word培训6

6.1使用样式样式是指存储在Word之中的段落或字符的一组格式化命令，利用它可快速改变文本的外观，如字体、段落等。在Word2010中，提供了丰富的内置样式和样式集合，用户可直接进行使用。样式分字符样式和段落样式两种。字符样式中定义了一套包括字体、字号、效果等字符属性的字符格式。段落样式中除各种字符属性外，还定义了缩进、对齐方式、行间距等段落属性。6.1.1使用样式的好处在编辑长文档时，最好是先建立样式后再进行操作，这样才能高质量、高效率地完成工作。总体来说，使用样式有以下几个好处：（1）能够快速设置并能统一整篇文档的格式，使版面统一、美观。一篇长文档，要设置为相同格式的段落，通常存在于不同的页面，不相邻的段落中。逐个的选取再设置字体、字号、缩进、对齐方式等属性，就会大大降低文档编排速度，所以最好的方法就是建立好样式，然后直接通过“样式”窗格应用相应的样式。（2）一次性修改应用了相同样式的文档格式。通常情况下，第一次设置的格式常常不能令人满意，要是当你完成所有的格式设置后上交给领导，领导却说需要将某个标题的格式重新设置，那么恐怕刚才的操作又得重来一次了，整体效率很低。其实，如果事先使用了样式，就可能直接对样式的格式进行修改，一次性修改样式，就能完成所有应用了该样式的文档格式的修改。（3）快速在文档中定位。Word的样式功能除了能够快速设置格式外，在文档中应用了标题样式后，还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中快速定位。（4）方便生成文档目录。只有应用了系统自带的大纲标题样式，才能方便自动生成目录。6.1.2使用内置样式在Word2010中，提供了丰富的内置样式和样式集合，用户可直接调用这些内置样式。通过样式库和“样式”窗格都可以使用内置样式。样式库放置在“开始”功能选项卡的“样式”工具组中，默认情况下只显示了三个内置样式，在选中文本后单击样式库右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的样式，即可为所选文本设置该样式，如图6-1所示。为了操作的方便，常常需要打开“样式”窗格来使用样式。单击“样式”工具组中的“对话框启动器”按钮，将在编辑区的右侧显示“样式”窗格，拖动“样式”窗格到文档左（右）侧，窗格会自动嵌入到文档中。在该窗格中罗列了系统提供的样式，拖动滚动条可以进行查看。选中需要设置样式的文本，在“样式”窗格中单击需要的样式，即可为所选文本应用该样式，如图6-2所示。图6-1在样式库中使用内置样式图6-2“样式”窗格6.1.3样式的创建与应用若内置的样式不能满足文档格式的需要，则需要使用“样式”窗格来新建样式。最快捷的样式新建方式是使用已设定好格式的段落或文字来完成。操作步骤如下：根据已有格式设置创建新样式步骤1首先设置好段落以及字符的格式，然后选定这个段落。步骤2单击“样式”窗格下面的“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框。步骤3在该对话框的“名称”框中输入新建样式的名字，系统默认为“样式1”，如图6-3所示。图6-3根据格式设置创建新样式6.1.3样式的创建与应用步骤4按下“确定”按钮，新的样式就建立好了。返回到“样式”窗格中就可以看到新建的样式，如图6-4所示。另外，如果没有在文档中事前设置好格式，可以使用下面的方法在对话框中定义新样式的字体、字号、颜色、段落格式等属性。图6-4新建的样式显示在“样式”窗格中6.1.4修改样式如果要为内置样式或新建的样式更改或添加某些格式属性，可进行下面的操作。修改样式步骤1在“样式”窗格中使用鼠标右键单击需修改的样式名，在弹出的快捷菜单中单击“修改”命令，如图6-6所示。步骤2打开如图6-7所示的“修改样式”对话框，在该对话框中修改样式的各种属性(重命名、修改格式等)，方法与新建样式相同。步骤3完成后单击“确定”按钮。修改样式后，以前所有使用过该样式的文本属性都会随之改变。利用这一特性，我们可以很方便地管理文档中的文字样式与段落格式。