IT类固定资产综合管理办法

IT类固定资产综合管理办法（暂行）1一、范围本文件适用于***公司***分公司IT类固定资产的管理。二、引用标准《***公司固定资产管理规定》《***公司设备管理办法》三、术语和定义IT固定资产:指公司使用期限超过1年的台式机主机，台式显示器，笔记本电脑，不间断电源（UPS），调制解调器，扫描仪，电脑投影仪，工作站，PC服务器及配套设备，小型机，终端，终端服务器，集线器，基带Modem，路由器，交换机，多路复用器，防火墙，光端机，光盘刻写机，机房专用空调，针式打印机，票据打印机，喷墨打印机，激光打印机，行式打印机，传真机，电话，POS机，高拍仪或价值超过2000RMB（包含2000RMB）的IT相关设备及其外围设备等。IT固定资产管理:指对固定资产的计划、购置、验收、登记、领用、使用、调用、维修、报废等全过程的管理。四、职责财务会计部为IT设备固定资产费用预算控制管理部门。信息技术岗为IT设备实物管理员。各部门、各营业单位负责人为本部门申请的IT资产管理的第一责任人。2各部门、各营业单位指定一名IT设备协管员负责IT资产的日常管理工作。（一）IT设备实物管理员职责1．负责组织培训各部门IT设备协管员学习并认真执行本规章制度。2．根据总公司下拨预算、各部门需求及IT类设备状态统筹规划，进行IT类设备的年度、月度采购分配规划。3．负责审核IT类设备需求的技术标准。4．负责公司IT类设备的申请审核及设备资产的采购、验收、登记、入库、领用、档案保管和维修手续。5．负责提出IT类设备资产调拨、报废、出租、变卖、财产保险及索赔的建议，经批准后实施。6．负责公司IT类设备固定资产管理、维护、建立IT类设备固定资产管理系统中固定资产管理信息，维护固定资产使用记录。7．收集和保管重要IT固定资产的权证、合同等档案资料，办理相关的年检登记。（二）IT设备协管员职责1.负责统计本部门、本单位内IT设备年度需求及紧急需求。2.负责本部门、本单位内IT设备固定资产管理工作。3.负责本部门、本单位IT类设备固定资产简单的日常运行维护工作。（三）IT设备资产使用部门及使用人员主要职责是：31.合理使用和保管IT设备资产，保证IT设备资产的安全、完整和良好使用状态。2.定期接受盘点或IT设备资产状况查询，反映资产使用状态。3.配合实物管理部门提出IT设备资产的报废和变卖等处置建议，配合实物管理部门办理相关手续。五、设备申请管理（一）设备申请标准1．电脑申请标准(1)公司处级干部可以配置笔记本电脑。(2)经常异地办公者如工作特殊需要可以申请配置笔记本电脑（如理赔查勘人员）。(3)公司职能部门员工可配置台式机，营业单位综合人员和团队长可配置台式机。(4)以上情况外的申请，需经总经理室批准同意后方可购置并配置电脑。2．文印设备申请标准根据职场办公区域划分以及岗位特殊需求等要素结合实际情况可以申请配置打印机、多功能一体机、复印机、扫描仪等文印设备。（二）设备申请流程由部门IT协管员起草签报单（附录2），提交本部门负责人审4批后，如果需要其他部门会签的，先由其他部门会签，然后交由办公室进行预算并交由财务审核，再由分管领导审批，最后交由总经理室审批。此时IT协管员将全部审批通过后的签报单原件交由办理人员，并自己留一份复印件用以存档备案。（三）设备采购1.公司IT类设备由办公室负责安排集中采购，禁止部门和营业单位、员工私自购买设备。2.公司职能部门的电脑及文印设备，如总公司有指定的集中采购供货商则从集中采购供货商处集中采购，如总公司无指定供货商则与营业单位共同采取多家询价比价择优选取的方式集中采购。3.具体事项请参照“IT类设备申请流程图（附录1）”。六、IT资产设备管理规定（一）IT资产设备管理规定1.设备到货后，办公室信息技术岗相关人员进行验货，验收合格后，由固定资产管理人员粘贴固定资产编号并录入“青岛国寿财险设备出入库管理系统”。2.做好转固工作之后，办公室信息技术岗通知使用部门IT协管员来统一领取设备，并由本人填写《IT固定资产领用确认单》（附录7），做好设备发放工作。3.IT类设备资产使用遵循“谁领用，谁负责，谁保管”的原则，资产管理责任要具体到使用人，任何人不得随意交换使用5IT类设备资产，若却有需要将设备移交其他使用人的，不论是部门内移交还是跨部门移交，都要协助办公室信息技术岗填写《IT设备移交单》（附录6），否则将没收其设备使用权。4.配合财务定期更新财务SAP固定资产信息，比如提供与固定资产一一对应的资产编号等。