8第八章企业信息管理与安全

第八章企业信息管理与安全学习目标重点难点职场经验职场忠告主要内容实践课堂【学习目标】一、知识（一）掌握企业信息收集的基本原则（二）掌握企业信息收集的基本方法（三）掌握企业信息存储的基本方法（四）掌握企业信息安全管理的基本方法二、技能（一）能够进入企业信息数据库存储和提取信息（二）能够处理外来和本企业产生的文书（三）能够办理文书立卷和归档【职场经验】安全问题分析到底是如何泄密的呢？操作打印机不当导致泄密！打印机不会中毒、不会被黑，哪有泄密渠道？给打印机加纸后，机器立刻运转起来，一份严格保密的试卷被打印出来……该公司邀请驻地保密专家为员工进行专题辅导现在多数打印机、复印机都像电脑一样有硬盘，存储或临时存储所处理的资料，而涉密横幅刻字、图片喷绘等随意到地方制作，更容易造成泄密。【职场忠告】防范硬件泄密基本的方法涉密资料不能通过接入网络的共享打印机来打印电脑与打印机之间不能选用无线连接方式硬件维修要清除硬盘数据并送到指定的有保密资质的维修点保密单位要尽量购买没有硬盘的打印机、复印机、传真机等等。（一）能够进入企业信息数据库存储和提取信息（二）能够处理外来和本企业产生的文书（三）能够办理文书立卷和归档主要内容第一节企业信息收集与传输第二节信息的归档第三节信息的保密和安全第一节企业信息收集与传输一、信息收集二、信息传输三、进入数据库存储和提取信息四、企业文件收发管理一、信息收集（一）信息收集基本原则1.准确性原则2.全面性原则3.时效性原则（二）信息收集基本方法1.调查法2.观察法3.实验方法4.文献检索5.网络信息收集二、信息传输信息传输是从一端将命令或状态信息经信道传送到另一端，并被对方所接收。包括传送和接收。信息传输包括时间上和空间上的传输。企业信息传输使用最多的方法是将信息制作成文本，然后通过纸质的（如公文）、电子的（如电子邮件）、口头的（如演讲稿）形式传输给接收方。三、进入数据库存储和提取信息（一）进入数据库（二）存储信息（三）提取信息四、企业文件收发管理（一）发文管理包括：草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。（二）收文管理包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等。（一）发文管理1.草拟公文2．公文审核3.公文签发严格按制度规定的签发权限签发公文，签批人应当明确签署意见，并签署姓名和时间。4.公文复核、登记①公文复核是为了防止遗漏和疏乎大意，确保成文的质量。②发文登记就是把文件的基本信息在印制前登记下来，以便于查阅利用。5.发文的用印印章是代表企业职权的一种凭证和标志。公文加盖了印章，才能产生相应的效力。6.发文的分送（二）收文管理1.签收、登记2.审核3.拟办4.承办5.反馈【本节任务训练】一、制作收文簿和发文簿。二、收到一个上级的函，是关于2013年度工资上调的70号文件，请你做收文处理。三、起草关于国庆节放假的通知，与组员合作完成发出这些文件，操作这个工作过程，将文件登记到收文簿、发文薄。第二节信息的归档一、信息归档的作用二、信息归档方法三、跟踪文档四、档案部门五、档案目录六、档案立卷一、信息归档的作用提供利用历史佐证。二、信息归档方法手工存储计算机化三、跟踪文档应记录该文档的去向，使其他用户能迅速找到该文档。（1）文档借出日志借出日期文档名借出人部门归还日期签名2011.2.4健康和安全文档韩明奇产品98.3.4韩明奇2011.3.4亚洲进口商赵恒武销售2011.3.5购物中心孙华销售98.3.5孙华跟踪卡标签部分突出于文件夹表面，以易看到、取出和检查借出日期文件名借出人部门归还日期签名2011.2.4健康和安全文档韩明奇产品98.3.4韩明奇2011.3.4亚洲进口商赵恒武销售2011.3.5购物中心孙华销售98.3.5孙华（2）跟踪卡四、档案部门1.集中化归档的优点①使用更好的设备；②更有效地使用空间，因为省去了每一个部门中的存储空间；③培训过的专业管理人员能消除归档错误，迅速提取文档；④能使用统一的标准化分类系统；⑤能制定和实施标准化程序进行存储检索；⑥统一标准的归档监督，保证保留准确的跟踪记录；⑦减少各部门内的文件重复。2.集中化归档的缺点①机密性难以保证；②文档不像在自己办公室中一样使用方便；③因为文档需花时间提取或传递，可能引起工作延迟；④标准化的分类系统可能满足不了不同部门的不同需要。五、档案目录手检目录和机检目录卷内目录案卷目录分类目录全宗文件目录六、档案立卷（一）文书立卷的方法（二）公文立卷归档的步骤【本节任务训练】一、根据存储纸面文件的方法，练习保存纸质档案。在档案上贴上标签，制作归档案卷目录表。二、到附近的档案室参观，写一份不少于600字的参观总结。三、收集《档案法》、《档案管理工作规定》等文件，了解其内容。