规范档案移交工作

规范档案移交归档工作为规范公司档案管理，保障档案的安全，准确、全面地做好档案资料的归档工作，结合我公司档案工作现状，现将档案资料移交的有关事项及要求通知如下，望各部门遵照执行。一、工作职责1、各部门的兼职档案员为第一责任人，负责文件资料的收集、整理及移交工作。移交时，要完成移交资料的分类、编目等整理工作，并保证本部门涉及前期资料如实归档，按期归档。2、各部门总监为本部门档案收集移交工作的第二责任人，负责全程监督管理本部门档案资料的移交工作。3、建设项目资料员为该项目文件资料管理第一责任人，负责项目申报、建设、竣工验收等全过程资料文档的分类整理、归档。4、各部门其他工作人员负责将自己工作范畴内所涉及的相关归档资料及时交于本部门兼职档案员。二、收集移交要求1、各部门兼职档案员对照归档范围，完成本部门各类资料的收集工作，严格按照要求编制《移交资料清册》，并负责向档案室移交；2、各部门对所收集的资料进行初步整理：（1）、部门总监负责所移交资料的鉴定：是否齐全、系统和准确，并组织相关人员加以补充完善；（2）、移交资料应为原件，无原件移交复制件，并核对印章签字的真伪。移交资料应包括纸质版和电子扫描版；（3）、各部门应将常用资料复制留存；3、照片和声像档案、实物档案由形成部门负责收集，并编写文字说明，及时向档案室移交；三、其他注意事项1、文件应按《移交资料清册》规定顺序移交档案室。移交时，交接双方清点核对，无误后履行移交手续，详细填写并签订《移交资料清册》。2、已移交资料，在检查期间，若发现资料存在不完善情况，原资料移交人应在规定时限内及时补充、完善。