孵化器众创空间活动体系

孵化器年度活动体及系运营方案目录：第一部分：活动团队第1章：关键角色及职责第2章：活动管理及活动营销第3章：活动设计及联办单位第二部分：活动流程第1章：活动背景第2章：活动指导思想（宗旨）第3章：活动达成目标第4章：活动信息第5章：活动筹备第6章：流程执行流程第三部分：活动内容第1章：活动年度排期第2章：日常活动体系创业活动专业活动体验活动第3章：专项活动体系第4章：大赛体系附件：活动标准文件格式第一部分：活动团队支撑双创基地活动是为了实现特定目标或状态由专业团队设计并邀请目标用户来参与的。内容丰富缜密的活动设计以及优秀的活动组织执行是一场活动完美呈现及完美体验的核心要素。一场形式新颖、引人入胜的活动首先要做的就是搭建专业化且专职的团队。第1章：关键角色及职责活动团队：团队是一场活动成功所不可或缺的，如何组织一个执行力强的活动团队是一场活动的关键。1、活动主管：活动主管的主要职责分为两项：评估活动需求（活动举办的价值、必要性、可行性）、定义举办活动（活动主题、目标、达成效果、规模等等）。活动主题（创意）来源很多：开业庆典活动、节日促销活动、论坛交流活动、课程研讨活动、比赛展览活动、公益演出活动等等。活动主管负责按公司阶段性需求及总体战略方向评估并确定适时举办的活动类型。确定活动后，还需讨论制定活动具体方案及执行细节，包括规模、目标用户、活动主题、活动标准及预算，活动流程等。2、活动设计：一场精彩的活动离不开炫彩的场景及有趣的内容，活动设计负责活动场景设计和活动内容设计两方面内容。场景设计：在确保活动主题及公司宣传展示的前提下丰富色彩、丰富体验及丰富场景；内容设计：是按所设定的活动主题和要达成的目标设计活动流程，活动环节，活动元素等活动内容。3、活动管理：负责制定计划、跟踪进度以及活动各个环节节点的管理和监控如：整体流程监控、人员安排组织、节奏把控、物料准备等。大型活动或大赛需安排专职活动管理负责人。4、活动营销：一场人气爆棚的活动离不开媒体推广及宣传，活动营销人员负责发布信息、宣传活动内容和亮点以及对接纸媒及互联网新媒体，将活动的核心价值转递到目标用户群体之中。5、团队成员比例：活动团队成员按活动规模配备不同数量人员。不同规模的活动除了安排上述活动筹备团队成员（5-15人）外还需要场内、场外、外勤等会务服务工作人员，数量从几人到上百人不等。除以上团队成员外考虑活动举办的特殊性和活动过程中的不可控性，还需设置临时机动应急小组（包括医疗队，安防队，以及处理突发事件的机动小组）另根据公安部门规定：法人或者其他组织面向社会公众举办的每场次预计参加人数达到1000人以上的活动，包括体育比赛、演唱会、音乐会、展览、展销、游园、灯会、庙会、花会、焰火晚会以及人才招聘会、现场开奖的彩票销售等活动需到公安部门备案审批。活动主管需提前准备好资料上报相关部门。第2章：活动管理及活动营销随着社会的发展，人们日常生活丰富多彩，人们的要求也逐渐提高，几乎每天都有各种各样的活动在举办。据业界权威专家指出，大约六成以上的活动并未实现既定目标，达成预期效果，甚至各种无实际意义、杂乱无章，秩序混乱，不知所为的活动随处可见。活动管理管是从细节上定义策划什么样的活动，达到什么样的效果，实现什么样的目标，设计什么样的场景，增加什么样的内容；让活动产生实际意义。活动营销的职责是对外宣传活动，与活动管理做好沟通，将活动的核心价值以及能引起目标用户兴趣的关注点宣传出去，达到第一步吸引参加者的目的。第3章：活动设计及活动支撑好的活动要提供舒适的用户体验，看似热闹非凡，实则井井有条；主题清晰明确，流程和谐顺畅，内容丰富有趣。1、活动设计：包括内容设计和场景设计内容设计包括：背景分析（在什么样的背景下举办活动）、需求分析（要达成什么样的效果或解决什么样的问题）、用户分析（目标群体是谁？有针对性的设计符合特定用户的活动内容）、流程设计（活动整体架构，排期，时间节点，所需工作人员等）、内容设计（活动主题整体内容，活动版块内容，讨论内容，趣味体验内容，互动交流内容等）。