第三节信息的保密和安全一、商业秘密的范畴二、常见的泄密途径与对策三、主要数据保护原则四、计算机安全措施五、文档的安全措施六、特定类型信息的保密和安全七、如何防范工作人员的泄密问题案例：信息的价值泄密案件分析--矛头指向新产品创意设计师李木子窃贼被抓，新时代室内装饰公司商业泄密案大白于天下知识产权得到了法律维护窃贼和竞争对手都受到了应有的惩罚李木子沉冤昭雪新时代如愿以偿的拿到了施工委托书一、商业秘密的范畴（一）非公开性（二）价值性（三）保密性二、常见的泄密途径与对策计算机网络—设置密码，经常更改客户—加强防范措施供应商--合作单位--文件管理—设置查阅权限、加锁学术交流—客人参观--不可“知无不言言无不尽”招聘信息展览会三、主要数据保护原则1．信息的获得和处理应正当合法。2．保存数据的目的必须合法，并在数据使用者准入登记入口说明该目的。3．信息只供这些目的使用，并且只对登记入口处所指明的用户开放。4．信息必须充足、相关，并且对保存的目的来说不过多。5．信息必须准确，应为登记目的所必需，因此信息必须定期更新。6．信息必须根据登记目的需要的时间长短来保存。7．信息必须能由相关人访问，相关人也拥有以及自行修改和清除数据的权力。8．必须有适当的安全措施。无论何种原因，若计算机中保存的信息被非法使用，那么个人有权利控告单位。四、计算机安全措施1.显示器应放置在来访者或过路人看不到屏幕的地方。2.如果来访者走近时，或迅速滚动页面，或将亮度旋钮关小，或关闭显示器，或保存你的工作成果并退出程序。3.不要在周围留下保密的打印材料，如遇到打印机故障时，要先清除电脑中的打印文件才能送修。4.如果有人索取信息，在提交信息之前，应向你的上级核对无误。5.计算机可以安装警报系统，警告可能的窃贼。6.每一个使用者应该有自己的ID识别码，以决定特定工作人员的访问级别。除了ID，用户还可以有密码。7.密码必须保密，经常更换，要记住不要写下来，并使用独创的而不是显而易见的词。8.如果怀疑一张磁盘带有病毒，必须进行查毒。如果发现病毒，磁盘必须进行杀毒。因此工作时必须经常保持备份。备份和原件存储在安全的地方，永远不要留在桌子上。磁盘不能保存在过热和过冷的地方。9.绝对不要在你的机器上安装借来的程序。10.计算机禁止远程控制。五、文档的安全措施1.资料应立即归档，不应该留在桌子上。2.文件柜应锁好，当工作人员离开办公室时，应锁上办公室的门和办公桌的抽屉。3.复印完成后，应从复印机的玻璃板上拿走原件。4.职工在参加工作时即应被告知：不能与其他工作人员、客户、用户、朋友或亲属讨论本单位的业务。5.信息、文件只应发放给被授权的工作人员，并要求签收。6.用邮件发送保密信息，无论是向外部还是内部，永远都要用封口的信封，并要标记“秘密”或“保密”。7.为了确保安全，一些非常保密的信息可以由工作人员亲自送交收件人。8.当传真保密信息的时候，应保证接收设备有保密功能，如果没有，在发传真之前打电话给收件人，使对方等候在传真机旁收取。9.应陪同来访者到他们要见的工作人员处。10.收取电子邮件使用单独的密码。11.不再需要的保密文档应当粉碎。12.文档应保存在防火柜中。13保密文档在办公室之间传递时，应始终放在文件夹中携带，以防纸页落下。六、特定类型信息的保密和安全人事档案财务信息产品和服务信息客户详情七、如何防范工作人员的泄密问题（一）技术方法（二）分割条块，稀释机密（三）绝密文件的使用需要有法人代表进行审批（四）注重细节管理（五）健全制度，依法维权【本节任务训练】列出四项可能泄密的事例，讨论防止信息泄密的方法。【实践课堂】一、任务模块（一）米尼培训中心档案室，一摞上一年形成的档案材料。根据本企业档案管理办法的规定，档案管理人员，应对这些档案资料进行整理、立卷、归档。（二）几张学生考试成绩等待录入。二、目的和要求目的:培养和检验企业信息的查找、提取和存储的职业能力.要求:掌握与以下职业能力相关的知识和操作要领：1．利用现有的各种方法存储和检索信息。2．尽快将信息存储在适当位置。3．更新记录表明信息已被存储。4．查找对方要求查找的信息。5．有能力对已经借出的信息（资料）能够清楚、准确地提供去向。6．确认丢失或过期未还的信息（资料）并按着正确的程序汇报和查找。7．确保不会丢失或损坏信息及其附带的内容。8．在要求的时间内,以要求的形式将信息送达信息需要者。9．正确处理任何保密信息。三、模拟现场设计（一）人员：每5-7人为一个小组，分别扮演行政助理、秘书、档案员等。（二）模拟档案室，桌椅、档案柜、纸笔、计算机。计算机要安装档案管理软件和学生成绩管理软件。（三）模拟档案资料若干份、档案查询目录、档案借阅簿、档案利用记录簿。（四）模拟一个班级的一部分学生的成绩单。（五）模拟实施步骤四、完成任务后每个人需要提交的工作成果（一）档案鉴定、立卷、归档实施步骤观察记录（二）档案借阅过程观察记录（三）学生成绩信息录入和提取工程观察记录