办公自动化期末考试复习资料

11.办公自动化定义:办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。办公自动化是一门综合性科学技术，它以行为科学为主导，系统科学为理论基础，计算机信息处理是核心，办公设备是重要条件，办公人员是决定因素。2.办公自动化的意义：办公自动化是科学技术发展、管理效率提高和市场竞争条件下的必然要求。办公事务实现了电子化和自动化，实现“无纸办公”、“电子办公”，减轻劳动强度，改善办公环境，节省办公费用，提高办公效率和质量，促使办公工作规范化、制度化，并为决策人员提供更多的办公信息和决策方案，并将办公业务从繁琐的事务级水平提高到计算机辅助科学决策的管理级水平，是对传统办公方式的一次革命。将朝着数字化、无纸化、集成化、多媒体化、信息一体化的方向发展。3.办公自动化要素科学技术：办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会科学、系统科学、系统工程学、人际工程学等，直接利用的工程技术是计算机技术、通讯技术、网络技术、自动化技术等，它们是办公自动化的理论和方法。办公场所：是完成工作任务的场所，俗称办公室。现代的办公场所，是单位内部进行业务信息的共享、交换、组织、分类、传送和处理的一个集合空间，它既可以是具体的，也可以是一个虚拟的空间。办公业务：办公业务指办公的具体工作内容，包括事务处理(如文书写作编辑、公文传阅审批、通知打印发送、文档资料管理、会议组织安排等)；信息管理(信息的收集、加工、传送、交流、存取、应用和反馈)；咨询决策(收集资料、确定目标、拟订方案、分析评价、选择决定)等，是办公自动化的内容和任务。办公设备：办公设备是办公自动化的物质条件，关系到办公的质量和效率，其中心设备是计算机，其他设备主要有以下几类：输入输出设备：扫描仪、打印机。文件复制设备：复印机。数据存储设备：磁盘、光盘等。办公通信设备：如电话机、传真机。其他辅助设备，如空调。办公人员：办公人员是办公的第一要素，是办公自动化的主体。根据担负工作职能的不同，可以分为文秘档案人员、行政管理人员、职能部门的专业人员和领导干部，办公人员的素质和能力直接影响着办公自动化的水平。人机信息处理系统：办公自动化又被称为办公信息系统，包括信息采集、信息加工、信息传递，信息保存四个基本环节，办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系，信息是加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者。24.办公自动化结构层次事务型办公自动化系统（90%具体事务+10%决策分析）包括基本办公事务处理和机关行政事务处理两大部分。事务级OA系统称为普通办公自动化系统，而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称之为高级办公自动化系统。辅助管理型办公自动化系统是由事务型办公自动化系统支持的，以管理控制活动为主的办公自动化系统决策型办公自动化系统（10%具体事务+90%决策分析）以上述两种系统为基础，是具有决策或辅助决策功能的系统所组成的最高级系统5.办公自动化类别从业务类别上划分：政府型办公自动化系统、事业型办公自动化系统、企业型办公自动化系统、专业事务型办公自动化系统、案例型办公自动化系统、控制中心型的办公自动化系统。管理规模上划分，分巨型、大型、中型、小型和微型五种。6.办公自动化技术数据处理技术：数据处理是指非科技工程方面的对任何形式的数据资料的各种计算、管理和操作，特点是数据量大，要求准确、快速且实时性强．其关键在于使用什么样的软件，存储设备的容量和存取速度。数据库技术是办公自动化系统进行数据处理的强有力工具，为用户提供了最方便实用的数据共享、检查和修改等数据处理功能。数据库中的数据按其组织结构一般分为层次型、网络型和关系型三种数据模型。数据库技术发展趋势会向两头发展大的越来越大，小的越来越小。