EPS供应商协同系统操作培训-PowerPoint演示

EPS供应商协同系统操作培训宝钢股份资材备件采购部东方钢铁电子商务有限公司2008年11月Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved内容提纲EPS供应商协同的基本概念网上询报价的业务流程网上询报价的系统操作采购执行协同的业务流程采购执行协同的系统操作重点注意的问题及解决方法Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReservedEPS供应商协同的基本概念PSCS和EPS分别指什么？二者有何区别和关系？1.PSCS是“宝钢股份采购供应链系统”的简称，提供了从宝钢内部用户端到管理部门、采购部门、财务端的业务处理流程，PSCS部署在宝钢内网，仅供宝钢内部人员使用。2.EPS是“宝钢采购电子商务平台”的简称，是宝钢采购供应链管理向供应商的延伸，EPS直接联入互联网，供应商可通过该平台与宝钢开展网上协同业务。3.EPS和PSCS通过系统接口进行数据交互，由外至内为宝钢采购供应链管理提供系统支撑。供应商协同有何具体内容和好处？1.询报价协同：为供应商提供一个网上询报价谈判平台，在对询价、报价、开标、核价、拟签整个过程进行过程监控和信息披露，实现高效、规范、透明、公正。2.采购执行协同：为采购供双方提供采购执行业务协作平台，包括订单的查看和确认，预到货通知，收货信息共享，发票录入等内容，实现提高协作效率，降低沟通成本的目标。3.供应商信息协同：为供应商提供展示自我的平台，供应商根据自己的供应能力向宝钢多个采购组织自荐，经过审批通过后同时成为宝钢多个采购组织的合格供应商，供应商还能根据宝钢各采购组织的公开采购信息发布自己的可供物料，获得公平竞争的机会。完整的供应商信息协同将在EPS的后期项目中实现。Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved内容提纲EPS供应商协同的基本概念网上询报价的业务流程网上询报价的系统操作采购执行协同的业务流程采购执行协同的系统操作重点注意的问题及解决方法Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved网上询报价的业务流程采购部（PSCS）供应商（EPS）询报价总体流程示意图创建、发布询价单询价单查询发布结果查看结果报价核价是否按行操作？查询未报子项查询可报询价单是否Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved内容提纲EPS供应商协同的基本概念网上询报价的业务流程网上询报价的系统操作采购执行协同的业务流程采购执行协同的系统操作重点注意的问题及解决方法Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved网上询报价的系统操作系统基础操作功能界面简介左侧是操作菜单，右侧是主功能界面。常用操作菜单：操作、查询登录1.正式平台：EPS.BAOSTEEL.NET.CN供应商的登录帐号为供应商的PSCS编号，初始密码为供应商编号加admin，例如：某供应商用户的登录名为：012345，初始密码：012345admin2.演示平台：EPS1.BAOSTEEL.NET.CN演示帐号：******登录密码：******admin注销修改密码Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved网上询报价的系统操作主要单据类型及其常用查询条件数据类型：询价单、询价单行、报价单、报价单行常用查询条件：1、采购组织查询：2、报价状态、报价单行查询3、按照日期查询4、询价单号查询5、询价单标题查询Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved网上询报价的系统操作报价状态、物料行状态介绍•报价状态如下：未报价新询价单，未做任何操作草稿报价数据保存，未提交已报价曾经提交过报价，并且物料行未全部返回开标标记报价结束所有物料行均返回开标标记,不能再进行任何报价•物料行状态：未报价物料行未提交报价已报价物料行提交报价，开标前可多次报价放弃物料行放弃报价已开标物料行已开标，开标后该物料行不能再报价中标物料行标识为中标，可查看结果未中标物料行标识为未中标，可查看结果Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved网上询报价的系统操作几点技巧1、充分利用报价表模板实现报价数据的导入、导出将待报价的物料行下载到本地进行处理，不一定需要在线报价，本地完成报价后，再导入到系统；2、利用按行操作，快速查询未报子项，进行物料行报价；3、灵活运用各种查询条件,快速完成报价；4、“要求返回时间”以前完成报价肯定有效，而在该时间以后的报价须经过宝钢股份资材备件采购部确认是否有效，有可能不被接受，因此尽量在“要求返回时间”以前完成报价。Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved内容提纲EPS供应商协同的基本概念网上询报价的业务流程网上询报价的系统操作采购执行协同的业务流程采购执行协同的系统操作重点注意的问题及解决方法Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved订单接受预到货通知单“JIT”或“自助采购”或“零固”送货否是是否验票开发票采购部（PSCS）供应商（EPS）采购执行协同总体流程示意图采购执行协同的业务流程Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved采购执行协同的业务流程供应商协同中订单的生命周期否更改发送订单生成订单拒绝是请求取消订单是已接受供应商发货已完成采购员关闭订单是否供应商创建ASN收货及发票匹配流程采购员接受?已删除供应商对PO的确认接受供应商接受?更改数量、交货日期否采购员接受?