图6-6选择“修改”命令图6-7修改样式6.1.5为样式指定快捷键对于一些频繁使用的样式，可以对其设置快捷键，从而加快文档的编辑速度，提高工作效率。为样式指定快捷键的具体操作方法如下。步骤1在“样式”窗格中使用鼠标右键单击需修改的样式名，在弹出的快捷菜单中单击“修改”命令。步骤2弹出“修改样式”对话框，单击“格式”按钮，在弹出的菜单中执行“快捷键”命令，如图6-8所示。步骤3弹出“自定义键盘”对话框，光标自动定位到“请按新快捷键”文本框中，在键盘上按下需要的快捷键，如“Alt+E”(不能直接输入字母)，所按下的快捷键即可显示在文本框中，然后单击“指定”按钮，如图6-9所示。图6-8选择“快捷键”命令图6-9指定快捷键6.1.5为样式指定快捷键步骤4为样式指定快捷键后，该快捷键将移动到“当前快捷键”列表中，然后单击“关闭”按钮即可，如图6-10所示。步骤5返回到“修改样式”对话框，单击“确定”按钮完成操作。步骤6以后对文档进行编辑时，按下“Alt+E”快捷键，文档中即可应用与该快捷键相对应的样式。图6-10单击“关闭”按钮提示：若想要删除快捷键，则在打开的“自定义键盘”对话框中，选中快捷键按下“删除”按钮，如图6-11所示。图6-11删除样式的快捷键6.1.7用样式选择文本使用样式可以快速选中应用了该样式的所有文本。利用这一特性，用户可以很方便地复制各级标题、将某一样式替换为另外一种样式等操作。用样式选择文本步骤1在“样式”窗格中，在某样式上单击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中执行“选择所有n个实例”命令（其中，“n”表示当前文档中应用该样式的实例个数），如图6-13所示。步骤2此时，文档中所有应用该样式的文本呈选定状态，如图6-14所示。将所需要的文本内容选定后，便可以统一对它进行复制、替换样式等操作了。图6-13选择所有N个实例图6-14文本选中状态6.2文档的分栏分栏是指将页面分为横向的多个栏，文档内容在其中逐栏排列。合理地对文档分栏既能方便读者阅读，又能美化页面，同时还可以节约版面。6.2.1设置分栏在Word2010中可以快速对文档进行分栏，还可以使文档的不同节或段落存在不同的栏宽和栏数。分栏步骤1切换到“页面布局”功能选项卡，单击“页面设置”选项组中的“分栏”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的栏数即可快速分栏，如图6-15所示。步骤2若想要对分栏精确地设置，可在下拉列表中选择“更多分栏”命令，打开如图6-16所示的“分栏”对话框。图6-15快速分栏图6-16分栏对话框6.2.1设置分栏步骤3在“预设”栏中选择栏数，有“一栏”、“两栏”、“三栏”、“左”和“右”五种分栏格式可以选择。步骤4如果对“预设”选项组中的分栏格式不太满意，可以在下面的“列数”微调框中输入所要分割的栏数（微调框中最大分栏数根据纸张的不同而不同）。步骤5如果要使各栏等宽，则选中“栏宽相等”。如果不选中“栏宽相等”，可以在“宽度和间距”选项组中设置各栏的栏宽和间距。步骤6如果要在各栏之间加入分隔线，需要选中“分隔线”复选框。步骤7在“应用于”下拉列表中选择分栏的范围。步骤8完成设置后，单击“确定”按钮即可。6.2.2平衡栏尾在设置分栏后，我们经常会遇到文档最后一页两栏的底部不齐。对于这种情况，我们只需要在文档末尾插入一个分页符即可。将光标定位在分栏文档的段末。在“页面布局”功能选项卡中，单击“分隔符”下拉按钮，从弹出的列表中选择如图6-17所示的“连续”命令便可以平衡栏尾，完成后的效果如图6-18所示。图6-17选择“连续”命令图6-18平衡的栏尾效果6.2.3取消分栏取消分栏实质就是将栏数设置为1。方法是：选定需要取消分栏的文本段落，单击“页面布局”功能选项卡上的“分栏”下拉按钮，从弹出的列表中选择“一栏”命令，如图6-19所示。图6-19取消分栏6.6创建目录目录就是将文档中一系列的标题以及各标题所在的页码全部标注出来，以方便读者查阅。