商务及经济发展局

第7章商務及經濟發展局創新科技署香港生產力促進局：企業管治及行政事宜香港審計署二零零九年十月二十七日這項帳目審查是根據政府帳目委員會主席在一九九八年二月十一日提交臨時立法會的一套準則進行。這套準則由政府帳目委員會及審計署署長雙方議定，並已為香港特別行政區政府接納。《審計署署長第五十三號報告書》共有11章，全部載於審計署網頁(網址：)。香港灣仔告士打道7號入境事務大樓26樓審計署電話：[phone]傳真：[phone]電郵：[e-mail]—i—香港生產力促進局：企業管治及行政事宜目錄段數第1部分：引言1.1背景1.2生產力促進局的組織1.3–1.5收入與開支1.6創新科技署署長的角色1.7–1.8匯報安排1.9–1.10《標準守則》1.11帳目審查1.12–1.14當局的整體回應1.15生產力促進局的整體回應1.16–1.17鳴謝1.18第2部分：企業管治2.1生產力促進局的管治架構2.2–2.3理事會和委員會會議2.4審計署的意見及建議2.5–2.24生產力促進局的回應2.25–2.26當局的回應2.27–2.28策略規劃2.29審計署的意見及建議2.30–2.35生產力促進局的回應2.36監察內地附屬公司的營運2.37–2.39審計署的意見及建議2.40–2.43生產力促進局的回應2.44–2.45第3部分：人力資源管理3.1薪酬結構3.2薪效掛鈎計劃3.3審計署的意見及建議3.4–3.16生產力促進局的回應3.17招聘職員3.18審計署的意見及建議3.19–3.24生產力促進局的回應3.25非實報實銷現金津貼3.26審計署的意見及建議3.27–3.41—ii—目錄(續)段數生產力促進局的回應3.42總裁的薪酬待遇3.43審計署的意見及建議3.44–3.51當局的回應3.52第4部分：行政事宜4.1固定資產管理4.2審計署的意見及建議4.3–4.10生產力促進局的回應4.11實驗室設備的存貨管制4.12–4.13審計署的意見及建議4.14–4.16生產力促進局的回應4.17採購事宜4.18審計署的意見及建議4.19–4.24生產力促進局的回應4.25酬酢開支4.26審計署的意見及建議4.27–4.31生產力促進局的回應4.32把固定資產售予職員4.33審計署的意見及建議4.34–4.36生產力促進局的回應4.37公司車輛4.38審計署的意見及建議4.39–4.40生產力促進局的回應4.41生產力大樓的空置辦公地方4.42審計署的意見及建議4.43–4.45生產力促進局的回應4.46提供樓宇管理服務4.47審計署的意見及建議4.48–4.51生產力促進局的回應4.52預支款項4.53審計署的意見及建議4.54–4.55生產力促進局的回應4.56部門之間交易的會計方法4.57–4.58審計署的意見及建議4.59–4.61生產力促進局的回應4.62—iii—目錄(續)段數第5部分：衡量服務表現和匯報工作5.1背景5.2–5.4生產力促進局和創新科技署採用的服務表現指標5.5–5.6審計署的意見及建議5.7–5.12生產力促進局的回應5.13當局的回應5.14頁數附錄A︰香港生產力促進局組織圖(二零零九年三月三十一日)B︰生產力促進局常務委員會職權範圍C︰二零零五年盤點中一些找不到的物品D︰售予職員的17部電話的差價E︰生產力促進局採用的服務表現指標(2008–09年度)5859–60616263—iv——1—第1部分：引言1.1本部分闡述這項審查的背景，並概述審查目的及範圍。背景1.2一九六七年，香港生產力促進局(生產力促進局)根據《香港生產力促進局條例》(第1116章)成立為法定組織。