金字塔原理学习笔记

金字塔原理：思考、表达和解决问题的逻辑学习导航通过学习本课程，你将能够：●掌握金字塔结构的定义及作用；●了解金字塔结构的原则；●理解金字塔结构的重要意义；●学会运用金字塔原理进行思考并解决问题。金字塔原理：思考、表达和解决问题的逻辑一、什么是金字塔结构1.金字塔结构的定义金字塔结构就是结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进，先重要后次要，先全局后细节，先总结性观点后具体数据，先论点后论据，先结论后原因，先结果后过程。这十句是金字塔结构重点突出、投其所好、逻辑清晰的基本原则。2.金字塔结构的作用一般来说，金字塔结构的作用主要包括：帮助投其所好人们都期望投其所好、取悦他人，要想达成这一目标，必须学会察言观色、揣摩人心。因此，要以受众为中心，把握受众的需求点、利益点、兴趣点和关注点。只有受众愿意听、愿意看，才能听得进去、看得进去，受众有绝对的决策权。要想让听众听、读者看，唯一的办法就是让受众愿意听、愿意看。听众是主角，说者是配角；读者是决策者，作者是服务者。不同的工具适用不同的场合，没有万能的工具，但唯一不变的理念是，无论推广何种产品都必须以客户为中心。只有迎合受众才能打动受众，只有迎合领导才能打动客户。达到沟通目的学习金字塔原理，还能达到沟通的目的，使人们的观点鲜明、重点突出、逻辑清晰、层次分明。很多沟通都是为了达到沟通的第四个目的——让别人执行和操作自己的指令，要达到沟通的第四个目的，必须以沟通的前三个目的为基础，即：第一，对方愿意听、有兴趣；第二，对方能理解并接受说者的观点；第三，对方记得住说者的指令。要点提示沟通的四个目的：①使受众愿意听、有兴趣；②使受众能理解并接受说者的观点；③使受众记得住说者的指令；④让受众执行和操作自己的指令。掌握结构化系统思维学习金字塔原理，还能提高逻辑思维能力，提升沟通的效果和效率。掌握结构化系统思维，不仅对目前有好处，对未来的职业晋升也有好处，因为凡是得到提拔的人一定是条理、逻辑清晰的人，尤其是在政府、国有企业等大型企业中。3.金字塔结构的三项实用技能金字塔结构的三项实用技能包括：先做人后做事感性做人，理性做事；感性切入，理性回归；清晰思考，有效表达；攻心为上，攻城为下。只要是表达，受众都会有几个疑问：第一，想说什么，即观点、主张、信息；第二，想怎么说，即逻辑思路和结构；如果是向领导汇报，领导还有第三个疑问，即你的目的；如果是向客户讲话，客户会有第四个疑问，即好处是什么。因此，每次表达前都要想好观点主张、逻辑思路结构、目的以及好处四个问题的答案。要话先说时间管理的重要原则是要事先做，讲话也是同样的道理，重要的话要先说。提供解决方案大多数领导最喜欢做选择题和判断题，最讨厌的是问答题，也就是要让员工为老板打工，而不要老板为员工打工。员工可以向领导汇报面临的问题、挑战和困惑，其前提是必须提供三个解决方案，并按照自己的判断排出优先顺序。4.金字塔的基本结构金字塔思维保证条理清晰、层次分明，要先说中心思想，再说二级思想、三级思想、四级思想，逐层向下展开，最重要的内容先说。任何一篇文章或者一次讲话，都是单一思想统领的金字塔结构，中心思想应当说听众想听的话，而不是讲话者想说什么听众就要听什么。5.以受众为中心一般来说，听众可以分为领导和专家两类。领导研究领导时，要研究超过50%的领导怎么想，研究大概率事件，研究群体、共性。通常领导都愿意这样听：先重要后其次，先全局后细节，先总结后具体，先论点后论据，先结论后原因，先结果后过程。专家对于专家而言，其听的顺序除了第一条外，其他五方面都与领导完全相反。专家最讨厌听结论，并会质疑对方结论的科学性和有效性。专家包括研究人员、科学家、医生、律师、技术人员和专家型领导。无法判断听众时的切入点人们要对两类人分别说不同的话，当无法判断听众类型时，有三种切入点可供选择：第一，我的主观结论；第二，罗列详实的数据；第三，精炼筛选支撑自己主张的主要数据。