6.6.1编制目录要编制目录，首先要将内置的标题样式1-9应用到要包括在目录中的标题上，也可以应用包含大纲级别的样式或自定义的标题样式。Word2010提供了三种内置目录样式，用户可能直接调用，如果对内置的效果不满意，也可以自定义目录格式。编制目录步骤1使用“样式”窗格中的内置标题样式“标题1”到“标题9”（或包含大纲级别格式的样式）应用到文档中要包括在目录中的标题上。步骤2将光标定位在需要插入目录的位置，切换到“引用”功能选项卡，单击“目录”栏中的“目录”按钮，然后在弹出的下拉列表中选择需要的目录样式，如图6-37所示。图6-37选择目录样式6.6.1编制目录步骤3Word将自动搜索文档中的标题，然后将搜索到的标题以所选目录样式插入到光标所在位置，其效果如图6-38所示。步骤4若想要对目录的格式重新进行设置，可单击“目录”选项组中的“目录”按钮，在弹出的下拉列表中选择“插入目录”选项。步骤5打开“目录”对话框，在“制表符前导符”下拉列表中可以选择前导符样式；取消“显示页码”复选框的勾选，则目录列表中将不显示对应的页码；在“格式”下拉列表中可以定义目录样式；通过“显示级别”微调框可以设置目录显示的级别；设置完成后，单击“确定”按钮即可，如图6-39所示。图6-39“目录”对话框图6-38插入到文档中的目录效果6.6.2更新目录在文档中插入目录后，可以对目录进行更新，方法是右键单击目录，然后单击快捷菜单上的“更新域”命令，如图6-40所示。此外，在编制目录之后，可以利用它在联机文档快速漫游。按住“Ctrl”键单击某个目录条目即可跳转到文档中该目录条目所对应的位置。图6-40更新目录练习•为《课题结题报告》添加一个目录6.7审阅文档在公司办公中，很多打印出的报告都需要经过上级批阅，提出相应的修改意见后，再进行修改。使用Word的文档修订功能进行审阅，不需要将报告打印出来，避免了纸张的浪费，所做的修改都在文档中体现出来，不会出现遗漏。6.7.1使用修订功能步骤1打开要修订的文档。步骤2切换到“审阅”功能选项卡，单击“修订”组中的“修订”按钮。步骤3打开修订功能以后，就可在文档中进行修改了，如图6-41所示，当我们将“本”字修改为“该”字时，Word自动将删除的内容“本”字以加上删除线并以红色显示，“该”字则以红色加下划线显示。步骤4对全文进行修改后，再次单击“修订”按钮关闭修订功能。步骤5接下来的工作就是对“修订”后的文档进行确认及更改。首先使用、按钮向前或向后查找修订，找到以后，Word会突出显示修订，如图6-42所示。步骤6接着就可以使用按钮接受修订，或使用按钮拒绝修订。接受修订后，删除的内容将从文档中自动消失。图6-41修订图6-42突出显示修订6.7.2插入批注批注是作者或审阅者给文档添加的注释或注解，通过查看批注，可以更加详细地了解某些文字的背景。在Word2010中插入批注的方法很简单：选中某个需要添加批注的字符后，单击“审阅”功能选项卡上的“新建批注”按钮，然后在批注框中录入需要说明的文字即可，如图6-43所示。若想要删除批注，可将光标定位在需要删除的批注框中，然后在“审阅”功能选项中，单击“批注”组中的“删除”按钮。图6-43插入批注6.8常用长文档处理技巧6.8.1快速定位到特定位置除了可以使用“定位”对话框定位到指定的页、节、行等外，还可以使用下面介绍的几种方法来实现快速定位到特定页面。1．文档结构图文档结构图是一个位于文档窗口左侧的纵向窗格，在此窗格中显示了文档的各级标题。通过文档结构图不仅可以了解整个文档的结构，并可利用它在文档中快速定位到各级标题所在的页面。“文档结构图”窗格中显示的内容由文档的标题样式决定，若文档中没有使用标题样式，Word将在文档中搜索与标题相类似的段落；若没有找到标题，“文档结构图”窗格将为空。使文档结构图生效的前提是需要应用大纲标题1-9样式。切换到“视图”功能选项卡，在“显示/隐藏”选项组中勾选“文档结构图”复选框，此时，文档的左侧将出现“文档结构图”窗格，如图6-44所示。图6-44文档结构图6.8.1快速定位到特定位置在这个窗格中显示了以下内容：•文档的各级标