更改数量、交货日期处理中更改PO更改PO采购员要求更改供应商接受？否是供应商要求更改请求取消订单采购员接受?是否采购员被驳回说明：图中红色字体表示订单状态Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved采购执行协同的业务流程供供供供供供供供供供供供供供供供供已发货创建预到货通知单/发货否已完成是收货流程供应商是否取消？供应商已删除说明：图中红色字体表示预到货通知单状态Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved采购执行协同的业务流程供供供供供供供供供供供供供草稿确认已创建取消采购员处理供应商已删除采购员提交匹配是否和收货单全部匹配？已匹配不匹配（或部分匹配）否是更改财务人员审核通过？已报支财务人员报支被驳回否已抛账自动抛账给财务应付系统已支付付款发票处理创建更改取消说明：图中红色字体表示发票状态Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved内容提纲EPS供应商协同的基本概念网上询报价的业务流程网上询报价的系统操作采购执行协同的业务流程采购执行协同的系统操作重点注意的问题及解决方法Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved采购执行协同的系统操作•系统基础操作•订单协同操作•预到货通知单协同操作•发票协同操作功能界面简介查看个人提示牌信息数据查询功能数据导出功能接受新生成的订单拒绝新生成的订单修改新生成的订单修改已接受的订单确认采购员对已接受订单的修改创建预到货通知单取消预到货通知单创建发票（导出收货单行或发票明细）修改发票删除发票Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved采购执行协同的系统操作功能界面简介1、左侧是操作菜单，右侧是主功能界面。2、常用操作菜单：个人提示牌、创建、查询个人提示牌中的6种事件类型：1.invoicecancelled：草稿发票被取消了。2.采购员已确认发票：采购员已对供应商提交的草稿发票进行确认。3.被采购员拒绝：供应商对新生成订单的更改请求被采购员拒绝了。4.采购员修改订单行：采购员对已接受的订单提出更改请求。5.采购员拒绝订单行的修改：供应商对已接受的订单提出更改请求被采购员拒绝了。6.新生成订单行：采购员已将新生成的订单行发送给供应商，等待供应商进行确认。Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved采购执行协同的系统操作主要单据类型及其常用查询条件数据类型：订单、订单行、收货单、收货单行、预到货通知单、采购合同、发票常用查询条件：1、订单/订单行的类型：物料、JIT等。2、订单/订单行的状态：发送订单、已接受、处理中、采购员要求变更、供应商要求变更、已完成、已删除、已驳回等。3、订单行的发货状态：待发货、部分发货、已发货4、订单行的收货状态：等待收货、部分已收货、已收货5、订单行的开票状态：待开票、部分开票、已开票Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved采购执行协同的系统操作6、收货单的状态：已收货、已删除7、收货单行的状态：未开票、部分匹配、已匹配8、预到货通知单的状态：已发货、已完成、已删除9、主发票的状态：（价外税、价内税）草稿、已创建、不匹配、部分匹配、已匹配、已报支、已抛帐、部分支付、已支付、已删除、被驳回10、合同执行类型：货物、JITCopyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved采购执行协同的系统操作常用数据导出功能为什么使用数据导出功能？为了便于使用EXCEL对采购业务数据进行批量的个性化处理常用的导出数据功能分2大类型：1.查询菜单下各类数据查询结果列表的导出，如：采购订单、采购订单行、收货单、收货单行、预到货通知单、采购合同、发票查询结果列表的导出；2.各类单据详情页面中，单据明细信息的导出，如：采购订单明细、预到货通知单明细、收货单明细、发票明细、采购合同明细信息的导出；Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved内容提纲EPS供应商协同的基本概念网上询报价的业务流程网上询报价的系统操作采购执行协同的业务流程采购执行协同的系统操作重点注意的问题及解决方法Copyright©2007BsteelCo.,Ltd.AllRightsReserved重点注意的问题及解决方法基础系统操作：1、在拿到帐号/初始密码后，立即设定新密码，并务必保管好以防丢失；2、登录系统进行操作完毕后，务必注销个人登录信息，以免被其他人利用还保存在电脑里的个人登录信息进入EPS进行非法操作；3、开通网上协同功能后，询报价、采购执行协同业务就必须通过EPS进行操作，请务必在明确系统操作含义的情况下，才进行“提交”等会对业务数据产生直接影响的动作。询报价协同：1、当询价单的物料行较多时，可考虑将待报价的物料行下载到本地，填写完所有报价信息后一次性导入到系统，避免在线填写如遇到系统故障时易丢失已填写的报价。2、“替代型规”的最大长度为200字符，超过此长度时可填写在“备注”中，最大长度为2000字符。3、利用按行操作，快速查询未报子项，进行物料行报价4、“要求返回时间”以前完成报价肯定有效，而在该时间以后的报价须经过宝钢股份资材备件采购部确认是否有效，有可能不被接受，因此尽量在“要求返回时间”以前完成报价。采购执行协同：1、状态为“发送订单”和“采购员要求变更”的订单行供应商需及时确认，否则无法收发货。2、无法将不同到货地点的订单行创建至同一张预到货通知单，因此一定要选择正确的到货地点。创建发票存在类似的问题，一定要选择正确的帐套；3、JIT（直送料）类型订单行的真正送货地点参见“申购点”字段。4、发票明细尽量不要超过200行，否则发生发票数据错误时不易查找。5、系统计算的总税额、发票总金额和纸质发票有误差时，需对电子