北海香格里拉大酒店市场传媒部操作手册

目录页码1.销售部组织结构图1.1销售部部门设置组织结构图61.2销售部职位明细结构图72.市场传媒部组织结构图2.1香格里拉酒店集团PR组织结构图2.2北海香格里拉大饭店市场传媒部组织结构图3.市场传媒部3.1什么是传讯3.2集团形象手册3.3摄影3.4传媒联络管理系统3.5新闻资料3.6广告监督3.7报告及计划3.8危机处理3.9搞好关系4.职责范围4.1市场传媒部总监/市场传媒经理4.2助理市场传媒经理/传媒联络员4.3美术总监/美工5.日常工作介绍5.1检查电邮及回复5.2检查小册子及宣传资料5.3检查宣传海报5.4安排美工工作5.5设计(海报/宣传资料/小册子等)5.6打印免费券5.7制作指示牌(非会议及婚宴)5.8媒体报道5.9阅读每日报纸并存档26.月度工作介绍6.1每月培训计划6.2差异报告6.3公关月报6.4每月新闻剪辑6.5下三个月预测6.6下月广告计划6.7美食导报6.8E-blast6.9广告付款6.10安排酒店员工参与活动6.11宴请媒体维护关系7.年度工作介绍7.1答谢晚宴7.2婚礼秀7.3月饼品尝会7.4圣诞亮灯仪式7.5福利院及启智学校控望7.6全年市场计划8.常用表格8.1采购单(PR单)8.2200元以下无PR采购申请单8.3美术工作申请单8.4招待申请8.5支票申请单8.6零用现金报销单8.7的士明细表8.8培训出席记录8.9休假申请表9.北海媒体\供应商简介及联系方式9.1北海媒体简介及主要负责人联系方式9.2常用供应商简介及主要负责人联系方式31.销售部组织结构图页码1.1销售部部门设置组织结构图41.2销售部职位明细结构图541.1销售部部门设置组织结构图S&MDept.OrganizationChart销售部SalesandMarketingDepartment会议及宴会统筹部市场传媒部预订部客房销售EventsCommunicationsReservationsRoomSales51.2SBHI销售部职位明细结构图销售总监市场传媒部经理美术总监业务发展及公共事务总监市场传媒协调员中级销售经理销售经理销售代表销售协调员市场销售总监预订部经理预订部主管宴会及会议统筹主管宴会及会议统筹副总监秘书预订部文员宴会及会议统筹协调员62.市场传媒部组织结构图页码2.1香格里拉酒店集团PR组织结构图72.2北海香格里拉大饭店市场传媒部组织结构图872.1香格里拉酒店集团PR组织结构图LoriLincolnDirectorofPR–NorthAmericaKarenLuardDirectorofPR–Europe&MiddleEastShadowWongSeniorCorporatePRManagerElizabethDeMotteVicePresidentPRBonnieAngPRCoordinatorDOCs/CMsatpropertylevelJudyWangDirectorofPR–ChinaJudyReevesPRManagerKateJonesPRManagerEstherYangPROfficerDeborahLiPRManagerMainlandChinaDOCs/CMsatPropertylevelAnitaMeierPRGermanPRAgencyAdeuxcommesFrenchPRAgencyGolin/HarrisJapanPRAgencyCatchOnPRCHIPRAgency82.2北海香格里拉大饭店市场传媒部组织结构图艺术总监美工市场传媒部协调员市场传媒部经理93.市场传媒部页码3.1什么是传讯3.2集团形象手册3.3摄影3.4传媒联络管理系统3.5新闻资料3.5.1新闻资料夹3.5.2刊物库3.5.3剪报3.6广告监督3.7报告及计划3.7.1传讯计划3.7.2传讯计划摘要3.7.3每月传讯活动报告3.7.4特定项目计划3.8危机处理3.9搞好关系103.1什么是传讯所谓传讯，就是市场传讯，意思是有意识而又有计划地不断以种种方法促进一个机构与大众彼此的了解；这些方法有以下几种：广告–运用创新的技巧使传讯产生说服力；措施不外付钱在报章杂志刊登宣传稿，或利用电台或电子传媒进行传播，藉以推广产品、意念或服务。