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Word2010的链接与合并功能掌握插入超级链接的方法熟练应用邮件合并的方法掌握制作中文信封的方法9.1超级链接超级链接是将一个Word档与外部文档或文档中的相关信息链接在一起，达到快速跳转到其他文档的捷径。与文档建立链接的文件可以在本计算机中，也可以在局域网中，还可以在Internet中。9.1.1创建超级链接Word不仅可以为文档中的文本创建超级链接，还可以为图片创建超级链接。练习9.1创建超级链接步骤1选中作为超级链接显示的文本或图片。步骤2切换到“插入”功能选项卡，单击“链接”组中的“超链接”按钮，打开“插入超级链接”对话框。步骤3根据具体情况作如下选择。若要链接原有的文件或网页，单击【链接到】栏下的【原有的文件或网页】按钮；然后在【地址】栏中输入文件的路径或在【查找范围】中指定已有文件的路径，如图9-1所示。图9-1链接到原有的文件或网页9.1.1创建超级链接如果要链接本文档中其它位置上的内容，则单击【本文档中的位置】按钮；然后在【请选择文档中的位置】框中选择需链接到的文档位置，如图9-2所示。如果要链接一个空白文档，则可单击【新建文档】按钮；然后在【新建文档名称】文本框中输入文档的名称，如图9-3所示。图9-2链接到本文档中的位置图9-3链接到新的文档9.1.1创建超级链接如果要链接一个电子邮件地址，则可单击【电子邮件】地址按钮；然后在【电子邮件地址】框中输入需链接的电子邮件地址，如图9-4所示。步骤4单击“确定”按钮即可为选定的对象创建超链接。在文档文本创建超链接后，将鼠标指向超链接的位置上，会显示一个消息框，如图9-5所示。步骤5按下“Ctrl”键，鼠标将变为手形，此时单击鼠标，可以立即打开链接到的文件或电子邮件编辑窗口。图9-5链接消息框图9-4链接到电子邮件地址9.1.2删除超级链接如果需要删除超级链接，可在该链接上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“取消超链接”命令，如图9-6所示。图9-6删除超级链接9.2邮件合并邮件合并功能的目的在于加速创建一个文档并发送给多个人的过程。如果想要发送当届录取通知书、一场婚礼的请帖，工资单，或是其他任何需要批量发送的邮件，这项功能能够帮助你节约大量的时间。使用邮件合并功能需要两个文档：主文档和数据源文档。其中主文档中包含对每个版本的合并文档都相同的文字和图形，而数据源中心包括合并文档中的互不相同的内容。图9-11为邮件合并时的主文档。图9-12为邮件合并时的数据源文档。图9-11主文档图9-12数据源文档9.2邮件合并图9-13为合并时插入的合并域效果。图9-14为合并后预览的信函效果。图9-13插入合并域的效果图9-14邮件合并后的效果9.2.1创建主文档创建主文档即是录入、编辑具有相同内容的邮件合并部分。打开或新建一个Word空白文档。在文档中输入给每一位收件人的信函中都包括的内容并设置好格式，完成后的效果如图9-15所示。图9-15创建主文档9.2.2创建数据源创建了主文档后就需要指定与之合并的数据源。创建数据源文档的操作步骤如下：步骤1新建一个空白文档。切换到“插入”功能选项卡，单击“表格”按钮，创建一个空白表格（表格的行列数根据需要进行设置）。步骤2在表格中录入数据并调整表格宽度。最终效果如图9-16所示。步骤3按下快捷键“Ctrl+S”，打开“另存为”对话，将该表格以“数据源文档”命名保存到计算机中。图9-16创建数据源文档提示：数据源中的数据通过行和列来表示，称为数据源的结构。行表示同一信函中所有的插入项信息，列则表示插入项的名称。表格的第一行称为域名称，从第二行开始称为记录。9.2.3开始邮件合并开始邮件合并是指确认主文档的类型，然后选择好对应的收件人列表（即建立的数据源文档）。练习9.3开始邮件合并步骤1打开邮件合并时的主文档。步骤2切换到“邮件”功能选项卡，单击“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”下拉按钮，从弹出的列表中选择“信函”命令（首先确认邮件合并的类型），如图9-17所示。步骤3然后单击“选择收件人”下拉按钮，从弹出的列表中选择“使用现有列表”命令，如图9-18所示。