5.办公室信息技术岗做好IT类设备资产台账管理及设备日常维护工作。6.各部门IT管理员做好本部门IT类设备资产台账管理及设备日常维护工作。7.IT类设备中除计算机外的其他设备如公用文印设备，如打印机、复印机、传真机等，由部门IT设备协管员负责维护，若设备由多部门共同使用，则由公司IT设备实物管理员负责维护。8.因管理不善造成固定资产损坏、丢失，将参考《***公司固定资产管理规定》第六章，追究责任人相关责任，并由责任人支付相应费用。9.IT类设备资产的报废流程，参考《***公司设备管理办法》第八章处理，报废设备暂由办公室信息技术岗存放，由公司固定资产管理部门统一安置。6附件1.IT类设备申请流程图2.签报单3.资产设备领用流程图4.资产设备领用确认单5.采购合同推荐表6.IT类设备移交单7.IT固定资产领用确认单(由“*****设备出入库管理系统”自动生成)1附录1IT设备申请流程表IT设备采购流程申请阶段采购阶段固定资产管理阶段其他相关部门办公室财务会计部总经理室公司各部门填写《签报单》申请本部门领导审核申请取消N办公室填写设备预算YYNN多家询价比价N重新比价选择供货商固定资产登记入库（录入出入库系统）Y通过出入库系统申领IT设备通过出入库系统进行设备发放Y财务部门领导审核财务部费用管控填写经费剩余办公室领导审核总经理室审核申请通过Y联系多家供货商填写《IT设备询价表》填写《采购合同推荐表》审核询价推荐表/固定供货商总经理室审核N《青岛国寿财险设备出入库管理系统》简称出入库系统2附录2资产设备领用流程图资产领用申请流程签保单流程青岛国寿财险设备出入库管理系统办公室总经理室办公室会签部门财务会计部办公室申请部门申请部门填写签保单审核通过办公室预算相关部门会签意见审核通过审批不通过（退回）申请部门负责人审批审批不通过（退回）财务部主管审批审批不通过（退回）办公室主任审批审批不通过（退回）总经理审批审核通过审核通过审核通过审批不通过（退回）审核通过办公室采购通知申请部门领用设备填写资产设备领用申请申请部门负责人审批审批不通过（删除）办公室发放设备审核通过财务提供财务资产编号办公室进行财务资产编号处理需要领用人在资产设备申请单上签字3附录3***公司***分公司签报单□一般□急□紧急年月日国寿财险青签[]号标题简要内容部门名称：联系人：月日本部门意见部门名称：部门领导签字：月日会签部门意见月日办公室预算预算人签字：月日财务审核部门领导签字：月日办公室审核部门领导签字：月日总经理室审批公司领导签字：月日办理人办理结果部门名称：办理人签字：月日4附录4资产设备领用确认单产品图片货号产品名称数量单位单价金额总计:.00*************************************************************************************************************************************领用人签字确认:数量:联系方式:备注信息:申请人：附录5IT设备询价表5日期：2020年5月16日序号产品名称型号数量单价小计基本配置后期服务采购周期备注123456公司名称注：此报价3天内有效联系人:刘宁联系电话:[phone]FAX:[phone]E-mail:[e-mail]附录6采购合同推荐表编号：采购名称：日期：2020年5月16日6订单基本信息推荐意见订单编号：下达日期：选用厂家订货规格：订货数量：到货日期：其他依据：选用理由厂商报价序号供货商货币价格`2预算成本经办部门：办公室信息技术岗部门领导：经办人：附件共份共份共页共页协办部门：成本管理部部门领导：经办人：共页共页7附录7IT设备移交单部门移交人时间资产编号设备名称品牌型号设备移交原因□员工离职:；□换地点:；□员工换岗:；□换部门:；□其他原因:；设备配置□配置完整；□配置缺失，其配件：；设备状态□设备运行正常；□设备运行非正常，其原因：；移交方式□部门内移交（只需在蓝色背景色下填写）；□跨部门移交（只需在绿色背景色下填写）；移交人/工号：；接收人/工号：；IT协管员：；部门领导：；信息技术岗：；移交人/工号：；IT协管员：；部门领导：；信息技术岗：；接收人/工号：；IT协管员：；部门领导：；信息技术岗：；财务部门资产调拨确认备注注:1.红色背景色必须填写，蓝色、绿色背景色择一填写2.移交单全部流转后需要信息技术岗留存原件，移交/接收部门各复印备存一份。