江西省交通稽查征费局视频会议管理办法(试行)

江西省交通稽查征费局视频会议管理办法（试行）一、目的为了规范全省稽征视频会议系统的操作使用和维护管理，保障视频会议系统高效、稳定、安全的运行，特制订本办法。二、适用范围适用于全省稽征视频会议、培训、讲座（以下简称：会议）等的使用、维护和管理。三、职责（一）省局分管局领导负责视频会议系统的使用审批。（二）省局党办负责党委系列会议的组织协调、前期准备及会场秩序的管理工作。（三）省局办公室负责行政会议的组织协调、前期准备及会场秩序的管理工作。（四）省局科技信息处负责视频会议系统规划、设计、建设、运行维护、升级及相关设备的安装调试和视频会议系统各级各部门操作管理人员（以下简称“系管员”）培训及技术保障工作。（五）省局后勤服务中心及分局行办负责放置在视频会议室中视频系统相关设备的安全及财产管理工作；负责做好会场环境卫生等后勤保障工作。（六）省局和各分局的党办、行办和信息部门（微机室）均应指定一名系统管理员负责视频会议系统的运行，如有人员调离、离岗，应及时上报省局科技信息处备案和培训。（七）视频会议由系管员负责相关设备的操作使用。四、视频会议系统使用的申请申请使用视频系统的部门，应在计划使用视频会议系统前2天（紧急情况除外）提出书面申请，明确会议的起止时间、使用地点和规模，出席会议的主要领导名单等相关内容及会议有关安排等，提交省局党办、行办审核。五、视频会议系统使用的审批省局办公室对视频会议系统的使用进行初步审核，确认后签署审核意见，提交分管局领导审批。由主办部门或办公室负责下发会议的书面通知，通知中应明确视频会议系统设备的保障部门及责任系管员。外单位借用视频会议系统需经办公室审核后报局领导同意，再按本办法规定办理有关手续。六、会前准备（一）在接到视频会议通知后，责任系管员应对本单位的视频系统进行全面检查，着重从MCU、视频终端、高清摄像头、等离子彩电等视频相关设备的运行状态，调音台线路的输入输出控制，视频系统的声音和图像效果、网络压力、流量、稳定性状况等方面进行检查，如发现不能自身解决的问题应立即上报省局科技信息处，科技信息处应及时解决。（二）视频会议正式召开前，会议主办部门应指派专人负责会议会务的具体事宜，做好会场牌、席位牌摆放工作；系管员按照会议的议程对与会发言者的座位进行预先定位，以便在会议期间能够迅速切换视频镜头；各会场的初始摄像画面应面对会场中央，以参会领导、会场牌为画面的显要位置，并兼顾整个会场。后勤服务中心应按照通知要求做好会场环境布置及相关后勤服务准备工作。（三）省局和各分局系管员必须于会议召开时间的30分前将视频及相关设备打开，等候全省统一在线联调、如有问题及时报告会议责任部门的系管员。遇重大会议时，应在会议召开前一天就做好初步联调工作。（四）各分局分会场要将会场的麦克风默认设置为本地静音，当会议召开者点名发言时才将麦克风打开。七、视频会议系统的操作与管理（一）省局组织开展、使用的视频会议系统的模版、协议、带宽等均由省局系管员统一配置，视频终端或MCU呼叫也由省局系管员统一发起。会场轮询、会场切换等操作由省局系管员控制。（二）使用过程中，出现断线故障的会场不得擅自进行重连或呼叫其他会场等操作，在自查确认本地视频设备及网络状况正常后，各分会场系管员应向省局报告，由省局系管员完成重连接操作。（三）视频会议系统使用完毕，由会议主持人或以明确的视频双流文字信号宣布会议结束。（四）每次视频会议结束后，各分局应主动向省局系管员上报会议中存在的问题。省局系管员应填写《视频会议情况登记表》，做视频会议效果统计分析，对存在的问题可以以《视频会议情况通报》方式发布。八、视频会议系统的维护与管理（一）各单位要加强视频会议室的财务资产管理和后勤保障工作，确保视频系统设备的正常使用。（二）各级单位应指定专人定期检查保养，每月对视频及相关设备做一次彻底检查，如有故障应立即排除，维修不了的，要上报省局科技信息处，省局科技信息处要尽快与厂家取得联系，及时报修。（三）视频系统设备属于高精密设备，不得随意更改视频终端的地址、配置，更不能随意登上省局MCU等核心设备，擅自更改MCU管理地址、服务名、视频板卡IP地址、登录账号和密码等核心配置。如出现上述情况，将追究相关人员负责。九、技术培训（一）系管员必须经过省局组织的视频系统操作和维护培训。（二）各级稽征单位应建立系管员备份制度，如出现系管员调动、长期病、事假、离职等因素不能造成视频会议系统无法正常使用。（三）省局科技信息处按需聘请视频会议系统及相关设备厂家专业工程师进行授课讲解、交流学习，及时解决视频系统中遇到的问题，提高系管员的技术水平。十、其它事项（一）视频会议系统涉及设备、网络、供电等各环节，各级稽征单位应加强本单位的横向、纵向联系，切实做好与省局相关部门及线路运营商等的联系与协调，切实做好视频会议系统相关的各项技术维护工作。（二）视频会议的调试和维护有时需要系管员提前到会或加班加点，各单位可按有关规定发放加班费、交通费等。（三）本办法自发布之日起实施。附件：１、江西省交通稽征局视频系统使用申请表２、江西省交通稽征局视频系统使用情况登记表江西省交通稽征局视频系统使用申请表主题:申请部门时间：月日时—时人数：列席领导：地点:□大会议室□小会议室范围:□省、市□省、市、县议程：审核意见办公室（签字）：局领导审批局领导（签字）：江西省交通稽征局视频系统使用情况登记表会议名称:系管员地点:□大会议室时间:月日时—时□小会议室联调点名时间：单位联调点名会议期间备注是否及时应答视听效果操作是否规范运行是否正常南昌赣州宜春吉安上饶抚州九江景德镇萍乡新余鹰潭