該條例訂明，生產力促進局的職能為：(a)促進提高香港各行業的生產力，並鼓勵更有效率地利用香港的資源；(b)考慮影響香港各行業的生產力的事宜；(c)就香港各行業的生產力和為提高香港各行業的生產力而設計的措施，向行政長官提供意見；(d)向從事研究、發展或傳布為提高各行業的生產力而設計的計劃、方法或技術的人士或組織作出諮詢，並對其活動加以統籌和協助；及(e)在香港以外的地方承擔與生產力有關的工作，但必須符合以下條件：(i)該工作要在不損害生產力促進局執行上文(a)至(d)項提述的職能的情況下進行；及(ii)生產力促進局就該工作收取的最低費用足以收回進行該工作所招致的一切成本，而上述成本須包括直接成本(經常成本和資本成本)及經常費用。生產力促進局的組織1.3根據《香港生產力促進局條例》，理事會由不多於23名由行政長官委任的成員(註1)組成，其中：(a)一人獲委任為理事會主席；(b)不多於17人獲委任代表管理、勞工及專業或學術界的利益；及(c)不多於5人為公職人員。註1：行政長官委任理事會成員(主席除外)的權力，已轉授予商務及經濟發展局局長。—2—引言1.4截至二零零九年七月一日，五名獲委任為理事會成員的公職人員是：(a)商務及經濟發展局常任秘書長(通訊及科技)；(b)創新科技署署長；(c)工業貿易署署長；(d)政府經濟顧問；及(e)勞工處副處長。1.5根據《香港生產力促進局條例》，理事會獲賦權委任一名總裁為總行政人員，以及委任其他人員、受僱人和代理人。截至二零零九年三月三十一日，生產力促進局共有職員542人，包括250名專業和292名一般職員，分屬科技發展科、企業管理科和機構事務科三個分科。二零零九年三月三十一日生產力促進局的組織圖載於附錄A。收入與開支1.6在2008–09年度，生產力促進局的總收入為4.78億元，包括：(a)收費和服務費2.55億元(53%)；(b)政府資助1.7億元(36%)；(c)創新及科技基金的項目資助3,700萬元(8%)；及(d)建築貸款資助(註2)1,600萬元(3%)。同年，生產力促進局的總開支為4.68億元(見圖一)。註2：生產力促進局獲提供建築貸款資助，以償還一筆2.494億元的貸款。生產力促進局在上世紀八十年代後期向貸款基金借入該筆貸款，以興建生產力大樓。—3—引言圖一生產力促進局的收支情況(2008–09年度)(A)收入：4.78億元資料來源：生產力促進局的記錄(B)開支：4.68億元創新及科技基金的項目資助：3,700萬元(8%)建築貸款資助：1,600萬元(3%)收費和服務費：2.55億元(53%)購買固定資產的非經常開支：4,100萬元(9%)政府資助：1.7億元(36%)員工薪酬：2.57億元(55%)經常開支：1.7億元(36%)—4—引言創新科技署署長的角色1.7創新科技署署長是政府撥給生產力促進局的資助金的管制人員。作為管制人員，署長有責任確保生產力促進局的活動符合該局的目標，以及有關的公共政策和優先次序，並確保生產力促進局所訂政策目標恰當合宜。署長也可就是否需要因應經濟環境的轉變檢討上述目標，向生產力促進局提供意見。1.8為了就政府與生產力促進局的關係訂立框架，並詳細列明雙方須履行的責任，政府與生產力促進局於二零零三年訂定行政安排備忘錄(備忘錄)。備忘錄述明：(a)生產力促進局的工作重點，是為以創新和增長為本的香港公司提供橫跨價值鏈的綜合支援服務，重點支援行業為製造業，特別是香港的基礎產業，以及相關的服務行業；(b)服務地域以香港和珠江三角洲(珠三角)為主；(c)只要不牴觸《香港生產力促進局條例》的條文規定，生產力促進局便應享有自主權，靈活運用其資金和資源；(d)生產力促進局可保留全年整筆資助金中所節省的款項，以作儲備，惟因以下原因而省得的款項除外：縮減或終止周年計劃及預算定下的工作，或因公務員薪酬調整而削減員工薪酬；及(e)任何時候，儲備水平均不得高於在該財政年度以整筆撥款形式發放予生產力促進局的資助金的15%。超出限額之數，須於下一個財政年度退還政府。匯報安排1.9根據備忘錄，生產力促進局每年須向創新科技署提交一份三年財政預算和一份周年計劃及預算。三年財政預算須列明生產力促進局的策略目標、為達到該等目標而採納的方案，以及對資源的影響評估。