工作分析访谈法

访谈法，又称面谈法，是访谈人员就某一岗位与访谈对象按事先拟订好的访谈提纲进行面对面的交流和讨论进而收集岗位信息的一种方法。访谈对象包括该职位的任职者、对工作较为熟悉的直接主管人员、与该职位工作联系比较密切的工作人员、任职者的下属等。一、选择访谈法的形式访谈法通常有以下三种形式。(一)个别员工访谈法个别员工访谈法主要适用于工作差异较大的岗位以及工作分析时间较为充足的情况。(二)集体访谈法集体访谈法适用于工作岗位性质比较相近的情况。(三)主管人员访谈法主管人员访谈法是指工作分析人员通过同某一岗位任职者的直接上级领导进行面谈从而收集岗位信息的一种方法。做好访谈前的准备工作，是保证访谈成功的重要前提。访谈者要根据调查的目的、要求和受访者的特点，事先确定并充分熟悉访谈的内容和范围，确定调查方案或拟订访谈提纲。调查方案的内容包括明确访谈的目的、确定访谈的步骤、拟订提出的问题、安排提问的顺序、选取访谈的对象等。调查方案样本见表2-l。表2-1访谈调杳方案一、访谈目的为了更好地明确各个岗位的工作职责和任务，保证各个岗位之间相互协调、配合，共同实现企业的目标，现企业人力资源部门对企业各个岗位进行一次全面的工作分析活动二、访谈人员的构成姓名职务所在部门联系方式三、访谈对象姓名职务采访时间联系方式四、访谈问题1．请问您的姓名、职务、职务编号是什么2．您所在的部门?直接上级主管是谁?部门经理是谁3．所在岗位的主要工作任务和职责4．工作权限5．工作中需要同哪些部门或人员接触6．其他五、访谈的形式口个别访谈法口集体访谈法口主管人员访谈法六、访谈注意事项1．访谈人员要创造和谐、良好的访谈氛围2．访谈人员应注意做好记录3．保证信息的真实性、准确性二、访谈提纲样例访谈提纲是指对访谈的内容或问题列出一个大致的纲目，其内容是围绕岗位展开的，形式可以多样化。(一)工作分析非结构化式的访谈问题样本样本的具体内容主要包括如下14个问题。(1)请问您的姓名、职务、职务编号是什么?(2)您所在的部门?直接上级主管是谁?部门经理是谁?(3)您所在岗位的目标是什么?(4)您工作的主要职责是什么?请列举1～2个实例。(5)工作中遇到的最大挑战是什么?有其他人员的协助吗?(6)工作中容易出错的地方有哪些?产生错误的原因主要是什么?对其他工作有什么影响?(7)岗位的任职资格要求大致有哪些?例如教育背景、工作经验等。(8)工作中需要和哪些部门的人员接触?(9)企业经常从哪些方面对您的工作绩效进行考核?您认为从这些方面来考核是否合理?有无改进的建议?(10)请描述一下您工作的环境，有什么需要改善的吗?(11)工作中需要用哪些设备?使用频率高吗?(12)工作中有什么不安全的因素吗?(13)如果一个新员工担任此岗位，您觉得他(她)大概需要多长时间才能适应?(14)如果企业进行培训，您觉得自己需要补充哪方面的知识或者提升哪方面的技能?(二)工作分析结构化访谈提纲及记录表样本1．岗位基本信息(1)请问您的姓名、所属部门、所在的岗位及职位编号?(2)汇报工作的对象是谁?你的直接上级是谁?(3)与您同在一个岗位任职的同事有哪些?岗位基本信息记录表样本见表2—2。表2-2岗位基本信息记录表职位名称职位编号所属部门直接上级职位同岗位人数下级人员数采访对象采访日期2．职位目标(1)该工作岗位的工作目标是什么?(2)完成该岗位的工作任务对公司具有哪些重要意义?3．工作关系(1)为了更好地完成本职工作，工作中需要与公司内部哪些职位或部门进行联系?