场景设计包括：活动场地搭建（讲台，展台，论坛等）、整体AI形象设计（包括活动Logo，整体色调影像效果，张贴海报，活动手册等各类物料）、活动导引地图设计（包括参观示意图，活动路线图，安全疏散图等）、场景设计（根据活动主题搭建体验场景如声、光、电、影等）场景设计还需设置突发事件应急疏散通道及应急人员安置区。2、活动支撑：活动支撑包括人员支撑和资源支撑。一场活动举办除了活动团队外还需要公司内部关联部门协作以及联办单位的资源支撑。包括：主办方（如政府部门）、承办方（本公司）、指导单位（如高校、科研院所、金融机构、主管部门等）、联办单位（如协会组织、创客空间、孵化园区等）、赞助商（企业商家、金融银行等）、合作（知名媒体、服务提供商等）、冠名（知名企业）。第二部分：活动流程第1章：活动背景活动执行背景2017年7月24日上午，经过将近一年的沟通洽谈考察，XXX高新区与汇龙森和XXX高科正式签署战略合作协议。双方就高新区整体生态产业规划，科创城产业生态打造等合作内容达成一至，并且双方约定用三年时间将高新区科创城产业分三个阶段改造升级完成。此活动方案既适科创城项目启动期和运营前期的创业环境及产业环境生态氛围的打造，也适用于运营期间各类活动举办的指导和执行。项目背景XXX地理位置优越，气候怡人，拥有得天独厚的生态旅游资源；科创城作为XXX市重点项目，旨在打造“苏北”科创第一城。将当地旅游资源与科技创新融合、升级，打造集智慧旅游、智慧城市、科创产品发布、科创交流于一体的生态智慧城市。科创城系列活动设计均以此为活动目标及方向，通过活动整合相应资源，吸引对应人才，梳理产业结构等。第2章：活动指导思想（宗旨）贯彻“创新、绿色、开放、共享”的发展理念，以加快发展实体经济，推进产业转型升级，加快发展新技术、新产业、新模式、新生态为目标，以壮大生态型新兴产业和提升产业创新能力为核心，以基地、项目、平台等为载体，统筹产业链、创新链、资金链和政策链，推动双创发展，营造双创良好生态，激发双创主体活力，打造“苏北”科创第一城。第3章：活动目标科创城众创空间内的活动举办以汇聚人才、打造品牌、储备项目、激发创意、打造氛围为目的，前期通过各类活动的专业设计，打造创业创新、创业、创投、科技智能等智慧智造和创客氛围，引导用户积极参与，采用开放共享自治的管理方式，慢慢形成良性的创业创新自组织生态。活动采用线上与线下相结合的方式举办，进而打破地域边界限制，通过离岸孵化器将XXX与北京以及汇龙森全国资源整合。同时可实现线上云平台用户的快速叠加、创意激发生成、项目汇聚，进而反哺线下活动所需的各个资源。同时可为后期所要实现的：自媒体（创客类）、人才库（人才解决方案）、项目库（项目资本通道）、创意库（创新发生的地方，创业开始的地方）等功能积累资源。第4章：活动信息科创城活动的设计以宗旨为导向，为高新区及科创城产业环境的打造提供服务。活动分为启动期活动和运营期活动包括：日常活动、休闲活动、专业活动、专项活动及大赛。启动期活动：科创城众创空间启动期活动举办以打造双创氛围、智能科技环境，吸引科技项目落地，整合全市资源为目的，通过一嘉一论（科创城创客空间开业庆典暨苏北科技嘉年华（苏北科技节）、国家创新创业大赛XXX行业赛延展活动—中国苏北智能硬件高峰论坛），九通一连（整合XXX市九所高校资源以XXX科创城为联接器成立高校双创联盟）三场大型活动达到将科创城的定位与政策得以更好的宣传；将XXX本地资源进行优化整合；将北京离岸孵化与科技创业城打通。运营期活动：日常活动包括：创业创新课程、投融资课程、项目路演、书友会线下活动日，社群聚会、小微论坛、科技体验、科技产品发布会等，以宣传高新区及科创城主体功能、扶持政策、创业产业环境和提供优质服务为目的。专业活动包括：黑科技产品发布会、创意大赛、科技产品体验、智慧空间体验等，以对外发布信息媒体宣传打造科创城科技智能品牌和为项目方增加用户，增加融资机会为目的；休闲活动包括：中、小学研学基地、读书会、科创城开放日、头脑风暴等，以整合各类群体资源，宣传科创城品牌为目的。