一次整体的信息化规划，然后重新定义并再次开发大多数业务和支撑系统。上述这些开发工作完成后发现，支付的费用并不比购买一套ERP系统少多少，于是有些企业就开始考虑一次性引入国外的ERP系统来规范自己的生产、开发、管理、销售等，结果就进入了2.1中的那个问题。2.3小结那么信息化究竟应该如何做，如何才能达到预期的目的，毕竟企业自身的信息化需求来源于自身的发展要求，而不是什么外界的干扰或者行政命令，我们要做好的是让自己的信息化系统为自己的企业服务，提高企业的效率，降低冗余，加快信息流通，有效地提高生产率。要做到这一点，我们就必须了解信息化系统的实质，信息化系统是如何产生的，如何才能得到一套适合于自己的信息化系统，同时还应该了解一下信息化系统的未来，以及将来的信息系统是什么形态的，这样才能明白我们为什么需要这样一步一步地进行而不是一步跨越到信息化的终极目标（排除价格因素的引进购买模式）。3.信息化系统的发展·数据录入和保存系统，信息化系统的第一阶段，记账模式·数据分析和简单逻辑推理系统的形成，信息化系统的第二阶段，专家模式·业务逻辑分析、信息资源自动收集、未来发展状况建议和分析系统，信息化系统的第三阶段，辅助决策支持系统3.1信息化系统的产生信息化系统的产生是随着计算机的普及应用，软件系统的使用使人们看到了提高效率减少繁冗无效劳动的便捷方式。于是人们开始把手边的原来用纸进行描述的东西尽可能的转移到计算机上。于是，对这些描述内容的管理系统就应运而生，这就是第一代信息化系统的出现。这一代的信息化系统，其实主要目的是代替了传统的纸张保存和笔的记录方式，同时增加计算机所能提供的最有效的也是最迅速的就是检索，毕竟计算机上检索的实现比纸面的手工操作实在是快得太多。但是，用到一定程度以后，大家就发现，其实这种系统让绝大多数干活的人遇到了更大的烦恼，那就是：工作量几乎增加了一倍！因为，企业和政府因为担心信息系统的不安全性加上授权和认证系统，以及法律事务上仍然认定的是纸面文书和签字盖章，使得大量的业务不得不出现：手工操作一遍，然后在计算机上再输入一遍。后来，随着打印机的普及，大家开始在计算机上输入，然后打印出来进行商谈的方式，最后再在计算机上修改重新打印的方式来完成整个工作。但是，由于原始商务合同或者工作流程都是根据手工操作方式进行定义的，很多工作细节和内容细节都无法在信息系统中做出很准确地表示，这时候，仍然使得工作量比以前单纯的手工操作要多一些，复杂一些。最后，大家就遇到了信息化系统的第一个瓶颈：信息化系统没有带来更多的方便，反而带来工作量的增加。这同时也给信息化系统的推广和正确的实施带来麻烦！购买方开始认为软件开发商的系统使用上过于麻烦，而软件开发商却因为购买方的种种业务要求而遇到开发中的复杂度不断增加的困境，两者纠缠在一起，无法分清是非曲直。这就是目前中国几乎所有的行业应用系统的现状！实际上，这种情况的出现，主要是因为软件开发商和购买方都不知道信息化系统的将来是什么样子的，以及它应该在什么时候能给客户带来真正的工作便利，甚至帮助客户更好地完成他们的工作任务。这正是信息系统的第一阶段，数据采集积累阶段。3.2信息化系统的发展信息化系统出现后，随着计算机技术的迅速发展，很多用户也在一定程度上看到信息系统所带来的便利和优势，于是，他们就希望能够在信息化上更进一步，无论是因为形象还是为了真正的提高自己单位的管理水平。3.2.1数据积累信息系统在最初的数据采集基础上，逐渐提出了专家系统的概念，也就是我们平时在没有信息系统之前，寻找专家来提供意见建议的一种方式。而信息系统自身积累的大量数据（这个数据的积累至少需要两到三年的时间，其中可能还会存在无效数据积累和调整的时间消耗）无形中就可以代表专家来提供真正的数据对业务进行有效的支持--而人类的专家在一定层面上也是该行业内就职很长时间有着丰富经验（也就是数据和操作经验，这里的数据可能只是脑中的一些抽象数据，也有很多是确定的边界数据），在该行业内可以给用户提供他们对某一个操作的分析结果。3.2.2模型构建这时候，我们根据用户已经积累的数据，结合行业特点和需求，进行数学模型的建立，然后通过模型对历史数据进行反推和验证，这样就可以在一定程度上确定数学模型的有效性。这个有效性认定后，就可以通过模型在信息系统中的作用，起到专家在行业内的效果，也就是专家系统的起源。专家系统的基础就是前面信息系统发展的第一阶段的数据积累，然后加上结合行业特性和实际需求的数学模型的分析构建，然后形成的信息系统发展的第二阶段。3.2.3误区这个阶段最容易出现的误区就是：被一些不良厂商的市场人员告知，你原有的系统都是垃圾，没有任何存在的价值，一切都要重新来，所以不如上他们的全新ERP/专家系统之类的词语。数据，是信息系统中最重要的部分。即使原来的系统没有做好规划，架构到开发都很差，其中的数据仍然是十分重要的，因为不可能在刚开始公司的主要管理人员连什么是自己需要看到的数据都搞不清楚，至少这一点上，他们不会犯错误。因此数据的重新整合、抽取、过滤、清洗就非常重要了，在术语上，这称之为数据挖掘。而数据挖掘的方式是不能随便定义的，需要根据实际的业务需求和你们自身企业的特点进行，不能随便用一个通用的所谓工具就能够完美的解决好——这也是一些企业的市场人员常用的宣传推广手段。这个阶段非常重要，它决定了你今后信息化过程的生死存亡！3.2.4备份如果说这个阶段您不知道如何操作更好，那么有一个方式可以保证您随时回到安全的状态下，那就是：将所有当前阶段的数据和系统进行可靠性备份--这在软件开发中一般采用配置管理工具来实现，这种实现方式对于企业/政府/单位来说在一些特定的阶段也是十分需要的，类似于档案管理，但是要比档案管理的要求更细，因为它要求细到每一天甚至每一分钟的结果进行备份，而这比投入将决定了在今后遇到风险的时候，您可以随时回滚到一个此前安全的稳定状态下继续企业的运作/政府的运行/单位的管理。3.3信息化系统的未来这个标题更确切地说应该包括两个部分的内容：一个是信息化系统的独立辅助决策支持系统；另一个是更远的未来，那就是与外界其他技术相结合的综合辅助决策支持系统。3.3.1独立辅助决策