联系的频率如何?(2)为完成本岗位职责，需要和公司外部的哪些机构发生联系?联系的内容是什么?(3)工作中接受谁的监督?表2—3为工作关系记录表。表2-3工作关系记录表内外关系岗位或部门发生关系内容满意标准频率与公司内各岗位发生关系与公司外部机构发生工作关系4、工作职责和权限(1)警所在岗位的职责是什么?在各项职责中分别需要完成什么工作?其主要工作内容是什么?(2)您是否承担管理他人的工作，若是，管理哪些部门或职位?直接管辖的人数有多少？(3)请您对刚才所谈职责按重要性进行排序，并估计每项工作所消耗的时间比率。(4)衡量您所做的工作好坏的标准是什么?(5)除了日常工作外，您每周、每月、每季或每年还需要承担哪些其他的工作?(6)您刚才所说的岗位职责是否与别的工作岗位职责有交叉的部分?如果有，是哪些?您平时又是怎么协调分工的?(7)工作中是否有独立决策的权限，若有，主要有哪些方面的权限?岗位职责和权限可以记录在如表2—4所示的记录表中。表2-4岗位职责和权限记录表一、岗位职责重要性工作职责或任务花费的时间比考核标准备注一、工作权限5．工作时间及工作负荷状况关于工作特征的描述如表2-5所示，根据岗位及相关情况在每项对应处打“√”，并在括号里填写相应内容。表2-5工作时间及工作负荷状况记录表1．是否经常按时上下班口是口否2．所从事的工作是否忙闲不均口是口否3．若工作状态是忙闲不均，则最忙状态发生在哪段时间()至()4．是否需要经常出差口是口否5．若需要经常出差，则外出时间占总工作时间的比重比重()6．工作负荷状况口超负荷口饱满口基本饱满口不饱满6．工作中使用的设备员工所使用的设备可以通过表2-6所示的记录表记录并整理。表2-6员工使用的工作设备和工作环境记录表工作活动使用设备设备使用的频率使用设备所需专业技术及其他所处的工作环境7、工作失误分析工作失误是指工作中最容易出现失误的环节，记录表如表2-7所示。表2-7工作失误分析记录表容易失误的工作活动或环节工作环境产生的原因产生的后果为了防止失误的发生，需要注意什么问题，如何避免8．岗位任职资格岗位任职资格是工作分析的两大内容之一，如表2-8所示。表2-8岗位任职资格记录表问题记录内容专业知识和技能教育程度职业资格证书所需的培训工作经验能力要求管理能力领导决策能力计划组织能力沟通协调能力激励能力授权能力人际沟通能力人际关系处理能力书面表达能力语言表达能力公关能力沟通能力谈判能力其他9．职业发展方向(1)可以晋升的职位有哪些?(2)可以进行工作轮换的职位有哪些?(3)可以降级到哪些职位?10．其他(1)您认为工作中最大的挑战是什么?(2)在处理这些棘手或重要的问题时，您通常是怎样做的?(3)工作中您最满意和最不满意的地方是什么?(4)您是否经常同领导沟通?(5)在与领导交谈的过程中，您与他／她主要讨论什么问题?(6)在工作中您是否曾做出过重大决定?若有，请举例说明。(7)工作中您希望得到哪些方面的培训?(8)对职位有何补充的内容，请说明。(三)工作分析问卷访谈提纲访谈提纲还可以是问卷的形式，如表2-9所示。表2-9岗位分析访谈问题样本二一、岗位基本信息1．您的姓名、所在岗位、担任的职务2．所在部门?直接上级领导是谁3．从事本岗位多长时间4．您所在岗位的人员配置情况二、岗位设置的目的1．工作结果要达到什么样的标准2．该岗位在整个企业中的地位如何三、工作职责1．您每天必须做的工作是什么?您是如何做的2．