图9-17选择“信函”类型图9-18选择“使用现有列表”命令9.2.3开始邮件合并步骤4弹出如图9-19所示的“选择数据源”对话框，在该对话框中找到本书附带光盘Reader\Chapter9\9.2\数据源文档.docx文档，然后单击“打开”按钮。步骤5选择好数据源文档后，如何还需要对它进行编辑，可以单击“编辑收件人列表”按钮，打开“邮件合并收件人”对话框，使用该对话框可以设置显示或隐藏某些收件人的信息、排序、筛选等，设置完成后请单击“确定”按钮，如图9-20所示。图9-19选择数据源图9-20编辑收件人列表9.2.4插入邮件合并域插入邮件合并域是指将收件人的单个信息（例如：姓名）对应安排到主文档中的过程。上机练习9.3插入邮件合并域步骤1紧跟前面的操作，在“开始邮件合并”后，将光标定位在“同学”前面。步骤2单击“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮，从弹出的列表中选择“姓名”项，“姓名”域便插入到主文档同学文字的前面，效果如图9-21所示。步骤3使用同样的方法，将“班级”域、“专业”域、“电话”域分别插入到主文档中合适的位置。插入后的效果如图9-22所示。图9-21插入邮件合并域图9-22插入所有邮件合并域9.2.5预览信函预览信函是指将插入到主文档中的邮件合并域以正常的数据显示出来，方便用户查阅、校对与打印。在“插入邮件合并域”后，单击如图9-23所示的“预览结果”按钮，Word将自动显示出主文档与数据源文档合并后的信函。单击“预览结果”组中的“下一记录”按钮，可预览合并后的下一封信函；单击“上一记录”按钮，可预览合并后的上一封信函。图9-23预览信函9.2.6打印合并域在完成所有的制作后，便可以打印邮件合并后的文档了。单击“完成并合并”下拉按钮，从弹出的列表中选择“打印文档”命令，如图9-24所示。此时，将弹出如图9-25所示的“合并到打印机”对话框，在这里设置好需要打印的全部或单个记录，单击“确定”按钮便可逐一打印出信函了。图9-24选择“打印文档”命令图9-25“合并到打印机”对话框9.3制作中文信封通过Word2010的“邮件”功能选项卡，可以快速地制作出单个中文信封或批量制作信封。练习9.1制作单个中文信封步骤1切换到“邮件”功能选项卡，单击“创建”组中的“中文信封”按钮，打开如图9-26所示的“信封制作向导”对话框。步骤2单击“下一步”按钮，进入“信封样式”标签，在“信封样式”下拉列表中选择所需的信封样式，如图9-27所示。图9-26“信封制作向导”对话框图9-27选择信封样式9.3制作中文信封步骤3单击“下一步”按钮，进入“信封数量”标签，选择“键入收信人信息，生成单个信封”，如图9-28所示。步骤4单击“下一步”按钮，进入“收信人信息”标签，在其中输入收信人的姓名、称为、地址等相关信息，如图9-29所示。图9-28选择信封数量图9-29输入收信人信息9.3制作中文信封步骤5单击“下一步”按钮，进入“寄信人信息”标签，输入寄信人的相关信息，然后单击“下一步”按钮，如图9-30所示。步骤6接着单击“完成”按钮，完成单个信封的创建。信封创建完成后，用户还可以对其进行字体、字号等格式设置，如图9-31所示。图9-31单个信封效果图9-30输入寄信人信息9.3制作中文信封上机练习9.1批量制作中文信封在批量制作中文信封之前，需要首先在Excel程序中输入好收信人的相关信息，这样才能进行下面的操作。步骤1使用同样的方法打开“信封制作向导”对话框，在进入到“信封数量”标签中，选择“基于地址簿文件，生成批量信封”复选框，如图9-32所示。步骤2单击“下一步”按钮，进入“收信人信息”标签，单击其中的“选择地址簿”按钮，如图9-33所示。图9-32选择信封数量图9-33单击“选择地址簿“按钮9.3制作中文信封步骤3此时将弹出“打开”对话框，首先在“文件类型”下拉列表中选择“Excel”类型，然后找到本书附带光盘Reader\Chapter9\9.3\数据源.xlsx文档，单击“打开”按钮，如图9-34所示。步骤4此时将返回到“信封制作向导”对话框中，在“匹配收信人信息”列表框中，选择好收信人对应的数据信息，如图9-35所示。图9-35匹配收信人信息图9-34选择源数据9.3制作中文信封步骤5接下来依次单击“下一步”按钮，最后单击“确定”按钮，批量制作完成的中文信封如图9-36所示。图9-36批量制作完成的信封