至於周年計劃及預算，則須載述按不同範疇分類的擬進行活動，以及下一個財政年度的收支預算，供政府批核。1.10根據《香港生產力促進局條例》，生產力促進局也須於每個財政年度終結後六個月內，向政府提交該局的：(a)活動報告；及(b)已審核財務報表副本，以供立法會省覽。—5—引言《標準守則》1.11為了向員工提供指引，以便妥善管理生產力促進局，使該局得以正常運作，總裁發出一套《標準守則》，列明規管生產力促進局運作(例如人力資源及採購管理)的政策、規例和程序。《標準守則》訂明，所有員工一律須遵從守則的規定。帳目審查1.12審計署最近對生產力促進局進行了一項衡工量值式審計。審查結果載於以下兩份獨立報告內：(a)香港生產力促進局：企業管治及行政事宜(本報告的主題)；及(b)香港生產力促進局：項目及服務的管理(《審計署署長第五十三號報告書》第8章)。1.13審計署就生產力促進局的企業管治及行政事宜所進行的審查，主要集中於以下範疇︰(a)企業管治(第2部分)；(b)人力資源管理(第3部分)；(c)行政事宜(第4部分)；及(d)衡量服務表現和匯報工作(第5部分)。1.14審計署發現上述範疇有可予改善之處，並已就有關事宜提出多項建議。當局的整體回應1.15商務及經濟發展局局長和創新科技署署長同意審計署的建議。他們歡迎審計署對生產力促進局的運作進行衡工量值式審計，這有助改善生產力促進局的財務管理和運作效能。他們表示：(a)生產力促進局在二零零六年委聘顧問進行兩項研究後(見第1.17(b)段)，推出多項改革和改善措施，審計署的意見及建議正好協助生產力促進局繼續推行有關措施。生產力促進局負責支援業界，成立至今已超過四十年。審計署的意見及建議對於協助生產力促進局與時並進、切合業界的需要和應付面前的挑戰，至為重要；及—6—引言(b)當局會與生產力促進局緊密合作，確保生產力促進局能迅速及適當地推出改善措施。生產力促進局的整體回應1.16生產力促進局同意審計署的建議。生產力促進局總裁表示：(a)生產力促進局十分感謝審計署進行是項審查。審查涵蓋的範疇全面，提出的建議有用且富有成效；(b)這項適時進行的審計工作提出了不少可進一步改善的地方，同時加強了生產力促進局的動力，繼續推行現時的改革；(c)生產力促進局已制訂具體的行動計劃，並就此充分諮詢理事會。該局已就審計署的部分建議迅速採取行動；(d)生產力促進局有信心在今年較後時間採取進一步的具體行動；及(e)生產力促進局其後應可就審計署的餘下各項建議匯報實質的進展。1.17生產力促進局總裁又表示：(a)生產力促進局認為，這次帳目審查指出仍未改善的地方，能補內部改革的不足，十分切合時宜。生產力促進局十分重視審計署的建議，並會盡力早日加以落實；(b)生產力促進局在四十多年前成立，局內很多舊有政策和做法未必完全切合現今的最佳標準。二零零六年，生產力促進局主動委聘顧問進行兩項研究，檢討可如何改善該局在採購、行政和人力資源等主要範疇的做法，並提出建議。過去三年，生產力促進局推行連串的主要內部改革，藉此落實建議；(c)除上文所述因兩項顧問研究而推行的改革外，生產力促進局也趁機推行其他內部改革，以加強機構和人力資源的架構。有關改革包括：(i)二零零七年，生產力促進局推出新的工作表現評核制度，以更有系統、透明和公開的方法，評核每名員工的整體工作表現；—7—引言(ii)新的工作表現評核制度為生產力促進局在二零零八年推出新的薪效掛鈎計劃(見第3.3段)奠下基礎，讓該局可以由與公務員體系掛鈎的薪酬架構，順利過渡至市場主導的薪酬架構；及(iii)二零零五年十月，理事會成立審計委員會。內部審計組直接向審計委員會負責。審計組根據審計委員會通過的周年計劃進行內部審計，並定期檢查各部門有沒有遵從有關規定。(d)生產力促進局肩負重要使命，就是支援工業，增強其生產力。要履行這項使命，需要投放龐大的資金和人力資源。儘管如此，生產力促進局近年已不斷減少對政府資助的依賴；(e)目前，來自政府的每