请您描述自己一天的工作，并对这些工作按照重要程度的不同进行排序续表3．工作中有无需要立即处理的突发事件发生?若有，发生的频率大概是多少?请举一个具体的实例简要地描述一下您是如何处理的4．您认为工作中最大的困难是什么四、工作权限1．在工作中您有哪些权限2．为了更好地展开工作，您觉得还应增加哪些权限五、工作关系1．在工作过程中您需要和哪些人员发生联系(包括企业内部和外部)2．若工作联系密切，在联系过程中有无发生过摩擦?若有，发生的频率大概是多少?通常最后是怎么解决的六、工作时间1．您正常的工作时间从几点到几点2．工作期间任务是否分布均匀3．平常有无加班4．工作期间是否经常出差七、工作环境1．请简要描述一下您的工作环境2．工作中有无职业病或其他危险发生3．您对目前的工作环境有何改善的建议八、工作设备请描述工作中需要使用哪些设备，并说明使用的频率1．一般使用2．经常使用3．偶尔使用九、岗位任职资格说明1．您认为胜任本岗位的最低学历要求是什么2．本岗位对工作经验有什么要求3．胜任本岗位具体需要具备哪些能力?请举1～2个实例说明4．其他要求十、其他补充事项1．2．3．三、访谈法的技巧即便访谈方案、访谈提纲设计得很科学，如果不掌握访谈的技巧或者技巧运用不当，也难以保证访谈的效果。实施访谈大致分为四个步骤：双方的见面、建立融洽的关系、正式访谈、访谈结束。访谈者要熟练地掌握访谈技巧，如选择合适的访谈环境、制造愉快的访谈气氛、注意谈话的语气及提问的方式等。在进入正式访谈之前，访谈人员可以先谈谈受访者较熟悉或感兴趣的事情，以消除其拘束感，然后逐步地把话题引向调查的内容。在正式访谈时，访谈人员要注意控制访问的进程、提问的语气、语速、语言表达清楚程度、表情等方面的问题。在访谈过程中，访谈人员的目光要直接与受访者交流；受访者回答问题时，访谈人员要专心倾听。无论采取何种访谈方法，访谈过程中一般都需要做记录。在做记录之前，访谈人员应事先征求受访者的意见，对于有顾虑的受访者，访谈人员应对其做好思想工作，对其讲明调查内容的保密性、所获得的信息的用途、记录的内容对他们产生的影响等。若受访者仍然不能消除顾虑，则可在交谈时不记录，待交谈结束后访谈人员再做记录。记录的方式有两种：笔记和录音。一般来说，受访者都不愿意接受录音这种方式，故录音前必须征得对方同意，否则容易引起对方误会和不安，影响访谈的顺利进行。访谈人员在做笔记时，要注意不能只顾着记笔记而忽视受访者的存在。访谈人员还应控制好访谈的进程和时间，最好能在预定的时间内结束访谈，若因某种原因未能完成访谈的内容，需要延长访谈时间时，则应征得受访人员的同意且表示歉意。在访谈结束后，访谈者应真诚地感谢受访者对其工作的支持和配合。四、使用访谈法的注意事项访谈法有其自身的优点。其实施较为容易且方便可行，访谈者还可以引导被访谈者进行深入交谈以获得利用其他方法不易观察到的多方面信息。其不足之处是受访者对访谈的动机往往持怀疑态度，在回答问题时有所保留，且容易从自身利益考虑而导致信息失真。访谈者在使用访谈法的时候须注意，访谈开始之前要设计一个比较完善的访谈提纲，访谈过程中要与受访者建立一种融洽的关系，并把访谈的目的、内容等介绍清楚。访谈者的语言要通俗易懂，态度要诚恳。访谈结束后，访谈者要对所获得的资料进行核对和检查，以确认所收集到的信息的真实性和可靠性。访谈法一般不单独使用，最好与其他方法配合使用。访谈法一般适用于访谈者不可能实际去做，或不可能去现场观察以及难以观察到的某项工作的分析。