管理体系文件编制规定

1版次编制审核评审审定批准批准日期编制部门：质量管理部参编：发表范围：各职能部门/各项目组管理体系文件编制规定密级：□项密一级□项密二级□项密三级密文件编号：煤化工项目管理体系文件文件会签表序号职能部门签署日期1项目管理部2011年月日2商务管理部2011年月日3技术管理部2011年月日4采购管理部2011年月日5施工管理部2011年月日6质量管理部2011年月日7HSE部2011年月日8机械动力部2011年月日9生产准备部2011年月日10项目财务部2011年月日11项目综合部2011年月日说明：(1)本管理体系文件知识产权属能源化工有限公司所有，未经授权许可或批准，不得对公司以外任何组织或个人提供；任何外部组织或个人擅自获取、使用、转让本管理体系文件的行为均属侵权。(2)本管理体系文件执行解释权在质量管理部。目录1目的....................................................12适用范围................................................13文件基本构成格式........................................14文件编制要求............................................15文字与书写统一格式要求..................................46管理体系文件编号........................................57附件、附表和附图........................................68文件的签署及审批........................................69文件效力标识............................................610相关文件................................................611附图....................................................61目的为了建立、完善能源化工有限公司煤化工项目（以下简称公司煤化工项目）管理体系，确定其管理体系文件（简称文件）编写的方法、要求，形成统一的公司煤化工项目文件编制基本格式（模板），特制定本规定。2适用范围本规定要求的文件编制基本格式和编号适用于公司煤化工项目管理体系文件及技术标准，管理体系运行发生的执行（作业）文件/记录的应用格式可在各部门编制的管理体系文件中统一进行设计、确定。注：能源化工有限公司确定的文件/记录格式，应按其要求执行。3文件基本构成格式3.1文件幅面文件的幅面采用竖向A4规格（宽度21cm、高度29.7cm），文字限定在上边距2.5cm、左边距3cm、右边距2.5cm、下边距2.5cm区间范围（版式为：页眉1.5cm、页脚1.5cm），应用表格、图示可采用竖向A4及横向A4或A3规格的任一形式。3.2文件封面文件封面基本由能源化工有限公司全称、文件编号、命题、密级、版号、批准/执行日期、发表范围、编制部门、形成文件效力的签署等多项内容组成。参见附图“管理体系文件封面格式”（P03-01-T1）。注：文件密级标识选择采用符号“■”表示。管理体系文件的发表批准权限及密级确定准则见《文件与记录控制程序》（CCSC-P03-02）。3.3文件会签页管理体系文件涉及多部门执行和应用时,编制部门在文件报批前，可根据影响程度、范围因素征求相关部门意见，意见一致后由相关部门在文件会签表中签署。参见附图“管理体系文件会签页格式”（P03-01-T2）。3.4文件目录页管理体系文件应设置单独的目录页。目录通常只表达章的标题及所在页码，标题与页码之间用符号“……”连接，并采用自动编辑功能。参见附图“管理体系文件目录页格式”（P03-01-T3）。3.5文件正文页文件正文页内容由标有文件编号、命题及页码（采用自动编辑功能）的页眉及文字表达内容组成。参见附图“管理体系文件正文页格式”（P03-01-T4）。4文件编制要求4.1文件命题文件命题应明确、简洁、清晰地反映管理工作、活动或技术事项的主题。4.2文件层次正文层次的编排用表4.2.所示格式。表4.2层次代号及说明层次名称示例说明章1┘□□……□章序及章名左起顶格书写,章序用阿拉伯数字节1.1└┘□□……□题序左起顶格书写,与标题间空一格,阐述内容另起一段条1.1.1└┘□□……□款（1）└┘□□……□题序左起顶格书写,与标题间空一格,阐述内容另起一段项└┘└┘a)□□…□└┘□□…□□…□□□□……题序空二格书写,以下内容接排管理体系文件内容编制可按“章”、“节”、“条”、“款”、“项”设置五个层次。“章”、“节”通常只作标题设置，文字内容用正文另起行表达；“条”、“款”、即可以设置为标题(文字内容则另起行表达)，也可以直接用以表达文字内容，但属于同一标题层次下时，应用方法应保持一致；“项”一般只用以表达文字内容。4.3文件层次标识“章”的标识采用一位阿拉伯数字排序；“节”、“条”的标识分别采用二位和三位阿拉伯数字，并在前一位数字右下角处加圆点排序；“款”的标识采用一位阿拉伯数字加整括号排序；“项”的标识采用小写英文字母加半括号排序。4.4标题设置原则本文件仅对“章”层次的标题设置排序要求，“目的”、“适用范围”及“术语、定义”(如有的话)的标题必须设置在前，“相关文件”及“附件、附表、附图”（如有的话）必须设置在最后。其排序示意如下：1目的2适用范围3术语、定义（根据需要设置）4内容标题5………6………7文件与记录要求8相关文件9附件（根据需要设置）10附表（根据需要设置）11附图（根据需要设置）4.5文件内容要求4.5.1管理体系文件编制应充分表达策划的工作方法、资源需求、流程界面、职责权限及必须的记录要求，叙述各项工作（活动）事项的职责、要求、过程、关系、资源、方法要具有可操作、可实施性；技术性内容必须成熟、可靠。