房地产集团行政管理档案管理制度

0XXXXXX有限公司企业制度（办公总务管理制度系统）档案管理制度（试行）文件编号版本号发放编号部门审核：领导批准：二O一一年月日发1档案管理制度（试行）第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，充分发挥档案作用，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。第二条本规定所称的档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条管理部门行政部是公司文书档案的管理部门，其主要职责如下。（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。（2）对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。第四条公司及各部门、员工有保护档案的义务。第二章公司档案管理体制第一条归档范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类：（1）办公文件：包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件（如：用印申请文件）、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件。（2）证件性文书资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书，证书、证明等。（3）法规性文件：包括上级频发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、2规章制度等。（4）公司的重大决议：包括由股东会议、董事会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等。（5）计划性文件：包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等。（6）总结性文件：包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等。（7）批示性文件：包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等以及公司各类任命工作指示等。（8）凭证性文件：包括公司各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。（9）汇报性文字资料：包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言，汇报或发布的各类文书资料。（10）声像制品资料：包括公司及下属各部在其经营活动或政治，文件娱乐活动中，以及在外学习，考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料录音资料，影片资料等。（11）题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词书画，工艺制作等。（12）工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。（13）营销类档案：广告推广资料、市场调查资料、可行性报告及策划方案、客户资料，招商协议或合同资料等各类与营销相关的资料。（14）图书资料：各类图书，图书目录，图书管理登记表等与图书相关的资料。（15）会计档案：有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书都应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会计部门自行归档。（16）人事档案：人事档案由部门自行立卷、归档、管理。第二条档案分类及编号办法3（1）档案类别的设置：①根据职能活动和档案形成的特点，划分为8类一级类目，行政管理档案（X）、经营管理档案（J）、合同档案（H）、财务档案（C）、人事档案（R）、工程档案（G）、营销设计档案（Y）、设备仪器档案（S）、特种载体（TZ）。②根据职能活动和档案形成的特点,每个大类下设置若干个二级类目(属类)。③录音、录像、照片、计算机软盘(磁盘)和其它非纸质载体形式的档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录音带、录像片、光盘、实物分别编号，用特种载体（TZ）•类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、光盘（G）、实物（SW）]标识。（2）档号的编制档案的编号采用“（公司名+一级类目）---年度---二级类目---案卷号”方式，设类目号、年度号、案卷号。（3）分类标识方法：①采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。类目号、年度号、案卷号之间，用连接符号“—”连结。例如：2010年电子城《关于宿舍管理的通知》文件，其档号可标识为——DZCX—2010—B—001△△△△||||-------案卷顺序号|||---------------二级类目||-----------------------年度|-----------------------------------一级类目代号，表示电子城公司行政②音像、图片、磁盘等特种载体档案,一级类目设实物资料(TZ•S)、声像资料(TZ•X)、电子档资料(TZ•D)、其他资料(TZ•Q)。二级类目按工程项目类（G）、人物类（R）、会议类（H）、参观视察类（C）、经营活动类（J）、荣誉类（Y）、文体活动类（W）。其档号可标识为DZCTZ•S—2010—G—001。第三条管理模式（1）公司档案工作实行集中与分散管理相结合的模式。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。4（2）公司设立三个档案管理点，分管各类文件、资料档案。人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政部定期归档统一处理。第三章平时归卷第一条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。第二条属各部门下发的公文，发文三天内应将公文原件及领导批示、与该文件有关的资料一并交行政部集中归档。第四章立卷第一条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第二条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第三条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第四条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第五条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。第六条案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。5第七条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五章文件质量要求第一条字迹清楚、图物相符、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。请示和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起。第二条文件不应用易褪色的书写材料，一律用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔。第三条复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。第四条录音、录像资料应保证载体的有效性。声像档案摄录必须详细记录事由，时间，地点，主要人物，背景，摄录者，归档声像资料必须是原版，原件，清晰，完整。第五条各类实物档案(奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾，馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损第六章档案保管期限第一条公司文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。第二条永久保管的文书档案主要包括：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会相关文件材料；(5)年度会计报表；(6)公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(10)其他经核定须永久保存的文书。第三条30年定期保管的文书档案主要包括：6(1)重要的事业计划资料；(2)重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的相关文件材料；(3)公司关于次重要问题的请示与上级机关的批复、批示，政府机关核准文件；(4)集团公司下属分、子公司及各部门重要函件、请示与集团公司的复函、批复等文件材料(5)集团公司下属分、子公司及各部门报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。(6)其他经核定须保存30年的文书。第四条10年定期保管的文书档案主要包括：(1)期满或解除之合约；(2)本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；(3)公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；(4)公司人事管理工作形成的一般性文件材料；(5)公司一般性事务管理文件材料；(6)公司关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；(7)集团公司下属分、子公司及各部门关于一般性业务问题的来函、请示与集团公司的复函、批复等文件材料；(8)其他经核定须保存10年的文书。第九条公司形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第七章档案级别分类机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。第一条绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。第二条机密档案包括：（1）财务资料；（2）公司重要会议纪要；7（3）公司经营情况；（4）人事档案、薪资性档案、劳动合同；（5）技术资料；（6）金额在10万-100万元的合同。第三条秘密档案包括：（1）重要项目资料；（2）项目合同协议。（3）金额在10万以下需要加密的合同。第七章档案借阅、利用工作第一条公司内档案利用的方式（1）提供档案原件。（2）提供档案复印件。（3）提供文献索引资料。第二条借阅管理（1）档案主要供本公司利用，一概不得外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，方可查阅。（2）各部门工作人员可直接查阅本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门批准，方可借阅。（3）档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印，复制，翻印，不得擅自拆散，调整，抽取，污损，不得转借。（4）对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印，照片，重印副本，摘录等方式。复制件应仔细校对，与原告无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。（5）档案一般不得借出，如有特殊情况，可以短期借阅，最多为5天，但必须办理借阅手续，填写调阅单（附件1），如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。8（6）档案管理人员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。（7）企业在职工作人员调离本企业时，需按要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，经审查无误后签字后，才能调离。（8）有下列行为之一，视情节轻重，给予责任人警告、辞退并酌情赔偿经济损失等相关处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：①毁损,丢失或擅自销毁企业档案②擅自向外界提供,抄摘企业档案③涂改,伪造档案④未及时上报归档者第八章档案清理第一条档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀、腐蚀；定期通风、防潮。第二条对破损档案及时进行修补。第九章档案备份制度第一条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。第二条各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。第三条备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。第十章档案销