一般而言，第三种切入点风险较小，因此当无法判断听众类型时，要用支撑自己观点的主要数据。【案例】高速路听证会广东省高速路隧道桥梁公司每次修高速路都要开听证会，参加论证会的主要有三种人：政府、投资方和技术专家。这里最大的决策者是政府。政府最关心社会效益、政绩、占地最少、社会稳定等；投资方最关心的是投资回报；技术专家最关心的是质量和安全，他们也希望被尊重、受重视。由此，听证会开场时可以这样说：“各位领导，下面我将从以下三部分来做我的论证报告：第一，社会效益；第二，经济效益；第三，质量和安全。”在商务文书写作中，要迎合最有影响力的人、最重要的人。受众前期调查有时受众有很多种人，讲话时难以判断，就可以做一个前期调查。如果没时间做前期调查，有两个建议：第一，迎合超过50%的人，迎合多数人的关注点、利益点、需求点和价值点；第二，以自我为中心，条理清晰，层次分明。总之，以受众为中心是上上策，以自我为中心是下下策，听众有绝对的决定权，因此唯一不变的理念就是以受众为中心。二、金字塔结构的原则金字塔结构有四项实用原则，分别为：结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。1.结论先行结论先行，即只有一个中心思想，且要放在最前面。2.以上统下以上统下，即上对下总结概括，下对上解释支持，上下之间类似父子关系、递进关系。工作计划图1工作计划、方案、建议、报告规划图如图1所示，在工作计划中，总目标是父亲，步骤是儿子。目标。目标包括总目标、子目标和阶段目标。子目标包括销售、市场、制造等部门；阶段目标是流程、里程碑等表示时间的继续，包括时间、进度、步骤。此外，还有标准和要求，制定KPI指标，并分工、责任到人。措施。措施包括完成重点工作，并采取相应的方法技巧。采取措施和方法先要进行培训，得到领导的重视，责任到人并持续追踪。资源。资源包括五类，即人、财、物以及时间、政策等。人这项资源的内容很丰富，包括负责人、责任人、监督人、检查人、考评人、执行人等。第五大类资源——政策，包括权力、信息、流程、平台、授权以及领导和其他部门的支持和协助，也就是权利和支持。要点提示资源的五大类：①人；②财；③物；④时间；⑤政策。风险。风险包括两项，即面临的问题及解决方案、风险及应急预案。一般来说，领导最想看到的是解决方案而不是问题，是应急预案而不是风险。发生概率高的放在问题中写，发生概率低的放在风险中写；可控的放在问题中写，不可控的放在风险中写。只要是面向未来写计划、方案、建议、分析报告、立项报告等，结构大体如此。此外，工作计划中还要写到此目标对公司的价值和重要性。工作总结简单的工作总结，比如周报和月报，包括成绩、措施、不足三项内容；复杂的工作总结，比如年报、述职报告等，还要另加价值和经验两项内容。在工作总结中，结果是父亲。图2工作总结、项目总结、报告规划图如图2所示，一般来说，工作总结的内容主要包括：成绩。成绩大体分为部门成绩、功能成绩。部门成绩，包括销售部、市场部、财务部、各项目组的成绩等。功能成绩，包括经营成绩、管理成绩、客户成绩、运营成绩等。其中，经营成绩包括收入、成本和利润；管理成绩包括建团队、定战略、完善流程等；客户成绩包括客户数量、客户质量、客户满意度及评价；运营成绩包括生产、研发、ERP、运营和流程方面的成绩。成绩有时按功能划分，有时按时间进度划分，但二者不能交叉。成绩既有绝对数又有相对数，相对数值从纵向、横向两个方面作比。纵向比是与过去和目标比，与过去比又有同比和环比；横向比包括对手、标杆、部门或地区三项比。价值。工作总结要注意对公司的价值，有的客户虽然不盈利，但对公司有价值，包括品牌、知名度、长远目标和对社会的价值。措施。工作总结包括完成的重点工作以及采取的措施、方法。不足。工作总结包括不足，以及相应的改进措施。经验。工作总结还包括经验、教训和体会。3.归类分组归类分组是对具有共同点的思想进行归类分组，这如同兄弟关系。例如，工作总结不能简单罗列五大内容，以免造成逻辑混乱，要遵守归类分组这第三条规则，横向之间有兄弟和并列关系。4.