4.5.2与相关文件的内容相协调，防止重复和相互冲突矛盾。4.5.3标准条文应准确、简明、通俗易懂，避免产生不易理解或不同理解的可能性。必要时，可以通过表或图示来简化或补充文字叙述。4.5.4引用相关文件时，应注明文件命题的全称和编号。4.5.5引用、转化外部组织管理规章、制度时，必须结合公司实际情况进行鉴别、筛选。4.5.6文件中的符号、计量单位表示应符合国家的有关法令和标准的规定。4.5.7数值应采用阿拉伯数字表示，但在文字叙述中，对于1～10的数字可采用汉语文字表示。例如：“三维空间”、“四方形”。4.6图示、表、公式、注释4.6.1图示(1)文件中的图示应有名称并设置在图的下方居中位置；(2)文件图示应有编号，编号按图示所在的“章”、“节”、“条”层次编号前加“图”表示，设置在图名左侧位置。当一个层次中有多个图示时，可在层次编号后再加序号（数字）。如：图4.6.1-1、图4.6.1-2、……；(3)当多个图示使用同一个图名时，各分图下居中位置还应分别顺序标注加全括号的小写英文字母。如：（a）、（b）、（c）……；(4)图示应设置在有关层次内容后面。当文件内容引用图示时，应指出相应编号。4.6.2表(1)文件中的表格应有名称并设置在表的上方居中位置；(2)文件表格应有编号，编号按表格所在的“章”、“节”、“条”层次编号前加“表”表示，设置在表格左上侧位置。当一个层次中有多个表格时，可在层次编号后再加顺序号（数字）。如：表4.6.2-1、表4.6.2-2、……；(3)表格应排在有关层次内容后面。当文件内容引用表格时，应指出相应编号；(4)表格可根据实际情况横向或竖向设置。当表格跨页时，其内容标示栏应在每页上端重现。4.6.3公式(1)文件中如有应用公式应有名称并设置在公式的左侧位置；(2)公式应排在有关条文的后面居中设置；(3)公式中符号和计量单位释义应在公式下端左侧予以注释。4.6.4注释针对条文的“注释”可在条文下方列出。“注释”中不得再出现图示、表和公式。5文字与书写统一格式要求5.1字体规格及图标封面中公司名称为：宋体中文字体、字号为“小一”规格加粗。英文为：TimesNewRoman字型，通常字规格为“五号”。中煤图标锁定比例是：20mm。文件名称为：宋体中文字体、字号为“二号”规格加粗。附件中的页眉格式、字体及图标大小说明：纵向：宋体中文字体、字号为“三号”规格加粗。英文为：TimesNewRoman字型，通常字规格为“六号：。中煤图标锁定比例是：12mm。横向：宋体中文字体、字号为“二号”规格加粗。英文为：TimesNewRoman字型，通常字规格为“五号”，中煤图标锁定比例是：14mm。也可以引用附件中的表格。管理体系文件表达内容的文字通常使用宋体中文，字号为“小四”规格；注、说明的文字使用宋体中文，字号为“五号”；目录中各章题序及标题用宋体中文四号字；图、表中的文字可视适宜情况自行设置。需要使用英文时，采用TimesNewRoman字型，通常字规格为“12”。5.2文件书写格式“章”、“节”、“条”左起顶格书写，“章”的制表位为0.6cm、行距为1.25倍，段前0.3行，段后0.2行；“节”的制表位置为0.9cm、行距为1.25倍，段前0.25行，段后0.2行；“条”、“款”、“项”的制表/缩进位置为1.4cm，行距为1.25倍，段前/段后0.15行。正文采用中文表达时,首行缩进两个字符，行距为1.25倍，段前、段后均为0.15行；除图、表、公式及其名称、注解外，正文内容均采用两端对齐方式。页眉、页码除封面页外，各页均应加页眉，字号为五号宋体。页眉均为管理体系文件的编号、文件名称、和标识“”。页码从正文页“目的”、“适用范围”及“术语、定义”······开始，直至“相关文件”及“附件、附表、附图”页结束，用五号阿拉伯数字编连续码，页码位于页脚居中。如:第X页共X页。封面页、目录页、会签页及附表、附图不编入页码。5.3中煤集团标识应用管理体系文件或执行文件格式文本设计中若需应用中煤集团标识时，应锁定其高宽比为0.7（若范本格式设计仅限于提供项目合作、参建组织使用时，则不必加此标识）。6管理体系文件编号为形成文件编号规律并确保唯一性准则，各职能部门编制的管理体系文件编号应采用以下组合层次的不变及可变代码标识，其定义如下：CCSC-XXX-XX表6-1管理体系文件分类代码标识及定义分类代码分类定义文件分类释义说明C项目生产管理体系项目运行管理应用执行规程，文件表述的管理要求、活动、内容或事项将由项目组织机构发起、开展或组织实施。H项目HSE管理体系项目HSE运行管理应用执行规程,文件表述的HSE管理要求、活动、内容或事项将由项目组织机构发起、开展或组织实施。P项目管理体系项目项目建设管理应用执行规程，文件表述的管理要求、活动、内容或事项将由各项目部组织机构发起、开展或组织实施。必要时，还须通过项目部提供有关设计、承包商、监理、检测及其他项目参建、服务单位共同执行。T项目技术标准体系项目技术标准，文件内容仅定义技术性的要求、规定。表6-2管理体系文件分项代码标识及定义分项标识部门名称部门代码分项标识部门名称部门代码分项标识部门名称部门代码01项目管理部PMD05技术管理部TMP09生产准备部OPD02HSE管理部HSE06采购管理部PRO10项目财务部PFD文件分项代码标识(见表6-2)公司煤化工项目简写代码标识文件顺序号代码标识(01～n)文件分类代码标识(见表6-1)03质量管理部QMD07施工管理部CON11项目综合部PCD04商务管理部COM08机械动力部MPD12项目总工办GEO7附件、附表和附图管理体系文件确定的管理工作、活动在实施过程中，若有形成执行文件/记录的要求时，应在管理体系文件编制时，统一设计应用的格式范本（如：应用文本、表、图示等）,并作为“附件”、“附表”和“附图”附于管