知识库体系建设方案

关于规范标准化体系的建设方案目前存在的问题问题点问题示例1、各种资料无规范性格式和编号体系会办单、签呈编号随意2、审批、发送权限范围不清晰领导邮箱“垃圾邮件”较多，群组功能滥用3、归档管理部门和方式不明确无统一归口，没有档案库，业务文件管理分散4、资料调取手段不科学人工电脑主题词检索和纸板文件检索，效率很低5、存在信息安全风险（泄密）员工桌面文件夹管理、共享区文件管理6、有效性息和无效信息的评估和识别大部分资料无版本号，信息容易失真7、公文流传程序需要正规化签批手续需要明确8、信息系统普及程度较低线下操作较多，系统依赖程度不高标准化体系范围&可能提供的解决方案标准化非传递性文件传递性文件数据报告主要包括数据报表、分析报告等主要包括公司及各部门发文、会议纪要、请示汇报、会办单等主要包括培训资料、心得体会、笔记等ISO9000项目提供的管理方案：ISO文件控制程序ISO记录控制程序系统解决方案：OA系统/专项知识库软件解决方案标准制度考核体系SOP流程1、公文编写分类规范2、文件流转规范（授权体系、流转范围、密级、时效性）3、知识库档案管理规范1、公文审批效率考核2、文件安全管理规范(奖罚）3、文件流转效率考核文件（记录）控制SOP(依据ISO9001)，下面包括：•审批SOP发送SOP•归档SOP调档SOP据了解，OA系统可以将此解决方案中绝大多数内容嵌入系统化操作中，简化操作、管理的复杂性，降低控制风险。后期将根据领导决策做详细评估。此解决方案考虑到后期OA的对接，会配合OA改造做相应规范。管理体系之SOP流程ISO9000咨询过程会按照这一原则对SOP部分进行规范管理体系之标准制度5、文件的编写分类管理制度、管理办法及业务操作流程文件的编写分类：(详见《标准作业指导书(S.O.P.)管理规范》)包含但不限于以下内容1、传递公文采用PDF文件管理2、业务签章制度3、行政设置专职发文员，审核文件审批流，设置发文编号，各部门设置部门发文员4、总裁办归口存档管理体系之标准制度下发性公文编写分类（示例）•发字[2011]***号~集团名义下发的重要事项、业务指导、通知等文件•行字[2011]***号~集团发的奖罚性文件（运管和人事双签）•任字[2011]***号~集团发的任命性文件（详见模板1：任字文件）•纪字[2011]***号~集团发的会议纪要（详见模板2：记字文件）•前端[2011]***号~前端体系发的文件•后端[2011]***号~后端体系发的文件•财字[2011]***号~财务体系发的文件•管字[2011]***号~运营管理发的文件•行政[2011]***号~行政中心发的文件•所有文件实现按级别发送，同时区分时效性和秘密等级管理体系之标准制度流通性文件的编号分类（会办单、签呈及以部门名义发出的报告、报表）a)会办单编号规则：b)签呈编号规则：c)各部门报告、报表编号规则：其他传递性文件、数据文件实现公司集中管理，分部门编号，集中保存。非传递性文件作为部门知识库，集中规范编号和管理原则，部门管理，定期存档。OA上线前所有文件在集中管理造册同时，需建立标准化目录，以便检索。涉及到的文件分类及主要文件形式方案（ppt、doc）专案报告营运计划书数据报告（xls）日/周/月报专项数据请示汇报（doc）签呈/会办单总结计划记录（doc）会议纪要资料（内外部）心得体会