公司公文管理规定

公司公文管理规定第一条目的为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。第二条定义是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成各种来往和记录的文本。第三条使用公文的种类公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。第四条公文格式从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家具体见附件。1、红头文件适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。2、内部通告适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。3、会议纪要适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。4、工作报告适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。第五条处理公文的表格公司处理公文的表格为《公司公文审批表》（见附件），适用于处理各种公文。第六条公文密级公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。第七条公文处理时限除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。第八条公文处理程序公文的处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文阅处、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。1、公文签发（1）签发权限：公司董事长、公司总经理、副总经理/总经理助理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通告等公文；各部门相关负责人在规定权限内可以签发以本部门名义发出的公文。（2）签发方式：以公司名义行文的公文，经审签后，盖本公司公章发出，但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。2、公文分送（1）公司主要采用签收、传真、电报、邮递、电子邮件等公文分送方式。一般情况下，分送公文应采取签收方式（对公司机密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送）。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。（2）收件工作人员应对公文进行信封、文件、文号、秘字等的核定。如其中一项不对口，应立即通知发文机构，并登记出错文件。对封口被撕的公文应拒绝签收。（3）各部门公文经人事行政部审核发现在格式或内容上存在较大错误的，退回原部门重新拟文。（4）相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务，并严格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。3、公文阅处公司领导收到公文后，在公文上作出处理意见（签发或批复等）。4、公文反馈与跟踪人事行政部接到公司领导批示后，应尽快将批示件和原件反馈给拟办部门（同时保存批示件的复印件）。5、公文清理、存档和销毁各部门文员或相关工作人员应对收发的公文每周进行一次整理，对有存档价值的公文应按公司档案管理制度的规定向档案管理部门移交。第九条附则1、本制度自颁布之日起执行，由人事行政部负责解释和修改。2、附件：《红头文件模板》、《内部通告模板》、《会议纪要模板》、《工作报告模板》、《公文审批表模板》。公司文件〔2013〕01号关于下发红头文件格式的通知各部门：红头文件格式基本规定：公司红头文件由文件头、发文字号、标题、秘密等级、紧急程度、主送机构、正文、附则、印章、发文时间、主题词、抄送抄报机构、附件等部分组成。1、文件头：适用于公司或一级部门重要文件，全称为“公司文件”，红色字体，黑体加粗，小初字号。2、发文字号，包括机构代字、年号、顺序：宋体，四号字；“”适用公司文件，代表“某公司”，“财、行、人、工等”分别代表一级部门文件；〔2013〕01号代表2013年1号文件；公司文件编号由董事长办公室统一编号，人事行政部存档。3、标题：黑体加粗，小三。应当准确、简要地概括文件的主要内容，一般应标明公文种类，除印发规章制度和批转文件外，一般不加书名号，如“关于下发红头文件格式的通知”。4、秘密等级、紧急程度：秘密等级分“普通、机密、绝密”，紧急程度分“紧急、急、普通”，如为“普通文件”则不需加标注框。5、主送机构：宋体加粗，四号字体。6、正文：宋体，四号字体。7、附件：文件如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。8、印章：公司文件落公司全称并盖章，部门文件落部门全称并盖章。9、主题词：文件主题词一般包括三到四个词语或词组，最多不超过七个。第一个词语是按工作性质作分类概括，一般用“董办、工程、人事、财务、营销、审计监察、客服、招商”等。中间的词语一般是概括该文件的主要内容，大都从标题中抽取。结尾词语是说明该文件所属公文种类。10、抄报抄送：抄报为发文的上级机构、抄送为发文的平行机构。山西运城地产有限公司2013年11月15日主题词：抄报：抄送：拟稿：联系电话：校对：紧急程度密级保密期限保密范围内部通告公司致：编号：通告〔2013〕01号由：日期：页数：签发：主题：内部通告格式说明内部通告格式基本规定：公司内部通告由主送机构、通告编号、发文单位、发文日期、页数、签发人、主题、正文、附则、抄送抄报机构、附件等部分组成。1、主送机构：在通告里用“致”表示。2、通告编号：包括机构代字、年号、顺序，如通告〔2013〕01号，“”代表“山西运城地产公司”，“2013”代表年号，“01号”代表1号通告。部门通告机构代字则在“”后加部门代字，如财通告〔2013〕01号中的“财”代表“地产公司财务部”，公司内部通告编号由人事行政部统一编号，各部门通告编号由本部门统一编号。3、发文单位：在通告里用“由”表示。4、签发：根据公司授权确定签发人，公司内部通告由公司董事长授权的总经理、副总经理、董事长（总经理）助理签发，部门内部通告由部门负责人签发。5、主题：与正式公文标题格式一致，一般为“关于+事由+公文种类”，如“关于召开年度总结表彰大会的通知”，其中“召开年度总结表彰大会”表示事由，“通知”指公文种类属性。6、正文：宋体、小四号字体。7、抄报：通告需知会的上级机构，如不需知会则不需抄报。8、抄送：通告需知会的平行机构，如不需知会则不需抄送。抄报：抄送：会议纪要编号：会纪〔2013〕01号会议时间：会议地点：与会人员：会议主持：会议主题：会议纪要整理：与会人员签名:山西运城地产有限公司工作周（月）报编号：周（月）报〔2013〕1号工作时间周期报告部门报告提交人职位本周（月）工作重点回顾工作完成情况摘要需要解决的问题下周（月）工作计划工作建议说明：1、周报为每周一次，时间从上周五至本周五，周六下午提交电子文档给人事行政经理；月报为每月一次，时间从每月1号至31号，每月第2个工作日提交电子文档给人事行政经理。2、人事行政经理汇总各部门周报于周六上午12：00前，月报每月第4个工作日上午12：00前上报公司领导。公司公文审批表收文时间：年月日时分收文人员：编号：审〔〕号公文名称密级拟办部门经办人填报时间拟办部门负责人意见：签名：年月日副总经理/总经理助理审核/审批：签名：年月日总经理审批：签名：年月日董事长审批：签名：年月日备注