文字处理技术：文字处理指用计算机完成文字工作，核心使用文字处理软件，包括文字信息的输入、编辑、排版、存储、印刷，文字处理的关键是汉字输入方法语音处理技术：语音处理就是用计算机对语音进行处理的技术，包括语音合成和语音识别两大类。语音合成是给计算机发音的能力，语音识别是给计算机以聆听和理解的能力。图形图像处理技术：计算机的图形处理是指在计算机上进行图形设计与处理，按设计者的要求生成各种图形。图像处理是指利用计算机将照片等图像以数字形式输入、分析和处理。文档管理技术：指对文件这一整体形式进行的管理，主要是指对文档资料的存储、分类、归档、检索等，电子文档管理通常使用数据库技术、电子文件柜技术以及缩微技术。网络通信技术：现代通信主要是通过模拟交换网络和数字交换网络进行信息交换和传输的。在模拟交换网络传输的是模拟信号，在数字交换网络传输的是数字信号，网络通信技术的主要应用有：1．电子邮件2．远程会议3．IP电话4.Intranet(内联网)。决策型管理型事务型37.办公自动化发展历程：在中国已20多年的发展历史，20世纪产生已逐步实现。70年代，办公自动化技术开始传入我国。80年代初微型机也进入我国。1985年以前是我国发展的第一阶段，是准备期。1986～1995年为发展期。建立了国家级的办公自动化系统。国务院组织开发了“政务办公自动化系统”。1995年以后为逐渐成熟阶段。在近年来实施办公自动化过程中，也暴露了很多问题，归纳起来就是“重硬件，轻软件”、“重使用，轻开发”、“重技术，轻管理”。造成这些问题的主要原因有三个：一是对办公自动化的本质作用理解不深，二是忽视了办公自动化发展的基础，三是技术条件的制约也使得办公自动化建设难以达到预期的目的，8.办公自动化系统发展历程：从实现个体工作自动化，到实现工作流程自动化，从知识管理为核心走向门户管理为核心。第一代办公自动化系统：实现个体工作自动化（20世纪80年代至90年代中期）是以数据处理为中心的传统M1S系统，存在许多不足：个自为政，松散偶合第二代办公自动化系统：实现工作流程自动化（20世纪90年代中期开始）工作流是指业务在点到点之间的流动和处理。办公流程采用工作流的方式来运作特点：以网络为基础，强调协同工作，把工作流作为实现业务自动化的技术手段。第三代办公自动化系统：融信息处理、业务流程和知识管理于一体是以知识管理为核心的办公自动化系统。知识管理就是在恰当的时间，将正确的知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，帮助企业提高整体业务水平，避免重复错误和重复工作。知识管理的要素有实时交流、信息集成和门户建设第三代办公自动化系统是以知识管理为核心新一代办公应用平台，突出特点是：实时通信、实时交流，具有三个明显的特征：1.功能丰富、来源丰富的数据信息处理功能。2.充分利用各种协同工作手段3.办公自动化系统起到“知识管理”的平台与门户作用。第四代以门户管理为核心的信息一体化系统:特点：门户整合，统一入口、统一平台、对外与对内信息合理融合和分布，企业与员工、员工与员工、企业与合作伙伴、企业与客户信息一体化。9.办公自动化系统的展望:办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展；办公系统向数字化、智能化、无纸化、综合化发展；多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展；网络通信在办公自动化系统中的地位进一步加强，全球网络体系逐步完善。10.我国未来政府办公自动化系统特点：具备强大的数据信息处理功能。具备多种共享方式和强大共享能力。办公自动化系统起到“知识管理”的平台作用。集中体现在政府业务流程优化、管理和决策水平提升方面。11.办公自动化面临的安全问题：信息泄露，假冒用户，篡改信息，恶意攻击建立办公自动化系统的安全防护体系，应该采取行政、法律和技术三方面措施，从办公自动化系统各个环节着手，特别是要提高计算机网络的安全性。412.办公自动化系统的安全控制(一)、内网安全控制：内网的安全有硬件系统安全、软件系统安全、用户合法使用资源和防计算机病毒等。