专项活动包括：按需定制类活动，以论坛、峰会和嘉年华等高端资源导入类活动为主。大赛活动包括：定向竞赛（针对特定企业或项目的问题以设置奖项开放公开竞争的方式发挥全社会智慧进行比赛选择胜利者）和创业大赛（设定比赛规则及参赛方式，向社会选拔项目）两部分，以打造创业氛围，吸引项目及资源，为科创城储备项目、引入企业为目的。第5章：活动筹备活动确认以后进入活动筹备阶段。1、活动前准备：活动计划确认：活动的目的（主题），活动的名称，出席对象，主持人，规模，规格，举办时间，历时，地点，流程，场地的布置，是否需要食宿，车辆交通等等。单项活动计划由活动主管制定，经过科创城同意后执行。活动预算：包括人员费用，场地费用，物料费用，设备租赁费用，食宿费用，演出相关费用等。活动文件准备：活动日程表、活动宣传册、邀请嘉宾名单、开幕词、讲话稿、闭幕词、活动须知、作息时间表、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度、活动总结等。场地布置：场内、场外，主场、分场等等2、活动间准备：活动组织与服务（签到、导引、资料领取、茶歇等）；活动信息收集与实时编发（实况播报）；3、活动后准备：撤出、清点、总结、跟踪第6章：活动执行流程一、活动前筹备任务分工主要工作要求及内容说明负责人联系方式完成时间备注（一）活动前1、活动策划方案活动需求完成后需要生成完整的活动策划书，这样可以保障活动有条不紊的进行。2、协作部门一次活动的成功举办完需要多部门及单位的支持和配合，一份正式的通知协作文件可以让各部更好的协作。3、人员安排邀约、主持、引导、签到、接待、服务、会务等人员安排4、嘉宾及机构邀约活动确定后在活动正式开始前15-20日前与参加活动主要嘉宾及机构做好预约5、媒体宣传推广活动内容与嘉宾确认好开始推广宣传（新媒体与传统媒体同步）6、会场测量及场景设计确定活动地点好，测量尺寸并开始场景设计7、物料印刷设计完成后及时交予制作单位制作8、场地设备器材准备及调试所活动需要准备设备9、礼品及奖品准备活动过程中的小礼物与礼品公司合作按需制作10、会场布置按活动类型及规模倒推会场布置时间包括内场和外场索引等会活动场布置11、准备就绪具备活动开始条件（二）活动前准备物品根据活动类型不同，物品种类不同。1、水瓶装或自助饮水处2、地毯论坛类，课程类等活动3、灯光、音响电脑等设备4、签到本、笔5、花7、茶歇、甜点、水果8、桌椅9、观众座位排序贴事先就要划分好区域，在座位粘贴。10、领导桌牌）11、户外帐篷室外的活动要考虑提前准备好帐篷。12、预定工作餐13、活动纪念衫，纪念品14、哨子、荧光棒15、小礼品活动纪念宣传品16、提示板17、礼仪服等二、活动中服务维护1、现场停车位引导安排给主要领导安排方便车位2、贵宾室领导嘉宾休息室3、现场全程拍摄4、签到、礼仪、引导5、司掌员为了保证现场的气氛安排好司掌员。6、维持现场秩序（安全员）维护活动的秩序，应对突发事件，保持现场不慌乱。7、现场话筒传递互动环节需要观众发言时，事先安排好礼仪专门传递话筒。8、记者接待要保证记者的座位、行动的自由等。9、活动的开始10、标明洗手间的位置三、活动后总结1、整理会场和物料活动结束后，活动团队做收尾工作2、财务结算：1、尾款催收。2、演员劳务结算。3、制作尾款结算。4、项目费用结算。第三部分：活动内容第1章：活动年度排期日期日常活动专项活动月周日活动名称需求保障预算活动名称需求保障预算11月第45周11月18日或23日开业庆典（方案）参会人员（政界、协会、高校媒体、企业）、流程保障、形象物料、主题内容10万第46周11月11日全国科技创新创业大赛江苏省分赛成果展—智能硬件媒体，企业，高校，高、中、小学8万第47周11月25日大学生实践营大学生社团80003、整理文件、影像、存档1、合同。2、方案策划、执行台本。3、宣传（网络、电视、报媒、杂志等）资料收集4、现场