直销–利用任何传媒直接接触顾客或让顾客直接回应的传讯方式，一种以个人为主的业务推广方法。促销–使货品增值，同时增进消费者购买欲，以致即时售出货品的方法。宣传刊物–任何有助于推广业务的印刷品，例如宣传小册子或单张、海报、桌上广告卡、明信片、招贴等。公众关系–利用报刊、电台、电视台等传媒，以无偿的方式刊登或广播通常经过编辑的宣传材料，有别于广告这种有偿的宣传方式。3.2集团形象手册这是公司守则，必须依循。传讯部必须存放一本集团形象手册。总部将定期补充及增订手册的部分内容，你务必将新资料加插于手册内。除集团形象手册以外，传讯部存有一本中文版的传讯手册，版本颇旧，现集团已无中文版更新。一本英文版的传讯手册，可在集团的内部网站上找到相应内容，并应当及时更新。3.3摄影图片库–为你酒店保存一个内容齐备的图片库至为重要。传讯部需经常使用图片。无论是幻灯片或照片，必须一一加上标签、存档及更新。摄影工作细则–若需要广告公司或独立摄影师拍摄新照片，必须填妥摄影工作指示表。摄影报价–摄影工作指示表发出后，应收到一份摄影报价单。集团拥有指定的广告公司担任摄影，也可寻找当地摄影拍摄普通使用照片。模特儿参演表格–确保摄影工作雇用的模特儿签妥适当的聘书或委任书。3.4传媒联络管理系统总部设立了一个传媒联络管理系统，以便更能有效、一致地与国际传媒建立良好的关系。有关详情，参看传讯手册8.3页公众关系传媒联络管理系统。3.5新闻资料3.5.1新闻资料夹你必须为酒店准备一份新闻资料夹。虽然新闻资料夹内容会随个别需要和传媒的要求有所不同，但有关酒店各方面的详尽新闻稿（包括管理高层的简历）务需准备妥当，以供随时应用。3.5.2刊物库11每家酒店都应有藏量丰富的刊物库。A和B刊物的最新一期应存放于刊物库；这样，你就可经常得知重要的报道，以及准确掌握广告的定位。你的传媒联络名单会有所增删，因此期刊名单也要经常作出相应的修订。3.5.3剪报剪报是衡量你宣传酒店成功与否的一种方法。剪下报道，并呈交总经理、市场总监以及其它部门主管。剪报存档应以类别分门：餐饮推广、一般报道和个别访问等等。这些剪报有助你评估在公关方面作出的努力，让你了解哪些地方仍需多下功夫。你也许需要考虑聘用剪报公司来监督报刊报道。须知监督的数量多少和范围大小直接影响收费的标准，应先与市场总监商讨。3.6广告监督要让自己更有效地发挥传讯方面的作用，必须监督你主要对手的广告活动。你必须监督对手在不同市场的广告，特别在本地传媒。下列方法可助你达到目标：找出同一市场竞争对手。把对手或自己酒店正在登广告或打算登广告的报刊列出。定期作报告，内容包括：-酒店名称-刊物名称-刊登广告日期（月份、星期、日期）-广告宣传活动名称-形象/策略-广告大小-彩色或黑白-位置/页数-监督费用竞争对手实际支付的费用往往很难得知，但报刊提供逐次计算的收费表可作为监督费用的指标。剪下对手的广告，清楚加上标签（报刊名称和广告刊登日期）并加以存档。与市场总监商计报告形式和次数。3.7报告及计划3.7.1传讯计划你应与市场总监磋商，完成酒店全年传讯计划。这份计划属全年市场计划的一部分，应每修订一次。3.7.2传讯计划摘要为了有效地给广告、直销、宣传刊物、宣传作计划和预算，你必须完成下列传讯计划摘要报告：-客户广告计划表12-餐饮广告计划表-直销计划表-宣传刊物计划表-公众关系计划表这些计划商要对于交待整年财政预算、策略计划和监督传讯计划进度帮助仍大。3.7.3每月传讯活动报告你必须完成每月传讯活动报告，提交给酒店的总经理/市场总监，并把副本送至集团传讯部。报告应于随后的一个月的首七天内做好。注意事项：把主要活动分点列于适当环节内。