网络服务器的安全：硬件安全中的主要问题。对网络服务器一般要做磁盘镜像、磁盘双工、服务器镜像。软件系统安全：基本要求包括：用户身份验证、访问控制、数据完整性、审计、容错等。(1)操作系统安全。(2)应用软件安全。计算机病毒攻击途径:(1)通过网络共享进行攻击(2)通过电子邮件系统进行攻击(3)通过FTP下载进行攻击(4)通过3w浏览进行攻击(5)通过系统漏洞进行攻击(二)、防范外网非法入侵：设置防火墙，设置代理服务器，保密通信和加密方法。传输数据的加密保护三种方式：(1)链路加密(2)节点加密(3)端对端加密13.传真机含义：把记录在纸上的文字、图表、相片等静止的图像变成信号，经线路传输到期遥远的地方，在收信端获得与发送原稿相似的记录图像的通信方式，称为传真通信。进行传真通信的设备称传真机。除文字图表，接收端还可得发放人的签名、手迹等。从发展趋势看，传真通信日趋系统化、网络化和智能化。14.传真机的功能：(1)具有液晶显示和接收、发送端识别系统(2)具有中继接收、发送能力(3)具有保密信箱发送能力(4)定时发送和多路预约(5)多功能一位触及缩位拨号(6)自动存储接收能力(7)复印功能(8)图文输送量大15.传真机的特点：(1)传递图文真迹方便(2)传真机易学易用16.传真机的技术指标：分辨率；有效记录幅面；发送时间；中间色调。17.传真机的分类：按价格可分高、中、低档三类、按采用的扫描方式可分电荷耦合扫描和接触式图像扫描、按记录方式可分感热纸记录方式和普通纸记录方式18.传真机基本结构：传真机主要由主控电路（电脑的主机，控制内容主要是发送传真操作和接收传真操作）、传真图像输入机构（传真稿的扫描输入和图像数据处理）、传真图像输出机构（已接收传真稿的打印输出或将传真图像输出至计算机或打印机）、调制解调电路(MODEM，完成传真信息的调制发送、接收解调和线路切换)、操作面板及电源组成(为整机提供能源)。19.传真机工作流程：(1)扫描(2)压缩编码(3)调制(4)电话网路传送(5)电话网路接收(6)解调(7)解码扩展(8)记录打印20.传真机的基本工作原理：发送扫描、光电变换、传真信号的调制解调、记录变换、接收扫描、同步。21.传真机的工作过程：将一张待发送的图像稿通过发送扫描，对原稿进行图像分解，经光电变换将图像信号变成电信号，再经调制放大后，通过传输线路送到接收端；接收端将收到的电信号转变成相应的能量，再经收信扫描将传入的能量按一定的顺序记录在记录纸上，还原成原图像稿。522.传真机的发送和接收发送：(1)装好稿件(2)选择扫描线密度(3)选择原稿列比度(4)给收方打电话：当听到对方回答并给出信号时，按下“START”键，确认传真开始，放下听筒。装上的稿件发送结束时，机器会自动恢复到待机状态。接收：接到发送方打来的电话，接收方按下开始键，开始接收。在收发双方通信过程中，可根据接收、发送情况及时和对方联系，此时应按电话预约键或停止键23.安装稿件时的注意事项对稿件的要求：墨水或糨糊未干的稿件，应干后再发送、稿件不应破损、起皱、卷起和严重折弯或太薄或太厚的稿件可复印后用复印纸发送、有涂层等经化学处理过的稿件，要用运载片发送。稿件安装注意事项：(1)自动连续发送时，一次最多只能装20页。应把同样尺寸、质地的稿件排齐安装。(2)稿件上的夹子、钉书针等会造成机器故障，安装稿件前应将它们取下。(3)规定范围之外的图形、文字不能发送。24.传真机的保养及维修：①保养：1)电网电压波动较大的地区，应加装交流稳压器，以免机内电源受损。2)开机不多的单位，半年必须开机4小时以上，以免传真机的镍铬电池的电压低于正常值。3)定期观察：当感热头上有黑色灰尘时，要用清洁棉球蘸无水酒精擦拭，去除灰尘，否则将影响记录效果。但不要在开机后马上清洁，以免烫伤。除酒精外，不能使用其他溶剂4)易损易耗件(橡皮分离片、自动文件输送辊、发送导板、发送文件轨道机械、荧光灯、检验印戳、记录纸轨道机械、机械部分的松动)的保养5)不要频繁地开机6)雷雨天气如不使用传真机，除关掉电源外，还应将电话线插头拔掉7)不要随意