E-mail Writing英文邮件写作

1EnglishLearning——AmyDu2020/5/1921E-mailWriting2020/5/193FormatandFeaturesofEnglishE-mailAbbreviationsinEnglishE-mailCommonusedsentencesSampleE-mailwritingOutline2020/5/1941.to,cc,bcc(1)to—towhomyouplantosendyouremail(2)cc—CarbonCopyLiteralmeaning:Whenusedinane-mail,itmeanstosendacopyofthee-mailtosomeoneelse.Hiddenmeaning:Ifyouareonthecclist,youmaysimplyreadthee-mail.You’renotalwaysobligatedtoreply.Butifane-mailsenttoyouhasyourboss'e-mailaddressonthecclist,watchout.FormatandFeaturesofEnglishe-mail2020/5/195(3)bcc—BlindCarbonCopyForsomereason,youdon’twantthereceiver(s)toknowthatyoualsosentthesameemailtoothers，youcankeepthe“OTHERS”onthe“bcc”column.2.Subject(1)Subjectistheconcentrationofthemaincontent.Weshouldmakeitnotonlynotablebutalsobrief.Itcouldbeaword(“greetings”),aphrase(Yourorder)orashortsentence(“TriptotheUSwillbepostponed”).NO:ProfessionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyrulesoflocalcompanyFormatandFeaturesofEnglishe-mailYES：Suppliertraining2020/5/196（2)thesubjectshouldbeclearandstraightforwardNO:Newsaboutthemeeting一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可；另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词和冠词之外的每一个单词的首字母大写。NO：detailedcalculationYES：DetailedcalculationNewE-mailAddressNotification(3)Attentionattractingwords:URGENT/IMPORTANT视信的内容是否重要，还可以在开头加上URGENT或者IMPORTANT等，如：URGENT：Submityourreporttoday!FormatandFeaturesofEnglishe-mail2020/5/1973.Address正式：Dear××(人名)，或者DearMr./Ms.××(姓);如果和你非常熟悉的人，同辈的亲朋好友或同事间，也可以直呼其名，如Laurel，Vivien;如果你不知道对方的姓名，可用DearSir/Madam；和公司联系，而不是个人，可以写“ToWhomItMayConcern”;称呼之后加逗号，而不是冒号。FormatandFeaturesofEnglishe-mail2020/5/1984.Body正文部分采用齐头式。称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。如：Jimmy,IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.BestRegards,DavidNote：这是个人推荐的一种书写方式（段与段之间空一行，顶格写）,还有一种就是段与段之间可以不用空一行，但是每段开头都要缩进4个字符,类似于中文的书写方式，这种方式也是没有错误的，只是看个人的喜好。FormatandFeaturesofEnglishe-mail2020/5/199Body(1)感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。A.Thankyouforcontactingus.如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头，向他们对公司的兴趣表示感谢。B.Thankyouforyourpromptreply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们；如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thankyouforgettingbacktome.”C.Thankyouforprovidingtherequestedinformation.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用该句表示你仍然对他们的付出表示感激。FormatandFeaturesofEnglishe-mail2020/5/1910D.Thankyouforallyourassistance.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“Itrulyappreciateyourhelpinresolvingtheproblem.”E.Thankyouraisingyourconcerns.就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thankyouforyourfeedback.”(2)如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，“Iamwritingtoenquireabout…”或是“Iamwritinginreferenceto…”在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。FormatandFeaturesofEnglishe-mail2020/5/1911(3)如非必要，不要整个字都是大写。NO：MUSTchangetoOSimmediately.外国人会觉得不礼貌YES：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。(4)5CPrinciple正文的内容你需要注意5C原则：Clear—信息明了Complete—内容完整Correct—准确无误Concise—简明扼要Courteous—礼貌周到FormatandFeaturesofEnglishe-mail2020/5/19125.Ending(1)Ifyouhaveanyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme./Anyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme./Ifyouhaveanyquestionsorconcerns,don’thesitatetoletmeknow都是很常用的结尾，正文中不用说的非常详细，显得冗余，可以这样结尾，他不懂的或者建议，可以联系你。(2)Iamlookingforwardtohearingfromyousoon./Lookforwardtohearingfromyousoon.期待收信人的尽快回复，这样的写法很常用，”soon”就足可以表示“尽快”的意思，不要用”asquicklyasyoucan”这样生硬的短语，像是在下命令，很不礼貌。FormatandFeaturesofEnglishe-mail2020/5/1913(3)Thankyouforyourhelpandyourvaluabletimeagain./Iappreciateagainforyourattentionandtime.结尾的感谢用语(4)Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。(5)Thankyouforyourattentiontothismatter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。FormatandFeaturesofEnglishe-mail2020/5/1914(6)Thankyouforyourunderstanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容，可以用此句。(7)Thankyouforyourconsideration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。(8)Thankyouagainforeverythingyou’vedone.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。FormatandFeaturesofEnglishe-mail2020/5/19156.Signature(1)在署名自己的之前的客套话正式:Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly;一般:如：BestRegards,ThanksandBestRegards,Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,(2)然后空一行换行，写上发信人的名字、联系方式，公司名称、Logo等。FormatandFeaturesofEnglishe-mail2020/5/1916FYI—foryourinformationASAP—assoonaspossible尽快PS—Postscript附言,又及VIP—veryimportantperson重要人物Pls.—Please请Dept.—department部门EA—each每个，各PCE/PCS—piece/pieces只、个、支等qty—Quantity数量etc.—etcetera等等AbbreviationsinEnglishE-mail2020/5/1917cus/cos—because因为U—youUR—yourF2F—facetoface面对面F2T—freetotalk自由发言WRT—Withregardto关于AKA—alsoknownas也可以称作HAND—haveaniceday祝你今天愉快SIT—stayintouch保持联系PCM—pleasecallme,请打电话给我AbbreviationsinEnglishE-mail2020/5/19181.Greetingmessage祝福(1)Howareyou?(2)Howareyoudoingrecently?(3)Haveaniceday!(4)Gooddaytoyou!(5)Ihopeeverythinggoeswellwithyou.Commonusedsentences2020/5/19192.Response回复(1)I’mwritinginregardto…关于**问题，特此来函。(2)I’mwritinginresponsetoaphonecallfromyourside.回复你方来电，特此来函。(3)Iampleasedtoconfirmthatyourresolutionisallright.很高兴告知您的方案是可行的。(4)Inreplytoyoure-maildatedApril1，wedecided…回答你在4月1日写的信，我们决定……(5)Thisisinresponsetoyoure-mailtoday.这是针对你今天早上来信的回复。Commonusedsentences2020/5/19203.Awaitingreply期待回复(1)Lookforwa