内容应简洁扼要。报告须于随后一个月的最初七日内完成。只须填写适当部分，例如某几个月并无任何宣传或（临时）广告活动，那么这两个环节就空着。详见本手册6.3章节内容。3.7.4特定项目计划很多时候个别的传讯计划牵涉到各个范畴，包括广告、直销、宣传刊物和公众关系。若要好好计划，顺利推行，你务须制定一个特定计划。详见本章末附件。3.8危机处理传讯部在处理危机中起着举足轻重的作用。危机出现的时候，你的责任包括准备传媒声明以及控制发放资料。3.9搞好关系使传讯工作无论对内对外都有声有色，必须编列联络表，并不断增订其内容。例如：主要政府联络人，包括处理新闻事务的官员（任何提及政府官员的新闻稿应向本地或外国处理新闻事务的官员、礼宾部查明）、姐妹酒店的传讯部同事名单、姐妹酒店或其他酒店餐饮通讯/宣传册子的存档。还应熟悉自己酒店的市场手册。4.职责范围13页码4.1市场传媒部总监/市场传媒经理164.2助理市场传媒经理/传媒联络员214.3美术总监/美工26144.1市场传媒部总监/市场传媒经理工作职责第一部分工作概况职位:市场传媒部经理分部门:市场传媒部部门:市场销售部职位代码：CM职位级别:2直属上级:市场销售总监管辖下级:美工其它联系部门:酒店所有部门批准:日期:年月日职位:市场销售总监签名:________________更新:日期:年月日员工姓名:执行日期：年月日签名:________________15第二部分主要工作范围职位:市场传媒部经理部门/分部门:市场销售部/市场传媒部工作概述/目的:策划、指导、监管并参与一切有关推广业务的传媒活动。在市场销售总监指引及监督下，按照酒店既定方针和步骤促进所需传媒活动，籍以建立并维持酒店的尊贵形象。工作知识要素1.综合职能2.广告3.直销4.宣传刊物5.公众关系6.环保意识16第三部分工作职责市场传媒部经理职责行动1.综合职能根据酒店市场计划和传媒手册的大纲，制订一年一度的传媒计划，其中包括明确的目标和预算。将实际成绩与原定目标相比较，如有未尽妥善之处则设法改善。与市场销售总监、广告公司及集团市场部通力合作，监督及指导广告、宣传刊物及公关所需的图片摄制工作。确保传媒部的原版幻灯片储存库足以应付一切广告、宣传刊物及公关活动的需要。参与传媒部每月开支的预算工作。协助市场销售总监策划邮递宣传活动，并监督计划的实施情况。确保集团形象手册及时增订最新内容，并按其中指引加以切实执行。确保传媒手册能及时增订最新内容，并使其发挥培训功能。监督监督美术部的业务。履行传媒活动所需的其它一切有关职责。2.广告与市场销售总监及广告公司合作，创作广告设计稿，并制定传媒推广方针。确保酒店的宣传信息及推广活动与姐妹酒店及香格里拉集团广告相互配合，以便广告预算发挥最大成本效益。确保广告形式与香格里拉集团形象相配合。确保一切广告均及时经市场副总裁批准并由总部审核。分析酒店市场的划分情况，以确保安排传媒宣传活动能与之配合。监督传媒宣传活动程序，使之按照既定计划进行，并妥善控制广告预算。17第三部分工作职责市场传媒部经理职责行动3.直销4.宣传刊物5.公众关系6.环保意识策划直销活动，监督有关活动的执行情况。监督及考查直销活动的反馈情况，籍以改善不足之处。控制预算。统筹及执行一切宣传刊物的印制工作。确保在网站上及时增补最新的宣传资料。监督酒店公共区域的陈设及临时标志的制作及质量情况。酒店酒店对外发送的礼品质量并编制有关预算。确保礼品上的酒店标志符合集团形象手册的规定。向当地、地区的有关媒介发布新闻稿。策划及组织新闻宣传活动。及时更新新闻资料夹内的宣传资料。复审及指导各项酒店参与的赞助及公关活动确保煎报定时在酒店管理层间传阅并妥善保存。担任酒店的发言人。确保工作区域环保措施的施行不断地探求利用环保的改进措施，纳入环保管理方案参加由饭店环保和节能管理委员会发起的社区活动和方案确保环保信息深入贯彻到部门内的所有员工时刻遵循“节能、环保、再生”的原则，积极参加环保活动18第四部