逻辑递进逻辑递进是思考的逻辑，即按照逻辑顺序组织素材。组织信息共有两大类顺序，即演绎推理和归纳推理。演绎推理演绎推理就是线性推理，包括大前提、小前提、结论的三段式演绎。解决问题的逻辑就是演绎推理，包括三个步骤：存在的问题、产生的原因以及解决方案。归纳推理归纳推理是一个封闭的环，一般是一个论点三个论据。归纳推理中，组织信息有三种顺序，分别是时间顺序、空间顺序、重要性顺序。时间顺序。时间顺序就是按照事情发生的先后及前因后果关系组织信息。空间顺序。空间顺序是组织结构图。重要性顺序。重要性顺序是根据重要性进行的区分。柏拉图的二八原则，也适用于解决问题。80%的问题是由20%的原因产生的，只要解决了20%的原因，就可以解决80%的问题，这叫关键因素，主要矛盾解决了，次要矛盾也就迎刃而解。比如，员工离职的真正原因排在第一位的是薪酬待遇，第二是晋升空间，第三是上司、团队等小环境不好，也许这三项是员工离职的最重要原因，解决了这三项原因，可以留住超过80%的员工。金字塔思维能保证条理清晰、层次分明。在商务写作中，一定要分清一级标题、二级标题、三级标题、四级标题等，做到逻辑清晰。在团队中，每个人都采用统一的思考方式，才能使沟通和表达效率最高，最容易互相理解。三、为什么要用金字塔结构表达1.从人性的角度分析用金字塔结构表达，从人性角度讲有两个方面：第一，人的意愿；第二，人的注意力和忍耐力的极限。人的意愿大多数受众并不喜欢开会、培训或者看正式的商务文章，受众喜欢简单罗列和归类分组的信息，多数人喜欢少和简单。金字塔结构就是把同样多的信息归类分组，让人感觉少和简单，让受众愿意听、愿意看，这是符合人性的。人的注意力和忍耐力的极限根据心理学测试结果，人的注意力只能持续7～15分钟。假设有编剧、导演、演员三种角色，作为编剧，应在人们注意力最集中的前10分钟，把最想传递的信息或主张全部说一遍，重心要前移，亮点要分布，前后要虎头豹尾分布；作为导演，要用提问、多媒体等互动方式引导听众来演；作为演员，要不断走动，不仅活跃现场气氛，更重要的是保持听众的注意力。读者每天有海量的数据信息可供阅览，人们看文件的注意力只能保持几分钟，因此作者要注意文章的标题、开头和结尾。2.商务文书写作结构图3总分总结构图如图3所示，商务文书的写作结构主要包括：标题书的每一面至少要有一个标题，读者才爱看，所以每500～800字要提炼一个标题。标题要加大、加粗，以突出显示文章结构，同时给读者以新的刺激。首页报告的首页应把最想讲的信息、数据全部讲一遍，因为第二页就没人爱看了。统计显示，2010年证券业一共产生58万份报告，头言报告平均3万字，读者是基金经理、投资人，根本没有时间看完。所以报告的第一页要写主要结论和论据。比如，房产公司的投招标报告，读者对象是全体董事会成员，他们最想看的是结论。按照金字塔原理，前面应写摘要，写出首选某公司的结论及相应论据，然后展开论述，最后重复一遍首选该公司，这就是总分总结构，不能一味按照分总结构写文章报告。报告还要根据受众及文体的不同有所选择，受众是领导时，最好采用先总后分结构；受众是专家时，最好用先分后总结构。一般来讲，总结、计划或有定论的事情采用先总后分结构，实验报告、实证报告、论文等可以先分后总。但公司报告、申请中，通常先总后分，这里的总不是背景，而是结论、建议，是最希望听众记住的内容。摘要公文前面要写一段导语或叫摘要，摘要是全篇文章的总结、概括、提炼。此外，还要重心前移，善用数据、图表。3.TOPS原则图4TOPS原则TOPS原则（见图4）与金字塔结构无关，但能使文章观点明确、结构完整。目标明确是根据受众的需求调整顺序、权重、论据、风格。先讲受众的关注点，后讲自己认为重要的，两者顺序不可颠倒。先迎合受众方能打动受众，先迎合领导方能打动客户。了解受众有三个途径，即观察、调查和换位思考。观察领导常说、常讲和肯花时间、精力做的事情。了解受众喜好，要投其所好做四个调整：调整顺序、调整权重、调整论据、调整风格。但是要坚持观点，不做墙头草，只是根据受众选择不同的表达方式，这样才容易频